公司办公室管理制度(已打印)

公司办公室管理制度

一、总则

1、为了加强办公室管理，明确公司内部管理职责，使内务管理工作更加标准化、制度化和规范化，结合实际情况，特制订本制度。

2、本制度适用于公司所有成员并严格遵守各项规定。

3、 切合公司实际，根据不同的制度内容编写相应的规范化要求，力求使办公室各项工作都有章可循、有法可依，保证公司的办公事务有效开展。

二、作息时间

上午工作时间段：8：00~12：00

休 息 时 间：12.00~14.00

下午工作时间段：14：00~18：00

节假日或特殊情况如有调整另行通知。

三、着装、礼仪、日常事务管理制度

（1）衣着要求

进入办公室必须着装整洁。

在周一至周六的工作时间男士应衣着规范，切忌花哨，不得着短裤凉鞋；女士请不要穿无袖衣裙、超短裙、露背装和时装拖鞋。

（2）电话要求：

电话铃声响过第三遍，必须有人接听，接电话时，请首先说“您好，德阳中联机械”，然后在礼貌询问与解答：“请问，您找谁？”“好的，请稍等”“您看这样好吗？”

若对方找的人不在或出差，则请说明事由，记下备忘。不要忘了：接电话要记下对方的电话，传真，姓氏，公司，一边联系。

（3）接待要求：对待客人（客户和企业关系者）均应保持和谐态度。微笑，是员工最起码应有的表情，不宜使客人等久，无论当时能否解决，均应问清何人何事，并作出高效率处理，

给客人留下良好印象。

（4）注意事项：

1、在办公室自觉讲普通话，禁止喧哗、打闹，说粗话、脏话。

2、不说、不做任何不利于公司、有损公司、有害公司形象的事。

3、爱护办公室的各项设施，随时保持办公室干净、整洁、营造一个良好的工作环境。

4、不得利用办公室聚会、不得在办公室吐痰；女士不得在办公室吸烟。

5、办公室工作由办公室人员全面负责，其他部门予以配合。

6、办公室大门人在门开，人走门关。

四、考勤、卫生管理制度

（一）考勤管理

1、请事、病假，必须提前一天以书面形式告假，由总经理批准，不能事先办理手续的应事先口头或电话请假并及时补办手续。假期中随时保持与公司联系。

2、职工因病或因工负伤休息，需要到正规医院开病休诊断证明书，并经总经理同意，方可休息。患慢性病休息，一律凭正规医院诊断证明书，其它医院诊断证明书无效，（急诊例外）

3、若员工未请假而缺勤，则按旷工处理。

（二）卫生管理

1、清洁区域包括：办公区域、卫生间、会议室、地板及其他纳入在内的区域。

2、行政部要不定时对清洁卫生进行维护，保证地面整洁，茶水供应，洗手间的整洁等工作。 3、各部门的工作人员要自觉维护办公室清洁卫生，做到场净室洁，无杂物垃圾，物品摆放整齐、有序，并落实到个人。

五．文件管理制度

（一）文件管理

1、文件的收发、打印、归档整理、借阅销毁等由办公室人员负责执行。

2、公司上报下发正式文件的权利主要集中在行政部。

3、公司对内公开文件由行政部负责起草和打印，总经理审核签发；各部门需要向下或对外发文的文件由各部门负责起草，行政部负责打印，总经理审核，审核无误后行政办公室打印，打印后送回起草部门校对，校对无误方可正式打印，由总经理盖章，签发。

4、凡寄至公司的文件、传真等，由行政部签收并做好相应记录。

5、机密文件由行政部保管，办公室人员对一般性文件进行分类管理，定期整理并制作相关报表提交给部门主管。

6、各部门因工作需要可借阅一般性文件，需严格履行借阅手续，对有密级程度的文件，需总经理批准后方可借阅。

7、办公室管理人员对文件借阅情况进行登记，做好借阅记录并限期清退。

8、按时间、内容、部门、名称等内容分门别类进行整理，附件、批件、定稿等资料收集完全，存档备案。

9、根据存档时间及存档的必要性对文件进行销毁，需上报总经理签字批准，按照文件管理制度进行处理。

（二）档案管理

1、应归档的文件、材料由办公室人员负责收集，份数齐全，包括附件、批复、定稿等。

2、所有归档文书材料经过初步整理，根据时间先后顺序再按同一项目文书材料集中整理，并贴上标签。

3、坚持平时归档与年终归档、定期归档与不定期归档结合，对照编目，列出清单。

4、各部门需借阅相关档案，须由总经理签字，审核通过后方可借阅，不得抄录、复制或借出。

5、档案管理人员必须遵守保密规定，履行保密手续，特别是员工个人信息、公司图片等主要资料的保管，确保档案安全与完整。

6、档案接收、移交，必须根据档案管理制度严格做好记录。

六、保密管理制度

1、严守秘密，不得以任何方式向公司内外无关人员散布、泄漏公司机密或涉及公司机密。

2、不得向其他公司员工窥探、过问非本人工作职责内的公司机密。

3、严格遵守文件（包括合同、传真、邮件、计算机盘片）登记和保密制度。秘密文件存放在有保密设施的文件柜内，计算机中的秘密文件必须设置口令，并将口令报告公司总经理。不准带机密文件到与工作无关的场所。

4、如需借用秘密文件、资料、档案，须经总经理批准。并按规定办理借用登记手续。

5、秘密文件、资料不准私自翻印、复印、摘录和外传。因工作需要翻印、复制时，应按有关规定经总经理批准后办理。不得在公开发表的文章中引用秘密文件和资料。

6、会议工作人员不得随意传播会议内容，特别是涉及人事、机构以及有争议的问题。会议记录（或录音）要集中管理，未经总经理批准不得外借。

7、调职、离职时，必须将自己经管的秘密文件或其他东西，交至公司总经理，切不可随意移交给其他人员。

8、公司员工离开办公室时，必须将文件放入抽屉和文件柜中。

七．印鉴管理使用制度

1、凡持有公章、出具公函的办公室，要加强对公章、公函的管理，指定专人负责保管使用。

2、为个人加盖公章或出具公函必须经过有关部门及领导的许可，否则不得私自出具证明。

3、建立公章和公函的登记制度，出具任何公函和证明都要有编码记载。

4、凡具有法律效力的材料，必须报中心领导批准并签署意见方可盖章。

八、会议管理制度

1、收集会议议题，根据选定的议题收集会上所需资料，拟定会议时间、地点等做好会议通知工作。

2、会议主持人负责会议的召开并负责现场秩序的维护，行政专员负责做好相应的会议记录。

3、行政专员根据参会人员的发言状况及相关事项，及时整理好会议记要或者会议决议，打印并张贴。

4、按照时间排列，将所有会议记录文字资料和电子资料同步整理并归档。

5、会议记录为公司的机要档案，保管人员不得擅自外泄。如需查阅应严格按照文件管理制度规定执行。

九．办公用品实用制度

1、所有的办公用品和办公设备，经总经理批准后，由行政部统一购买，统一领用登记。因特殊情况急需领用未登记者，事后须及时补填。

2、任何人未经允许不得私自挪用办公用品。

3、办公用品管理人员负责收发入、离职人员的办公用品。

4、管理员定期对办公用品进行盘查，核实库存，保证出入库等量。

5、如果你损坏了办公设备（包括电脑、打印机、办公桌椅等），请你负责修理或酌情予以赔偿。

总经理（签章）：