对外事档案收集工作的思考与建议
对外事档案收集工作的思考与建议
[摘 要] 随着互联网技术的快速发展，社会各个领域间的交流合作不断加强，在这一大环境下，高校的对外交流合作日益频繁。目前，对外交流合作不但是教育科研机构提高教学质量、加强人才引进与输出的重要组成部分，同时也在加强学科建设、扩大机构知名度方面起着不可替代的作用。作为真实记录这一工作的外事档案管理工作，也就越来越受到社会各界的重视。其中，收集工作是外事档案管理工作的起点，这一环节质量的高低直接影响着日后对外事档案信息资源的开发与利用。因此，探讨如何做好外事档案的收集工作对于教育科研机构未来的发展有着非常重要的作用。本文论述了外事档案的含义与内容，分析了外事档案的发展趋势，阐述了当前外事档案收集工作存在的一些问题，并从5个方面，就如何加强外事档案收集工作，提出了若干建议。
[关键词] 外事档案； 收集工作； 管理doi ： 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2013 . 010. 055
随着我国市场经济的快速发展，各项事业蒸蒸日上，社会领域之间的交流与合作不断加强。教育科研机构作为人才培养的基地，在提升科研、教学水平的同时，也日益与社会其他领域之间有交流与合作，管理的国际化、信息化已经成为其长期发展的战略目标之一。现阶段，我国对外交流形式、服务对象日益多样化，交流合作的领域也在不断拓展，外事工作已然成为教育科研机构扩大知名度，加强人才培养，整合国内外智力资源的重要举措。外事档案管理是翔实记录对外事务的一项重要工作，其重要性日益受到普遍关注。想要提高外事档案管理工作水平，就必须从收集工作入手，因为收集工作是外事档案管理工作的起点，它不仅影响日后外事档案管理工作能否顺利展开，同时也关系这些档案资源的开发与利用。因此，我们必须要对收集工作进行认真思考，寻找切实可行的管理方法，努力做好外事档案管理工作。
1 外事档案的含义与内容
外事档案指的是与国外团体、个人在学术、科研、人才等方面的交流合作的过程中所形成的有保存价值的文字、图表以及其他影音视频资料。目前，我国教育科研机构外事档案的内容主要包括以下几个方面：① 在接待国外来访人员的过程中所形成的往来信件、日程安排、照片、影音视频资料以及相互赠送的礼品等等；② 在招聘、管理长期外籍人员工作的过程中所形成的相关文件，比如上报给外国专家局的文件、公安机关的出入境文件以及颁发的证书、证件以及签署的合同等等；③ 在举办国际学术交流会议的过程中，上报给教育部、国外专家局的学位的文件、人员信息以及批复等等；④ 执行员工出国考察、科研交流的过程中上报给省外办、教育部等部门的文件、批复以及其他相关资料；⑤ 执行国际科研合作项目工作中上报教育部、科技部及外国专家局等部门的文件及批复、项目执行总结材料等；⑥ 对留学生进行管理工作时，向国家留学基金委员会、公安机关上报告的文件、批复以及留学生申请入学材料等等。综上所述，教育科研机构的外事工作正朝着工作量大、业务繁杂、领域宽泛等方向发展，这一