物料编码申请与分配流程操作文件

1. 目的

为规范公司物料编码申请流程，提高编码分配效率，特制定本文件。

2. 适用范围

公司所有物料，包括自研成品、外购成品、生产物料、生产辅料等的编码分配与管理均需严格遵从本文件。

3. 定义

ERP：企业资源计划或称企业资源规划简称ERP（Enterprise Resource Planning），ERP是一种利用信息技术作为辅助手段的资源管理系统，它集成各物料、资金、生产设备及人员等生产过程中涉及到的信息资源，并加以处理，为生产管理者提供正确、及时的决策信息。

物料编码：是唯一标识物料的代码，也叫P/N(PART NUMBER)。物料编码分配就是对生产过程中涉及到的原料、半成品、成品等物料进行归类编定、系统命名，每个物料的所有信息用一个唯一的简单数据表示出来，作为计算机识别处理的关键字，同时便于我们输入输出及检索查询。

BOM即物料清单（Bill Of Material），是描述公司产品组成的技术文件，用于表达产品的物料构成关系，BOM在某种意义上也反映了产品由原材料到半成品、再到成品的加工装配过程，是指导生产、计划、商务、采购、成本核算及技术管理的基础数据，其源头来自研发，是ERP系统的核心主导文件。

4. 职责

1) 各部门均可提出物料编码申请流程，物料编码申请流程需由提出的部门经理和公共资源部门经

理批准；

2) 各部门需要修改《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》信息时，提出工作联络单，由公共资源部

负责核实并修改；

3) 所有物料编码申请必须由本人填写物料编码申请流程，由研发文控工程师给出新编码，研发文

控工程师给导入到K3系统及OA系统中的物料查询库中，并通过流程告知申请人；

4) 在申请编码之前必须与系统物料进行核对，若出现重复编码或错误分类编码现象，申请人和研

发文控工程师均应承担责任；

5) 填写物料编码申请表时，申请人必须按《物料编码分配与管理规范》填写部门、姓名、申请时

间、申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料； 6) 若申请的物料为PCB板，则要提供PCB制作的工艺要求；

7) 若申请物料有替代料，则要把替代关系和替代料的物料代码描述清楚；

8) 物料编码申请表所有信息必须填写完整，对未填写完整的申请流程，研发文控工程师可以拒绝

接受；

9) 如果申请编码的物料属于外购件，需要采购部门根据实际情况填写物料的采购信息（包括但不

限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等）； 10) 申请物料的所属分类依据本公司的《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》。

5. 流程操作文件 5.1 流程图

5.2 流程操作程序文件

5.2.1 物料编码申请

申请人员创建“物料编码申请流程”，每个流程至多可以申请五个物料编码；

申请人根据《物料编码分配与管理规范》和《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》正确填写申请流程；

申请人选定物料分类时，系统查询“物料分类基础信息”（由《物料编码分类汇总表V1.0.xlsx》导入生成的），自动完善各物料的基础信息，无需各部门手工填写；

申请物料编码时，必须正确填写物料信息：申请理由、所属类别、物料名称、型号规格、品牌/生产厂家、器件资料等；

通常情况下，研发文控工程师是按顺序来分配物料编码，如果对物料编码有特殊要求，请务必注明； 填写申请时，申请人需要点击“检查相似物料”进行重复物料检查，尽量避免申请重复编码； 点击“检查相似物料”后，系统根据各项申请物料的物料名称在“物料编码查询库”中查找，把所有相似物料罗列出来，供申请人参考处理。

5.2.2 申请部门经理审核

申请部门经理审核每项物料的所有信息，确保申请的必要性及规范性； 物料编码申请填写不规范或没有必要申请，退回提交人。

5.2.3 物料编码预分配

研发文控工程师首先核对申请信息的正确性及完整性，如果填写错误或不完整，退回申请人重新填写；

申请信息准确无误后，研发文控工程师为每项物料预分配物料编码，分配原则为：按该类物料从小到大的顺序分配，中间不允许有断号，如有断号，后续分配时需要优先使用断号；

研发文控工程师预分配物料编码后，系统需要自动判断是否存在重复编码，如果该编码已存在，则提示“该物料编码已存在，物料名称为：（实际物料编码的物料名称）！”，流程不能提交到下一步；

系统自动判断申请物料中是否存在“外购”件， 如果存在，则只能提交给采购部经理处理，如果不存在，则只能提交给公共资源部经理处理；

申请单据提交给公共资源部经理处理时，同时发送邮件给采购部、计划生产部门、仓储部、品质部、财务部等相关部门经理、部门副经理，邮件主题为“请确认物料编码分配信息是否正确，如有问题，请立即反馈给研发文控工程师”。

5.2.4 填写物料采购信息

在为属性为“外购”的物料分配编码时，需要采购部根据物料实际情况填写采购信息（包括但不限于固定提前期、批量增量、最小包装量、供应商、采购难易程度等）；

采购部填写物料采购信息时，需要与供应商核实，确保物料的交期（固定提前期）、批量增量、最小包装量、采购难易程度等符合公司的供应要求，对于比较难把握的物料，可与计划生产部、销售部沟

通确认。

5.2.5 公共资源经理审核

公共资源部门经理审核每项物料的所有信息，确保物料分配的正确性及规范性； 物料编码分配不正确或不规划，退回到“物料编码预分配”阶段；

公共资源经理审核通过时，系统自动为每一个“外购”物料创建一个“物料认证流程”。

5.2.6 物料编码导入

研发文控工程师点击按钮“导入查询库及K3编码格式文件”后，系统自动把每项物料信息导入到OA系统的物料编码查询库，并根据K3导入文件格式（模板文件附在电子流中）为所有物料导出生成excel文件；

研发文控工程师然后在OA系统的物料编码查询库中检查物料信息，确保申请流程中所有物料信息都正确导入到OA系统的物料编码查询库中；

研发文控工程师把导出生成的excel文件导入到K3系统中，并附上该excel文件，然后提交流程到下一步。

5.2.7 系统数据检查

试制工程师检查K3系统中是否正确导入申请的物料编码，并验证编码的可用性； 检查不通过，则与研发文控工程师沟通处理，如果无法处理，找IT部协助处理； 检查通过后，关闭流程，系统自动发送邮件给申请人，同时抄送给流程中所有相关人员。

6. 相关、支持文件与记录 6.1 相关文件

《物料编码分配与管理规范》

6.2 支持文件（无） 6.3 质量记录

物料编码申请表 （电子表格，参见附件一）

物料编码查询表 （电子表格，参见目前流程中的表单） 物料编码K3导入表 （电子表格，按K3的物料表格）

7. 附件

附件一：物料编码申请表