从考务管理谈高校学生信息库建设

　　摘要：目前，全球社会信息化快速发展，高校信息化建设也与时俱进，取得了可观的成就。但学生管理信息化建设还存在着一定的差距，学生信息库建设亟待逐步建设完善。如今大学生在校期间要参加的各种各类考试很多，而且要求填报的信息数据越来越多，这就要求不断建设和完善高校学生信息库，简化学生考试报名程序，为考务管理工作提供便利条件。 　　关键词：高校学生；考务管理。信息库建设 　　 　　一、高校学生信息库建设的重要性和必要性 　　 　　1　学生信息库建设是高校信息化建设的重要组成部分。教育部颁发了《教育管理信息化标准》以后，各高校的信息化建设正如火如荼的开展，学校的信息化工作主要包括教学管理信息化、学生信息库建设、人事管理信息化、档案工作信息化、办公自动化、电子图书馆等等，属于学校主要工作之一的学生工作也同样需要加快信息化的进程。 　　2　信息库建设是学生工作的必然趋势。现阶段，高校的信息化建设已经得到了长足的发展，大多数高校已经建立校园网，很多学校也拥有了自己的内部办公网、教务管理系统，这些信息建设的经验为学生信息库建设提供了借鉴，也使得建设和完善学生信息库显得更为迫切。 　　高校的扩招也使得学校的在校生规模发生了很大变化，从原先的一两千人到现在的上万人的规模。高校也从原先的单一校区到多校区，甚至有些学校在跨地区办学，采用传统的学生工作管理模式和手段，已经很难适应。 　　3　学生信息库建设有利于提高学生管理工作水平。学生工作的主要任务是搜集和整理整个管理服务过程中产生的大量基础信息。在传统的学生工作中，依靠传统方法人工完成这些信息的收集、统计、传递，重复劳动多，效率低，时效性差，而借助计算机、网络等现代信息技术为基础的学生管理信息系统就能克服传统方式下存在的不足。利用学生管理信息系统，对于各类学生管理信息进行自动处理，把结果置于网络上，全校师生就可根据自己的权限进行查询和处理各种信息。这样可以大大提高学生管理的工作效率，显著地改善学生管理水平。 　　4　学生信息库建设有利于学生工作人员的综合素质提高。将现代信息技术运用到学生工作中去，不仅要求学生工作人员具有传统的踏实肯干的工作作风，而且还要掌握现代化信息管理技术的操作技能，促使他们提高计算机和网络水平。实现学生信息库建设，很多事务性工作可以减少，学生工作人员可以静下心来思考思想政治教育工作的新方法，研究一些学生工作上的课题，提高自身的学生工作水平。 　　5　便于学生管理工作人员与学生进行有效沟通。在日常管理工作中，学生工作人员必须随时与学生进行沟通和交流，获取信息、处理信息、反馈信息。在传统的学生管理模式下、学生工作人员主要通过走访、座谈、设置意见箱等方式与学生进行交流，这些交流方式虽然比较直接，但有时获得的信息不够准确，会影响处理结果。学生信息库建设后，学生工作人员可以充分利用网络的及时性、灵活性、虚拟性和动态交互性等特点，可以更加贴近学生的学习、生活，可以更好地为学生服务。 　　6　建设高校学生信息库是学生参加各种社会考试提供准确信息的必然要求。如今大学生要参加大学生英语四六级考试、全国计算机等级考试、司法考试、公务员考试、自学考试等各种各类的考试。每次组织学生参加社会考试时，在报考学生信息采集与上报过程中耗费大量的人力与财力。根据华北科技学院以往组织参加社会考试的情况，由于学生信息填报错误或格式不对造成学生考试受阻、上报数据失败、考试成绩无效的情形屡有发生。不仅直接影响学生参加社会考试的成绩，也给考务管理工作带来了很多困难。学生信息库的建设极大简化了学生考试报名的繁杂过程，同时也为考务管理工作提供了便利的条件。 　　 　　二、高校学生信息库的内容 　　 　　学生信息库系统的内容应该将学生的基本信息和在校信息、毕业离校就业信息全部内容包含其中。根据我院的情况，具体分成以下几个组成系统。 　　1　教务管理系统。在这个系统中，可以对学生各门课程成绩情况、学分情况、学生汇总成绩等进行管理，对学生的留降级、休复学、专业的变动，学籍的取消等学籍异动以及学号的生成，学位的审核进行管理。 　　2　招生就业指导中心管理系统。设置学校注册学生的基本信息，包括学生电子照片、手指纹、姓名、性别、学号、班级、民族、身份证号码、政治面貌、家庭住址、籍贯、寝室号、寝室电话、手机号码、个人基本简历、爱好特长以及父母的姓名、工作单位、联系方法等基本信息，同时对离校毕业学生就业基本意向、生源、就业去向、就业单位等信息进行登统。 　　3　学工处管理系统。负责对高校学生信息库中学生的经济情况信息、贫困生信息、奖惩信息、勤工助学、社会资助、学生处分、心理健康、政治思想、学生社团、学生住宿等信息进行管理。 　　4　财务处管理系统。提供学生的学费、住宿费、书费的清缴信息。 　　5　各院系(部)管理系统。负责学生的团建、党建工作信息情况以及学生家庭信息、联系方法的更新情况管理。 　　 　　三、高校学生信息库建设应注意的问题 　　 　　1　学生信息库建设的联动性与及时更新。高校学生信息库建设不是一朝一夕的事情，更不是哪一个部门的事情。为此学校要高度重视，要成立信息库建设管理小组，学生信息是在不断的变化，所以信息库建设中的几个分系统要及时更新并形成联动。 　　2　学生信息库信息的保密问题。学生信息库是学生在校期间档案信息的网络化，是获取、管理和利用档案信息资源的重要手段。然而，由于网络的高分散性和信息的易拷贝性以及信息保密意识的薄弱，导致档案信息网络化管理存在疏漏。在信息网络化建设中，档案信息的采集、存储、编研与资源共享等都存在泄密的可能，为此涉及到学生信息的工作人员要树立高度的保密意识，同时在信息库系统中设置保密程序，防止学生信息外泄事件的发生。同时要采取限制学生个人和管理人员的权限，实行使用信息的签名负责制，确保学生信息库的保密性。 　　3　确保学生信息库学生信息的权威性。学生信息库中的学生信息是学校正常教学管理的重要数据，学生信息直接关系到学校管理层面出台的决策，同时也是学生获得各类社会考试资格和证书的有效信息。所以从学生到各个分系统的管理人员要确保每个学生信息的准确性，逐步树立学生信息库的权威性。学生信息库的信息一经确认，不能随意改动，坚决杜绝学生信息库中的虚假信息。从考务管理层面上讲，学生的基本信息中学生照片、手指纹、身份证号、学号要确保准确度。 　　高校学生信息库可以提供学生各类信息的统计、筛选和分析情况。在很大程度上不但提高了高校的工作效率，而且保障了学校管理人员更好地进行决策，实现“以学生为本”的科学化、人性化管理，从而使高校向定位准确、教学优良、管理规范的方向发展。