人事程序制度

1.0目的 为使本公司人事作业正规化、制度化，能在有章可循的情况下，使本公司人事统一、脉络一贯，加强人事部门与各部门之间的了解，借以更密切配合，提高工作效率，特制定本程序。

2.0定义内容

2.1人事作业负责单位隶属管理部设人事主管一人，承上级之命，负责以下人事业务。

1.依据公司业务需要，研究组织职责以及权责的改进方案。

2.配合公司经营目标，依据人力分析以及人力预测的结果，拟订人力资源发展计划及人员编制数额，并根据人力发展计划目标，筹划各项教育训练。

3.设计、推行及改进人事管理制度及其作业流程，并确保其有效实施。

4.经与各单位主管会商，拟订每一职位的要作标准及其所需资格、条件，以求适才适所。

5.依人、生活水准、薪资市场情况以及公司政策，建议研订合理的员工待遇。

6.制定各项员工福利与工作安全措施，并维护员工与公司间和谐关系。

2.2人事部另设专员及办事员各一名，分别负责下列工作：

1.专员：

a.公文处理；

b.员工诚信调查及对保工作；

c.招募工作；

d.考绩工作。

2.办事文员（前台）：

a.资料档案管理；

b.办公文具及劳保管理工作；

2.3人事部组织关系

1.受管理部经理的指挥及监督，并向其直接报告。

2.以诚恳友善态度与其他单位协调、联系，并就其所提出的有关本单位工作的询问、质疑予以解答。

3.在权限内督导各部门有关人事事宜。

4.为达成本单位的任务，与其他有关方面建立关保持心要的联络。

3.0编制及人力控制

3.1本公司为推行业务基于人事预算控制，对各部门可设职称及可用员额予以规定，订立各单位“员额编制表”并视情况每年定期检查修订。

3.2根据编制，本公司定期召开人力检查会，就现有人员适职与否、流动率、缺勤情况及应储备人力及需求人力做正确、客观的检查建议，作为人事部研订人力计划，办理开拓人力来源的参考依据。

3.3人员拨补申请作业程序如下：

1.各单位如须增补人员先至人事部领取“人员增补申请单”填妥后，报人事部办理。

2.人事部接到申请后，应调查所申请人员是否为编制内需求，其职位薪资预算是否在控制内，其需要时机是否恰当等问题。

3.人事部调查后，即就申请人员的来源做正确的拟办建议，呈总经理核准后，根据指示办理招募预备工作。

4.人员拨补申请单位批示完毕后，均应转回申请单位，人事部凭复印件备案办理。

4.0招募甄试

4.1人员招募作业程序如下：

1.人事部收集人员拨补申请单至一定时期，即行拟订招募计划，内容包括下列项目：

a.招募职位名称及名额

b.资格条件限制

c.职位预算薪金

d.预定任用日期

e.通报稿或登报稿（招聘方式）拟具

f.资料审核方式及办理日期（截止日期）

g.甄试方式及时程安排（含面谈主管安排）

h.场地安排

i.工作能力安排

j.准备事项（通知单、海报、公司宣传资料等）

2.招聘渠道（发布信息）：即将招募信息告诉大众及求职人，如下：

a.登报征求：先拟订广告稿，估计刊登费，决定刊登何报、何时，然后联系报社。

b.网络征求：根据相关要求在厦门人才网或相关网站刊登发布招聘信息；

c.现场招聘：组织相关的主管人员参加人才交流会；

d.委托招聘：个别岗位职员可通过委托相关中介机构进行招聘；

e.同仁推荐：以公司内部海报或公告方式进行。

3.应征信处理：

a.诉求消息发出以后，会收到应征资料，经审核后，对合格者作出“初试通知单”及“甄选报名单”，通知前来公司接受甄试。

b.不合格应征资料，归档一个月后销毁，但有要求退件者，应予退件。为了给社会大众一个好的印象，对所有未录取者发出“谢函”也是应有的礼貌。

4.甄试：新进人员甄选考试分笔试和面谈。

A.笔试包括下列内容：

a.专业测验（由申请单位拟订试题）

b.定向测验

c.领导能力测验（适合干部级）

d智力测验

B.面谈：由申请单位主管、人事主管、核定权限主管分别或共同面谈，面谈时应注意：

a.要尽量使应征人员感到亲切、自然、轻松；

b.要了解自己要获知的答案及问题；

c.要了解自己要告诉对方的问题；

d.要尊重对方的人格

e.将口试结果随时记录于“面谈评分记录表”。

C.如初次面谈不够周详，无法做有效参考，可再发出“复谈通知单”再次安排约谈。

5.背景调查：经甄试合格，初步决定的人员，视岗位要求及其它相关情况应做有效的背景调查。

6.结果评定：经评定未录取人员，先发出谢函通知，将其资料归入储备人才档案中，以备不时之需，经评定录取人员，由人事主管会商准用日期后发给“报到通知单”，并安排职前训练有关准备工作。

7.注意事项 应征资料的处理及背景调查时应尊重应征人的个人隐私权，注意保密工作。

5.0任用

5.1经核定录用人员，由人事科依据甄选报名单给“报到通知单”，并请其于报到时携带下列资料： 应聘者通过面试后，须查验的证件原件，以及上交的证件复印件资料有：

1.身份证复印件3张（二代证须复印正反两面）；

2.毕业证复印件1张（若应届生未取得毕业证，则请提供就业推荐表复印件1张）

3.原单位离职证明原件1份（应届生除外）；

4.本市户口人员失业证原件及户口本复印件1张；

5.本人近期白底一寸彩色相片3张；

6.社保卡复印件1张（未在厦门办理过社医保人员无须缴交，由公司申报）；

7.本人近一个月内，三级以上医院用工常规体检和乙肝二对半的检验报告原件；

8.根据公司发放薪水的需要，入职是提供本人兴业银行帐号一个；

9.非本市户口人员暂住证复印件1张；

10.非本市户口女性同仁审检证复印件1张。

注：以上应缴资料视情况可增减，并以A4纸复印件提交。

5.2干部人员任用，视情况可发给“聘任书”。

5.3新进人员于报到日，人事部即发给“报到程序单”，并检收其应缴资料，若资料不全应限期补办，否则首月薪资可暂扣发。

5.4人事部随后应亲切有效地引导新进人员依报到程序单上的顺序，逐项协助办理下列事项：

1.领取员工手册及识别证；

2.制作考勤方式并解释使用；

3.领储物柜钥匙（行政后勤主办）；

4.办公及劳保用品的申请领用；

5.视情况引导参观各单位及安排职前训练。

5.5前条逐项办理完毕后，人事部即填制“新进人员简介及到职通知”，引导新进人员向单位主管报到，由单位主管收存到职通知后依“职前介绍表”逐项给予说明，并于报到程序单上签章后交回人事科，表示人员报到完毕。

5.6人事科依据报到程序单随后应办理下列事项：

1.填“人员异动记录簿”；

2.登记人事部管理有的“人员状况表”；

3.干部人员发布“干部到职通报”；

4.编入公司职工花名册；

5.填制“薪资通知单”办理核薪；

6.收齐报到应缴资料（有关申报及税务相关资料转财务部）边同甄选报名单建立个人资料档案，编号列管。

6.0试用

6.1新进人员试用期为三个月（业务员为6个月），试用期公司不与员工签订劳动合同，不给员工缴交社会保险，且试用期后也不予补交，届满前一周由人事单位提供“考核表”，分甲（干部人员），乙（一般人员）两种，并登记被考核人试用期限间出勤资料，依人事权限划分表顺序，逐级考核

签呈。

6.2人事单位根据考核结果发给“试用期满通知”。

6.3人事单位发出“试用期满通知”后，并依不同的批示，分别办理下列事项：

1.试用不合格者，另发通知单。

2.调（升）职者，由人事单位办理异动作业。

3.薪资变更者，由人事单位填制“薪资通知单”呈总经理签核后办理调薪。

6.4前条办理完毕后，考核表应归入个人资料袋中。

6.5新进人员在试用期中，表现不合要求，单位主管认为有必要停止试用时，可立即提前办理考核，并签人事异动申请单，报请权限主管核定停止试用。

7.0异动

7.1晋升（升职、升等、升级）及降级。

由申请人填写“人事异动申请单”及办理临时考核，转人事单位签注意见后，呈权限主管批示。

7.2调职

由申请人填写“人事异动申请单”送调职单位会签，转人事单位签注意见后，呈权限主管核定。

7.3经批准的升、降、调申请单位。

经批准的申请单则由人事部作为依据发布“人事异动通知”，副本抄送申请单位及本人，并限期办理业务移交手续，履任新职。若职称异动，副本应抄发会计单位，通知变更薪资名册。

7.4经批准异动案件，涉及调整薪资者，人事部应根据人事异动申请单批件，填制“薪资通知单”办理调薪，呈核后转会计单位作业。

7.5资遣

1.凡符合于资遣规定者，由人事主管与单位主管商定后填写“人事异动申请单”并经人事部经理调查符合停薪留职申请规定后，转呈总经理核准发给“停薪留职通知单”及离职通知单，通知办理离职手续。

2.留职停薪期满时，当事人应到公司填写“人事异动申请单”申请复职或延长期限，凡未办理者，视同免职。

3.留职停薪人员，概不保留底缺，申请复职时，如原服务单位无缺额或业务已无需要时，则不准复职，视同免职。

4.留职停薪作业应另参照人事管理规章中有关规定办理。

7.6免职

1.凡符合免职规定者，可由单位主管或人事部填写“人事异动申请单”会签意见后，呈总经理核准，发给离职通知单通知办理离职手续并核发薪资及加发补贴费。

2.免职申请应参照人事管理规章中的有关规定办理。

7.7经批准离职案件，人事部应填制薪资通知单办理停薪作业。

7.8人事单位应依据“人事异动申请单”逐日整理办理下列工作：

1.填入人员异动记录表内。

2.登记于个人资料卡内（离职人员，其资料应予归档另行保管）。

3.修正人事单位管理人员状况表。

8.0考勤

8.1本公司除特定人员外，均须进行考勤。

8.2水头相关单位（质检、采购）主管应于月终前将下月份本单位工作时间表送人事科备查，人事科收集各单位主管干部人员出勤时间表呈总经理核阅（非轮班人员，每月工作时间固定者不必再排时间）

8.3 如需变更出勤与轮休时间，或补充新进人员出勤时间，应填“出勤时间调整单”，经权限主管批准后转人事单位登记备查

8.4员工因故延长上班时间或于假日出勤，先至人事单位领取“加班报告单”，经权限主管核准后转人事单位查核并登记于考勤表上。

8.5员工因工于上班中外出，应填写“公出单”送单位一级主管核准后，交前台登记。

8.6一级主管因工外出除填写“公出单”外，应向上级主管报备。或于办公室交代去处，联络方法并于前台登记，未赶回公司打卡下班者，则由人事单位依据前台出入登记簿记录给予签证。

8.7 因公而未打卡，应报备人事单位领取“误时打卡证明单”，填写并经一级主管签字后转人事单位登记于考勤表上加签章确认。

8.8下班忘记打卡，可由本人填送“未打卡证明单”，呈一级主管签证，若举证有据，单位主管得以签明，视早退一次处分，若无法举证非因早退而未打卡则视未打卡一次处分，若未填送未打卡证明单者一律按以旷工论。

8.9人事单位应于每日检视考勤表，遇异常情况有前台人员及时通知相关人员补办相关手续，有违规事项，应即主办签办，并与单位主管联络。

8.10员工出勤情况，人事单位应于每月终了后，编制统计表各两份，一份用于核计薪资加扣，一份公布，限3日内接受更正申请。

1)缺勤统计表。

2)全勤人员名单。

3)加班（勤）统计表。

4)值夜班人员统计表。

8.11人事单位应建立一份每一员工年度考勤统计表（印于个人资料卡中），逐月依据考勤表予以登录，经登录后考勤表即可销毁作废。

8.12每一年度终了，人事单位应即依据年度考勤统计表，统计是否有未休完特别假的人员，予以计入十二月加班统计表内，换发薪金。

8.13有关考勤作业，请参照“人事出勤管理规定”办理。

出差

8.14 员工因公出差，应至人事单位领取“出差申请单

经呈总经理核准后（*得向会计单位申请预支差旅费）并转人事单位备查。

8.15出差完毕3天内，须据实填写旅费报告表连同各项单据，一并呈报核销。

8.16出差作业，应参照“出差管理办法”规定办理。

9.0奖惩

9.1员工遇有功过奖惩时，可由建议人填报“奖惩建议申请单”，先由人事单位鉴注意见后，呈总经理核定。

9.2人事单位根据核准奖惩建议申请单发布“奖惩通知单”，副本抄送本人，另一份送会计单位加扣薪资。

9.3奖惩作业应参照“奖惩办法”规定办理。

10.0考绩

10.1考绩分年度与临时考绩两种，其处理程序如下：

1.年度考绩 每年度终了由人事单位提供考核表，分甲、乙两种（另附实施细则），并予以登记年度出勤资料、奖惩资料后依人事权限划分表，逐级考核定等级，作为年终奖发放及定期晋级的参考依据。

2.临时考核 为申请升降职，应附办理临时考绩，以作上级批示决策参考依据。

10.2考绩表办理完毕，存于个人资料袋内，并予以登录。

10.3考勤作业应另参照“考绩”办法规定办理。

11.0薪资

11.1人事单位应于每月25日整理上月26日以后新到职的新进人员甄选报名单，据此填制“薪资通知单”办理核薪，并由单位主管签署，转呈总经理核定，再登录于“薪资名册”中作业。

11.2人事单位应于每月25日整理本月份涉及调薪的人事异动申请单以及考核表，据此填制薪资通知单办理调薪抄录，由人事主管审核签章后与单位主管会签，登记于薪资名册，并据此计薪作业。 11.3经批准离职案件，人事单位应据此填制薪资通知单办理停薪，由人事主管审核签章，于薪资名册减员后作业。

11.4核薪与调薪案件于归档前，应登录于个人资料卡内。

12.0辞职

12.1正式任用的员工如感工作不合适或其他原因想辞职，应于30天前提出辞职申请，由单位主管以及人事主管签具意见后，呈总经理核准，再转回人事单位，人事单位据此填制薪资通知单办理停薪，转会计单位作业。

12.2人事单位根据辞职申请书发给“离职通知单”，通知本人于奉准离职日当天下班前依离职通知单上应办理事项，逐项办理移交，办理完毕后，由人事主管审核无讹后，并签章转核计当月薪资（除特准外，均于下次发薪日发给）。

12.3人事单位根据离职通知单于当日即行办理下列事项：

1.登记于人员异动记录簿内。

2.注销人事单位控制的人员状况表内登记。

3.登记个人资料卡，注销个人资料档案。

12.4人事主管视情况应约谈离职人员，并将面谈结果填入离职人员面谈记录档案，以作为人事流动率检查参考。

13.0资料管理

13.1各种人事命令、通知公布一周后，连同该案核准凭证（申请单或签呈）合并归档。

13.2每月依据人员异动记录簿编制“人事异动月报表”，呈核阅后，列入人事流动率检查依据。 13.3人事单位应于每月10日编制各主管名册，送守卫或总机备查（如未有异动可具文报备）。 13.4员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人事单位说明申请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。

13.5人事单位应备档案包括以下内容：

1.人事异动案

2.人事奖惩案

3.人事考绩案

4.人事训练案

5.人事规章案

6.人事勤务案

7.人事表报案

8.福利案

1)文康活动案

2)涉外事件案

3)收发文登记簿

14.0其他

14.1本作业程序，应另参照“人事管理规章”有关规定办理，如有疑义，可由人事单位主管解释运用，如有未尽事宜，应另补充修正。

14.2本作业程序承奉总经理核准后实施，修正时亦同。