公文撰写与处理

公文撰写与处理

公文写作要则

第一节 数 字

数字在公文撰写过程中经常被使用。为促进数字书写的规范化、标准化，国家有关部门发布了国家标准GB/T15825-1995《出版物上数字用法的规定》，国务院发布的《国家行政机关公文处理办法》也对公文中的数字使用进行了规范，统一了书写体例。其中，主要强调了汉字数字和阿拉伯数码两者的使用区别，要求在多数情况下尽量使用阿拉伯数码。《国家行政机关公文处理办法》中规定：‚公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码‛。

一、阿拉伯数码的使用范围

1．记时（公元世纪、年代、月、日、时等）

例如，20世纪、公元580年、1997年7月1日、北京时间20点整、下午3点40分、1978.10.21-1997.9.1。

年份应全称，不能简写。如，1997年不能写作97年，1984-1997年不能写成1984-97年。

2．记数与计量（正负整数、小数、分数、百分数、约数等） 例

我们运输公司现有职工2500人。（人数）

行程2100公里。（长度）

固定资产原值1000万元。（金额）

公司现有货运车415辆，运力平均5.6吨/车，年货运量228万吨。（小数、重量）

人均住房7.4平方米（面积）

新建一座500立方米油罐。（容积）

初、中、高级工的比例为1:1.6:0.6（比例）

农村汽车保险业务自1985年至1987年的赔付率依次为105%，112%，92%。（百分数）

×××，男，37岁。（年龄）

已签完合同的人数300余人，正在办理签订合同的约10000人。（约数）

还有些事物也需使用阿拉伯数字表示。如，型号、标准代号、车次、温度、经纬度，等等。

例如，IBM PC350D×2/66计算机、65/66次，17℃、东经123°50′等。

3．注意事项

（1）5位以上数字，尾数零多的情况下，为便于阅读，可改为以万、亿为单位的数，但不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿为单位（法定计量单位除外，如千克、千米等）。如，3.45亿公里，不能写和3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。

（2）一个用阿拉伯数字书写的多位数和年份不能移行，即不能分作两行写。

二、汉字数字的使用范围

（1）行政公文成文日期，必须使用汉字数字。

（2）星期几，一律用汉字数字。

（3）夏历和清代以前纪年，一般要用汉字数字。例如，正月初五。太平天国庚申十年九月二十四日。

（4）文章结构的序次词的部分层次序数要用汉字数字。例如，一、

二、三，第一、第二、第三，第一条、第二条、第三条等。

（5）数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语，必须用汉字数字。

例如，

词组：九江、九龙、四川、一律、一向、八成、十分、十滴水、三叶虫、五角星、八宝山、十里铺、六铺炕等词；三七开、八五折、七八岁、三头六臂、十有八九、一年四季、一说就笑、一回生二回熟、一慢二看三通过等；

惯用语：九九归一、三七二十一、一分为二、九牛二虎之力、三天打渔两天晒网、相差十万八千里等；

成语、诗词：以一当十、九死一生、七上八下、面壁十年、一日千里、一行白鹭上青天、八千里路云和月等；

专用名词：十月革命、红四方面军、八旗子弟、六一儿童节、第三世界、九三学社、一国两制等；

缩略语：一个中心两个基本点、五讲四美三热爱等；带有修辞色彩的词语：三四倍、七八米高、三山五岳、五光十色、三五成群等。

（6）根据上下文联系，不是出现在一组表示科学计量和具有统计意义数字中的一位数（一、二……九）可以用汉字。例如：一个人、三本书、四种产品、六条意见、读了九遍等。

三、序次号使用层次：

次序号使用的层次顺序如下：

第一层：一、二、三、四……

第二层：（一）（二）（三）（四）……

第三层：1. 2. 3. 4……

第四层：（1） （2） （3） （4）……

使用原则：可跳不可倒。即从第一层到第四层可跳过使用，但不可颠倒顺序使用。

请用规范的修改符号改正以下文句中数字写法的错误

我公司现有职工四万七千多人，其中女职工占百分之三十八。公司下属二级单位32个，其中主要生产单位八个，辅助生产单位五个，科研设计和服务单位19个。1989年我公司变2级法人并存的体制为1级法人体制，促进了资源的优化配置。1988年至92年，公司实现利税连续五年稳定在十八亿元以上。1994年，我公司开展了‚4查5整顿‛活动，管理水平有了进一步提高。1995年，公司经营效益有了大幅度增长，实现利税比前1年提高了120%。

第二节 简称与缩写语

在语言交际中，出现了大量的名称简称和词语的缩略形式（缩写语），这些简称和缩写语，在不影响人们对其愿意理解和认同的前提下，以其简练明快的特点方便了口头交流和书面表达，提高了语言文字的使用效率。公文写作中语言表达的要求之一就是简洁，因此简称和缩写语在公文中也随处可见。恰当地使用简称和缩写语，不仅可以提高公文写作效率，简化文面，有时还起到突出文面，加深印象的作用。如邓小平同志提出的‚一国两制‛，石化生产行业的‚安稳长满优‛等等。

简称和缩写的使用不是随意的，应当根据人们的思维方式特点和习惯约定性来运用，因此它们具有符合大众化思维习惯的内在规范性。

一、简称

简称是对专用名称的简化称谓。公文中的专用名称一般是指单位团体、文献资料等的名称。公文中使用简称有如下几种情况：

1．发文机关的简称

发文机关是发文主体，它处于公文眉首醒目要位，为示庄重、严肃，一般冠以全称。如果发文机关名称过长，为美化文面也可按有关规定采用规范化简称。如‚北京燕山石油化工公司建筑工程公司‛，可简称为‚北京燕化建筑工程公司。

发文机关名称的简称，一要简明。只简不明，容易使人费解，甚至造成歧义。二要注意范围。一般对外行文应尽量用全称，对内行文可有规范化简称。

2．正文中使用简称

《国家行政机关公文处理办法》中规定：‚文内使用简称时，一般应当先用全称，并注明简称。‛

二、缩略语

缩略语是自由词组或短语的缩写形式，与简称有相似之处。一般把简称看做是对专用名词的简略形式，把缩略语看做是对词组短语的缩写形式。而且在简略方式上也不尽相同，简称不能在原名称内增加字词成分，而缩略语有时则可以，如‚五讲四美‛。

在形式简明、内容准确、语感自然的前提下，根据约定俗成原则，对词组或短语中有共同性或代表性的成分都可以提取缩略语。

（1）选取一个词组中的几个字。如‚共同认识‛缩写为‚共识‛，‚严厉打击‛缩写为‚严打‛。‚报刊杂志‛ 、‚党政工团‛、‚奖勤罚懒‛、‚工农兵学商‛，均属此类。

（2）合并或取消词组短语中共同的字。如‚党员团员‛缩写为‚党团员‛，‚德育、智育、体育、美育‛缩写为‚德智体美‛等。

（3）摘取并列词组中相同的词，以相同项的数（量）作前缀缩写。如‚四个现代化‛或‚四化‛、‚五讲四美三热爱‛等。

三、简称与缩略语使用要则

（1）约定俗成。 来源于社会实践，必须为人们所接受。 ‚马列主义基本原理‛简称作‚马基‛，人们就接受不了。 ‚人革包‛、‚女牛鞋‛之类更使人啼笑皆非。

（2）地区性、行业性。有些简称和缩略语仅为某一地区或行业所熟悉，对内行文还可行，对上或对外行文时就不应缩写。如，‚5万立

罐‛、‚安稳长满优‛之类。

（3）内容极为重要的公文应尽量不用或少用简称、缩写语。

（4）要讲究文面净化，避免词面色彩和谐音上的不雅。 将‚计划生育管理干部学院‛简称其为‚计院‛，就犯了谐音之忌。

（5）使用国际组织外文名称或其缩写形式应当在第一次出现时就注明准确的中文译名。

第五节 标点符号

公文中标点符号的使用应执行国家语言文字工作委员会和中华人民共和国出版署1995年12月13日发布，1996年6月1日起实施的《标点符号用法》的规定。使用标点符合要注意以下几个方面的问题。

一、标点符号的位置

点号：句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号一般占一个字的位置，不应出现在一行之首。在本行写满情况下，应挤在本行后面。 标号：

（1）引号、括号、书名号的前一半不应出现在一行之末，后一半不应出现在一行之首。

（2）破折号和省略号都占两个字的位置，中间不能断开。连接号和间隔号一般占一个字位置。在书写和印刷时，这四种符号上下居中。

二、省略号前后标点符号的处理

（1）省略号表示省略行文中部分内容，如果省略号前面不是完整的句子，除了冒号之外，一般不使用句中省略号前的原标点。例如：《国

家行政机关公文处理办法》规定：‚公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类……‛（原文为‚公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。‛）如果省略号前是个完整的句子，必须保留句末标点，例如：《国家行政机关公文处理办法》第十条（六）规定：‚公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。……‛

（2）省略号在表示说话过程中的静默和断续时，省略号前除句号和感叹号外，不应使用其他标点符号。例如：‚我只身走出厂门，在风雨中徘徊着……到哪儿去呢？‛不能在‚徘徊着‛后加逗号。又如：‚在万籁俱寂的午夜，周总理窗前的灯光仍在亮着。……‛

（3）省略号后面，除了行文时的引号后半部分外，一概不再使用其他标点符号。因为省略号表示语言省略时，代表了包括句中标点符号在内的省略部分；省略号表示说话过程中的静默、断续、语气延长和语意未尽时，本身就起了停顿的作用。

三、标题中标点符号的处理

公文的标题（包括正文的标题和文中的小标题），有的用词，有的用词组，有的用简单句。标题中标点符号处理应注意以下几点：

（1）标题本身不加书名号。

（2）标题结尾不加标点符号。

（3）标题中除引文的引号和法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。

如：中共中央关于‘少宣传个人’的指示

中共中央办公厅关于印发《中国共产党机关公文处理条例》的通知

（4）标题中间的停顿，一般不使用标点符号而是采用空格隔开来。 如：

适应形势 肩负重任

开创新的局面 创造新的业绩

——××公司六届一次‚双代会‛决议

（5）如果标题结构复杂，不使用标点符号会影响意思的表达，方可使用标点。例如：《北京市人民政府关于扫除卖淫嫖娼等‚六害‛的通告》。

四、引文中标点符号的处理

引文可分三种情况，第一种是引文被组合到新的句子中，成为句子的组成部分。第二种是引文前加了冒号提示，使之成为句中独立的一个分句。第三种直接引文，作为一个独立句子。

（1）无论引文处于句首、句中、句末，引文最后一个标点都不再保留。例如：

积二十八年的经验，如同孙中山在其临终遗嘱里所说‚积四十年之经验‛一样，得到了一个相同的结论，即是：深知欲达到胜利，‚必须唤起民众，及联合世界上以平等待我之民族，共同奋斗‛。

（2）在引文前加了冒号提示，引文中的标点应全部保留，引号外不再加句号。例如：

鲁迅先生所遵循的人生原则是：‚横眉冷对千夫指，俯首甘为孺子

牛。‛

（3）引文作为独立的句子，和第二种一样，引文中的标点全部保留。例如：

‚你们不是要消灭国家权力吗？‛我们要，但是我们现在还不要，我们现在还不能要。

五、表示概数的标点符号处理

写作中常用连用数字来表示概数，这种概数的连数之间不能用顿号分开。如‚十七八个‛、‚七八十岁‛、‚十之八九‛。