招聘及劳动关系管理专员岗位职责
海安县申菱电器制造有限公司 劳动关系管理及工作流程
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目录
第一章 新员工入职工作流程 第二章 员工转正考核工作流程 第三章 员工内部调动工作流程 第四章 员工离职 第五章 劳动合同 第六章 人事档案管理
第一章 新员工入职工作流程
目标:
1.将新员工顺利导入现有的组织结构和公司文化氛围之中。员工被录用初期通常是最重要的时期,正是在这个时期员工形成了工作态度、工作习惯,并为将来的工作效率打下基础;
2.向新员工介绍其工作内容、环境及相关同事,使其消除对新环境的陌生感,尽快进入工作角色; 3.在试用期内对新员工工作的跟进与评估,为转正提供依据。 新员工入职操作流程图:
一、人力资源部在新员工进入前
1.应聘人员的《录用决定》(见附录5)由总经理助理签署后,人力资源部招聘及劳动关系管理专员负责通知员工报到;
2.新员工报到日,人力资源部招聘及劳动关系管理专员根据《新员工入职手续清单》(见附录11)为其办理相关入职手续;
3.由其所在部门直接负责人确认其工位,部门经理或负责人确认其职位;
4.通知新员工报到时应提交:1寸蓝底免冠彩照6张及电子版一份;毕业证书、学位证书、职称证书、身份证原件及复印件(身份证复印件3张)。原件查看、验证后退后,复印件存档;
5.总经理办公室(本文中如下各处简称为:总经办)在新员工入职前一天内为其办好公司邮箱地址; 6.员工所在部门为其确定试用期业务指导老师,在入职当天给与引见介绍。 二、人力资源部办理入职手续
1.填写《员工履历表》(附录12);
2.发放向新员工介绍公司情况及管理制度的《新员工入职告知书》(附录3),使其具备基本公司工作知识,要求其通过公司内部网络了解进一步情况;
3.按照《新员工入职手续清单》(附录11)逐项办理入职手续; 4.与新员工签署《劳动用工合同书》; 5.确认该员工调入人事档案的时间;
6.向新员工介绍所入职部门的管理层(本条适用于中层及中层以上的管理者); 7.带新员工到部门,介绍给部门负责人和直接负责人;
8.将新员工的情况通过E-mail和公司内部办公网络系统向全公司公告(车间的一般员工只向生产部门公告);
9.更新员工通讯簿。 三、由部门办理部分
1.人力资源部带新员工到部门后,由部门安排参观部门,并介绍部门人员及其它工作相关的部门相关人员;
2.由部门经理或车间主任向新员工介绍其岗位职责与工作说明; 3.部门应在例会上向大家介绍新员工并表示欢迎。 四、入职培训
1.在各部门,各车间、科室密切配合下,由公司人力资源部定期(每月两次,分为上、下旬)组织
新员工入职前培训。培训内容包括:公司介绍、公司各项制度、业务基础知识等;
2.由公司管理层(总经理助理)进行的公司的发展历程、组织架构、企业文化、各部门职能与关系管理模式等方面的培训和讲解。 五、满月跟进
新员工入职满一个月左右时,由人力资源部对其进行跟进。形式:面谈。内容:主要了解其部门经理或车间负责人(或车间班组长)对其工作的评价;新员工对工作、直接主管、部门经理(车间主任)、公司等各方面的看法。具体见:《新员工满月跟进记录》(附录14) 六、转正评估
新员工工作满三个月时,由人力资源部安排进行转正评估。员工对自己在试用期内的工作进行自评,由直接经理或负责人对其进行评估。直接经理评估结果将对该员工的转正起到决定性的作用。考评细节请参见《新员工各岗位转正考评细则暂行实施办法》
详见转正考核流程。
第二章 员工转正考核工作流程
目标:
1.转正是对员工的一次工作评估的机会,也是公司优化人员的一个重要组成部分。
2.转正对员工来说是一种肯定与认可,转正考核流程的良好实施,可以为员工提供一次重新认识自己及工作的机会,帮助员工自我提高。
3.一般员工的转正由用人部门和各级人力资源部门进行审批并办理有关手续。 员工转正考核工作流程图:
第三章 员工内部调动工作流程
一、工作目标
1.通过人事调整,合理使用组织的人力资源;
2.达到工作与人力资源的最佳匹配,使人尽其才,提高工作绩效和工作满意度; 3.调整公司内部的人际关系和工作关系。 二、工作政策
1.员工在聘用期内,公司可对员工的岗位做出下列变动:
A.外派
根据公司有关规定和所属子公司、分支公司的业务需要,由公司派出人选担任子公司或分支公司相关职务。 B.调岗
因部门调整或业务需要,或为符合员工工作能力和发展意向,公司可安排员工调岗。 C.借调
因业务上的需要,公司可把员工借调到其它单位。 D.待岗
当员工被认为绩效表现及工作能力不能胜任本岗位工作需要,经过培训仍无法达到要求时,部门可向人力资源部提出安排其待岗。
三、工作程序
1.外派
A.人力资源部或派出部门根据任职要求选派适当人选,填制“人事变动表”(附录16),并附“岗
位说明书”,报人力资源部审核;
B.人力资源部根据“职务说明书”的要求,进行审核并提出意见,按人员聘任权限报总公司总经
理助理批准;
C.人力资源部向派出部门、派往的子公司、分支公司及服务企业,拟派员工发出“内部调整通知
单”;
D.外派人员按规定办理工作交接,按期到派往的子公司、分支公司及服务企业报到;
E.派出部门应在外派人员任期满前30天,或根据工作实际需要,可决定外派调整方案,并报人
力资源部;
F.轮换
公司或派出部门提出新的任职人选,按规定程序办理审批手续。同时,由派出部门根据工作需要,为卸任人员安排工作岗位,并按
可根据实际工作需要延长外派任期。
2.调岗
A.当公司内部出现岗位空缺时,除考虑内部提升及外部招聘外,亦考虑平级调岗。公司有关部门
及员工本人均可提出调岗。
B.公司提出调岗的,由公司人力资源部负责协调,取得调出与调入部门经理的同意后,填制
事变动表
C.员工提出的调岗,应由本人提出书面调岗申请,填写“人事变动表”(附录16)并报所在部门
经理同意后,填写“工作评估表”,由公司人力资源部参照员工聘用审批程序办理。 D.人力资源部向员工和有关部门发出“内部调整通知单”(附录20)。 3.借调
由公司或拟借调单位的管理层提出,并经人力资源部与有关部门协商而决定。
A.用人部门向公司人力资源部提出借调申请,由人力资源部同用人部门、调出部门及员工本人协
商取得一致。
B.用人部门或人力资源部填制“人事变动表”(附录16),相关部门会签后,报公司总经理助理
批准。
C.公司人力资源部发出
四、待岗
待岗应由用人部门以书面形式提出,填写“人事变动表”(附录16),清楚说明待岗理由,交公司人力资源部,并按干部管理权限进行审批。同时由用人部门和人力资源部共同协调其工作安排,在五个工作日内仍不能安排其工作的,进入离职工作流程。 五、人员内部调整的审批权限:
A.公司副总经理、高级顾问、部门经理、科室主管的内部调整申请由公司总经理助理批准; B.公司一般员工的内部调整人力资源部经理批准并呈报总经理助理核审批准。
员工内部调动工作流程图:
第四章 员工离职
目标:
1.离职流程管理是为了规范公司与离职员工的多种结算活动,交接工作,以利于公司工作的延续性。 2.离职手续的完整可以保护公司免于陷入离职纠纷。
3.经理与离职人员的面谈提供管理方面的改进信息,可以提高公司管理水准。 审批权限
1.公司副总经理、高级顾问、部门经理、科室主管的离职申请由公司人力资源部经理按照相关程序离职面谈后呈报总经理助理最后面谈及签字批准;
2.公司一般员工的离职申请由公司人力资源部招聘及劳动关系管理专员按照相关程序离职面谈后报人
力资源部经理批准,呈报总经理助理签字批准;
员工离职操作流程图:
第五章 劳动合同
一、政策
1.《中华人民共和国劳动合同法》;
2.地方政府主管部门法规及企业现行规章制度;
3.合同期限:部门经理级以上人员签署3~5年期限合同;其它人员可根据情况签署1~3年期限合
同,无特殊情况的合同期前3~6六个月为试用期。
二、程序
1.合同签订
A.公司在聘用员工时,应要求被聘用者出示终止、解除劳动合同证明或与任何用人单位不存在劳
动关系的其它凭证,经证实确与其它用人单位没有劳动关系后,方可订立劳动合同,或另行签订“试工协议”;
B.员工进入公司报到之日接受岗前培训,了解和认可公司的劳动合同条款及岗位职务说明书,确
定的职责,确定合同期限,甲乙双方可签订劳动用工合同。
C.公司出资培训、招(接)收的人员,已经按有关规定与公司签订了专项协议书,在与公司订立
劳动合同时,合同期不得短于服务合同或协议尚未履行的期限。
D.在合同履行过程中,公司对出资培训的员工应按规定计算培训服务期;若培训服务期超过劳动
合同期限,应延长劳动合同期限至培训服务期满。
2.合同变更
由于签订合同时所依据的客观情况发生重大变化或部门调整等原因,致使原合同无法履行的,经双方协商同意,可以变更原合同的相关条款。 3.合同续签
合同期限届满,劳动关系即告终止。甲乙双方经协商同意可以续订合同。双方当事人在原合同期满前三十天向对方表示续订意向。 4.合同解除
A.有下列情形之一,甲方公司可以实时解除合同,而无须向乙方支付赔偿:
● 试用期内,乙方被证明不符合录用条件的;
● 乙方严重违反劳动纪律或甲方规定的各项规章制度的; ● 乙方严重失职、营私舞弊,对甲方利益造成重大损失的;
● 乙方被司法机关追究刑事责任的;
B.有下列情形之一,乙方可以实时解除合同,而无须向甲方支付赔偿:
● 在试用期内;
● 甲方以侵害乙方合法人身权利手段强迫劳动的;
● 甲方不能按照合同规定支付劳动报酬或者提供劳动条件的;
C.有下列情形之一,甲方可以解除合同,但应提前三十日以书面形式通知乙方并支付补偿金:
● 乙方患病或非因工负伤,医疗期满后,不能从事原工作也不能从事甲方另行安排的工作的; ● 劳动合同订立时依据的客观情况发生重大变化,致使劳动合同无法履行,经当事人协商不
能就变更劳动合同达成协议的;
● 甲方濒临破产进行法定整顿期间,或者生产经营发生严重困难,征求过工会和职工意见的; D.员工提出解除劳动合同:
● 提出辞职的员工,应提前30天向所在部门递交“辞职申请表”(附录21)。部门经理签署
意见后,交人力资源部,人力资源部安排与辞职员工进行面谈,并做出回复;
● 部门经理以下的辞职员工由人力资源部招聘及劳动关系管理专员负责与员工进行面谈,并
填写“面谈记录表”(附录23);部门经理以上职级的辞职者,由人力资源部经理或直接主管领导面谈,并填写
● 由辞职者持“员工离职手续清单”,到各有关部门办理交接手续,并经各有关部门负责人签
字证明完成交接清理手续,人力资源部核实批准(部门经理以上辞职者需经总经理助理批准)。
● 辞职者持已签批的 “辞职申请表” 和劳动合同,到人力资源部办理解除合同、人事档案
关系和社会保险关系转移手续。并由人力资源部开具
三、违约的经济补偿与赔偿
1.符合2.4.3情况的,公司应根据员工在公司工作年限,每满一年发给相当于员工解除劳动合同前十二个月平均工资一个月的经济补偿金,最多不超过十二个月;
2.员工提出解除劳动合同,员工应给予公司一定经济补偿,经济补偿金为:距合同期满每差一年(不满一年的按一年计算)按相当于员工解除劳动合同前十二个月的月平均工资进行补偿,最多不超过十二个月;
3.凡公司支付学费及培训费的员工必须按规定与公司签定培训服务协议,作为劳动合同的附件,员
工培训服务期未满与公司解除劳动关系,除按劳动合同实施细则规定向公司赔偿违约金外,还需向公司赔偿培训费用。其计算方法是以员工培训服务期按月等分全部培训费用金额,以员工已履行的培训服务期月数递减。
劳动合同签订及管理流程图:
第六章 人事档案管理
一、人事档案管理的基本要求
1.公司人力资源部招聘及劳动关系管理专员负责人事档案工作的归口管理,指导监督各部门的人事
档案管理工作;
2.人事档案管理实行公司领导下的分级管理负责制;
3.人事档案管理必须严格确保材料保密。人力资源部负责公司全体员工的人事档案管理工作; 4.经总经理助理批准同意后方可有权查阅员工的人事档案; 二、确立两级档案管理制度
1.一级档案为本办法所指人事档案,是员工入职随转的人事档案材料;
2.二级档案为员工入职以后的任职情况、培训情况、工资调整、学历、职称变化、历年考核等情况
及员工基本情况复印件备查材料
三、人事档案分类:
第一类:履历材料; 第二类:自传材料;
第三类:鉴定、考核、考察材料; 第四类:学历和评聘材料; 第五类:政治历史情况的审查材料; 第六类:政治面貌材料; 第七类:奖励材料; 第八类:处分材料;
第九类:录用、任免、聘用、转业、工资、待遇、出国、退休、退职材料及各种代表会代表登记表等
材料;
第十类:其它可供组织上参考的材料。 四、一般文档管理
1.人力资源部文件
A.人力资源部正式形成发出的文件、传真、通知等,除保密薪资档案外,均应保存一份原件或复
印件归档,年终按内容类型、依成文时间编号装订成册。
B.人力资源工作中形成的台帐、报告,以及搜集到的业务资料等,由各处归口管理,各经办人保
存。年终根据内容价值酌情归档。
C.薪资福利类保密文档由薪酬福利及社保专员自行建档保存。 2.公司文件
包括公司发文、所属企业的请示和报告(除保密的薪资内容),平时收文即入册保存,年终编排目录,装订成册归档。 3.外部文件
包括国家和市政府有关部门(劳动人事部门)的发文,社会公开信息等,应作为公开业务资料共享。 五、员工人事档案管理
1.人力资源部负责管理(建立、接转、保存、整理)公司内部员工的人事档案;
2.人力资源部一般情况在员工试用期满,向其人事档案关系所在单位开出“调函”,交员工或其委托人,在规定时间内将档案转入公司。档案管理人员应在接到调入档案时当场拆封核查,如有缺漏或疑点,应将档案密封交员工本人退回原单位补齐或做出书面解释;
3.员工合法终止/解除劳动合同时,由各相关部门负责人在“终止/解除劳动关系手续清单”上签字,确认无遗留问题;员工出具调入单位的调函后,人力资源部核对档案材料,密封人事档案,连同开具的“档案材料转移单”、“干部介绍信”、“调出人员工资转移单”及其它有关材料,转至调入单位;
4.人事档案管理,应严格执行国家和公司有关规定。查阅员工人事档案应经人力资源部经理批准,并办理登记手续。档案管理人员和查阅者不得私自增删、涂改、泄露档案材料内容。
六、员工管理档案的管理
1.“员工管理档案”是公司为每个员工建立的内部管理档案。包括该员工的有关招聘、录用、合同、考核、薪资、福利、奖惩、培训等材料。建立此档案旨在方便内部管理;
2.员工管理档案自员工到岗之日建立,每人一份,按部门归类。员工终止/解除劳动关系时,应归进员工人事档案的材料归入人事档案,员工管理档案封存;
3.员工管理档案中保存应聘录用、劳动合同、薪酬福利(休假、医疗、工伤、教育培训等)、奖惩、考核、体检等所有材料的原件,人力资源部指派专人(招聘及劳动关系管理专员)负责管理; 4.员工管理档案中不应包含秘密内容,人力资源部员工、各部门负责人可根据工作需要查阅有关员工的管理档案。任何人员不得私自更改管理档案内容; 5.员工管理档案仅供公司内部使用。