网络时代的企业管理
网络时代的企业管理
新疆库尔勒市第十四中学 罗晓钟
当许多商界人士和我谈企业管理时,他们经常十分惊诧和好奇跨国公司的管理,想知道如此庞大的机构与组织是如何管理的,也想知道,我这样一个高级打工的是如何上传下达,有效地管理微软(中国)有限公司?也有人想知道,微软在全球50多个国家和地区拥有分公司和办事处,比尔·盖茨和作为CEO的史蒂夫·鲍尔默是如何做到对全球每个分公司的销售业绩和经营状况了如指掌的?如何保证他制定的全球战略得到有力和有效的执行?还有人想知道是不是分公司所有的事,我都得请示美国总部?我和总部的及我一年见不了几次面的各级老板们之间是如何保持有效的沟通的?我有多少老板,他们如何来管理我和衡量我的业绩?说到底,这些问题无非涉及到两个最基本的问题,其一是跨国公司内部的交流与管理,其二是完成高效益的管理所需要的技术解决方案。
国内一些大企业的领导有时也与我谈起管理来,涉及的问题也是这两个方面,只不过国内老式的企业依然还不太注重管理的技术问题,而比较习惯于庞大的行政班子来解决问题,然而问题又来了,庞大的行政体系如何有效地运作和管理?决策的方式是什么?最终的决策是如何形成的?有时候,当一个主要官员生病和出差时,一些企业和机构甚至连一个会都开不成,更不谈其决策了,所以,他们特别感兴趣,
我一年能与比尔·盖茨说得上几句话,打几个电话,是否去过他价值上亿美金,位于西雅图湖畔的现代住宅等等。
对于管理本身,我在此不想多谈,因为微软25年来已经形成了一定的管理哲学和文化,不依赖于某一个人。这些管理哲学包括:给员工充分的授权并负起充分的责任,根据技术的发展不断调整公司的发展策略和方向,采用先进的技术提高管理的效率等。这里我想谈的是一些管理的技术问题。坦率地说,今天的管理已经离不开现代信息技术和网络。微软对全球业务高效的管理和它对信息技术的采用就密切相关。在某种意义上,微软是一个在网上的公司,如果不涉及职员见面交流的需求和企业安全的保障体系,微软可以不需要办公室,所有的人都可以回家工作。
网络上的上传下达
作为一个管理者,了解和理解公司总部的政策,发生的事件,以及公司业绩、人事变化、产品策略等等是一项日常且必需的工作,我必须经常地与位于东京亚洲总部的高级官员和位于西雅图的高级官员们保持经常的联系,得到最新的信息,反馈中国的业务经营状况、面临的问题,交流对一些政策的看法,以及履行作为一个微软职员所享有的对公司事务的知情权和参与公司管理的表达权。所以,每天一项重要的工作,就是阅读电子邮件和去公司的内部网页上了解各种相关
的信息和发生的情况,学习公司的政策、产品和新的策略。
当公司有重大的策略调整和重要事件发生,盖茨和鲍尔默除了征求高级经理的意见外,会通过电子邮件来和全体员工沟通,他们在总部举行的相关会议也会在网上直播,全球的员工的可以通过这种方式进行参与和沟通。
在涉及到一些有关政策和重大事件的交流时,涉及人员大部分的是通过电子邮件来进行,也有时通过网上会议来表达自己的观点,在电子邮件上,所有与此事有关的人员,不论其职务高低,都会被列在电子邮件名单上,这样大家都可以充分地发表自己的意见,其它人即使是没有见面,也相互知道他人的观点,如果有其它原因不能出席会议,也可以事先或事后以电子邮件的方式将自己的观点和决定通知大家,这样使得决策的程序加快,同时也避免因会议的旅行和规模对人员的限制,使得不分级别的人可以自由地不受高级职员的影响,真实地发表自己的意见。在八十年代末,微软与IBM达成了共同开发OS/2的计划,但两位普通的工程师对此持有异议,他们直接给比尔·盖茨发电子邮件反映自己的意见,要求公司放弃OS/2,继续其Windows的计划,这个意见最终得到了公司的支持,才有了今天的Windows。今天,公司的上层依然可以收到来自最基层的意见,当然,由于时间的原因,公司希望发给最高管理层的电子邮件是战略性的意见,而不是一些小事情。
网络为我提供管理的工具
虽然我与员工之间经常定期见面和交流,每月举行一次全体员工会,但通过电子邮件方式进行有针对性、有目的的交流则是我与数百名员工保持良好的沟通的更重要的方式。我一年有相当一部分时间需要作商务旅行,包括去美国总部、出席地区性会议、拜访客户等等,在这些旅途穿梭中,电子邮件就成了我和总部、公司、员工保持沟通和联络的方式。我可以在在飞机上阅读重要的邮件、进行思考甚至进行决策;我还可以远程批复员工的报销、预算申请等,不会因为我的出差在外而对公司的有效运作、各项项目的进展而有所耽搁。
我也可以在美国或其他任何只要有电话线的地方上网,进入公司的内部网络,我就可以看到最新的销售状况、财务支出等等,从而对属下发布指令,保持对全局的了解和控制。想象看,如果离开了网络和电子邮件这些现代信息技术,我几乎是什么也干不成。
微软产品的销售
时令下,电子商务是热火朝天,其实实施电子商务的基础是企业管理流程、供应链流程、销售流程的电子化。自1995年以来,微软产品的订货、销售就已经开始实现了电子化和网络化。以微软(中国)
有限公司为例,微软产品在中国的销售是通过代理商进行的,代理商登录到微软的销售系统上来下单订货,系统会将订货信息进行整理,然后发给生产微软产品的签约工厂。工厂接到新的订单时,将按照网上订单开始加工介质,印刷彩盒,并通过物流系统发往代理商。
此外,代理商还需要按期把销售状况登录到微软的销售系统中,这样我们就可以及时、方便地在线了解相关的销售、订货状况。这些数据可以供微软全球的管理人员进行查询,这就是的盖茨和鲍尔默虽然坐在总部的办公室,对全球的销售状况了如指掌。我也可以查询其他子公司的相关销售数据,进行比较,了解差距,做出改进。
其实从管理上来讲,通过网络对公司业绩进行管理是最有效的一种方法,网上的文件易于保存,不易伪造,格式规范,直观性强,而且通过网络,我们非常容易发现销售环节中的问题出在那里,这有一点象通过电视系统监控城市的交通一样,很容易发现出问题的地方,这样我们就容易作出科学的决策,分别管理人员的责任,找到技术或者程序上的解决方案,提前作好准备或改变某种格局的安排,提高销售水平。
通过网络销售还能最大限度地克服一些商业中的腐败行为,让一切过去在传统业务中易出现的问题一目了然,所有的销售业务的参与者可以看到全部的过程,同时,也能激励员工的上进心,产生于无声
处见力量的效果。
今天,人们对网络经济是否是泡沫经济产生不同的看法,仁者见仁,智者见智,但有一点,是否需专门的电子商务公司另当别论。但是,一家商业企业不去考虑网络来改造自己的销售和管理体系,那一定是死路一条,可以说,一个不会使用网络的公司,是一个没有前途的公司,不管它今天是多么的繁荣,尤其是目前中国的一些大中型企业,通过网络也能提高自身的市场竞争实力,延伸其商业触角,降低管理成本,这是每一个企业管理者必须考虑的问题。
网络管理一切公司事务
前面我介绍了微软网络化的销售管理系统,其实,微软管理的方方面面等实现了网络化:网络化的财务系统、人事管理系统、培训等等。
作为公司的管理者,每天都有大量的单据需要签署,这是一个总经理的权力与义务的象征,微软的签单、报销和采购全部都在网上,根据不同的权限由不同的人来签署,这些都预先在系统了设定。以采购为例,所有的采购,无论是货品还是服务的采购,每人都必须得到网上填写采购单,系统会将填好的采购单按照预先的设置发给填写人的经理,经理批复后,将自动转到财务处,由财务人员根据公司的制
度来处理上述财务事宜。这就使得过去十分复杂的财务程序变得简单。微软的员工发工资,定股票期权等事宜也都是在网络上进行,每个员工上公司内部网,找到自己的财务户口,就随时可以了解自己的工资状况,核对自己的财务情况。由于实施了这一套系统,整个微软公司的财务部连出纳都没有,算上财务总监,一共才7、8个人。
为了充分了解员工的想法,微软每年都会开展员工调查,这些调查也都是在网上进行和完成。总部用电子邮件发出调查通知,通知中包含了一个可以登录的网址,每个人都有自己单独的网址。员工在网上填写并提交调查表,然后由系统自动进行统计和分析。
公司还有许多内部网站,上面有各种各样的公司信息,员工可以自行访问,进行自我培训和完善。公司还设有许多培训项目,但每一个培训都可以在网上进行,网络中的培训教材使得公司的培训打破时空的限制,可以按计划进行自己的出差和旅行,而在其它的地点参加网上培训。
一个公司就是一个社会,网络上的公司则更加丰富多彩,我们微软的全部中国人有一个中国人的网站,在美国的微软总部,有几百位中国职员,他们经常在网络上发表观点,参与华人社区的生活,维护华人的权益,帮助他人以及发表倡议,对国内进行捐款和舆论支持。
可以说,今天的社会有两个网,一个是社会这张网,一个是技术虚拟的网,我们通过虚拟的网络来管理真
实的社会,这是当今时代进步的体现,也是一个公司在网络时代的必由之路,通过网络,我们认识社会,与社会沟通交流,同时通过网络,我们也完善自己,完善我们的管理和商业,每一个人都应该知道,网络无处不在,任我所用。