后勤精细化管理浅谈

作者：刘涛 发布时间：2011-10-10

一、精细化管理的内涵

精细化管理并不是新生事物，作为现代工业化时代的一种管理理念，它最早由日本企业在20世纪50年代提出。也正是在这种管理理念的指导下，日本经济很快赶超美国，成为世界上第二大经济体，从而迫使美国企业家放下架子到日本取经。随后，精细化管理理论及其方法随着日本经济的迅速崛起而走向世界。

理论界一般认为，精细化管理是建立在规范化管理的基础之上，并将规范化管理引向深入的基本思想和管理模式。它的主要目标是最大限度地减少管理所占用的资源，最大限度地降低管理成本。精细化管理的内涵用一句话概括，就是精确定位、注重过程、量化考核。

而精细化管理的实质是强调在组织管理的全过程都要注重对细节的观察和把握，从战略的制定到具体的执行都无一例外。

二、后勤实施精细化管理的必要性分析

（一）新世纪新阶段全新的经济形势要求企业实施精细化管理

当代社会，市场分工越来越细，专业化程度越来越高，市场竞争日趋激烈，利润空间逐渐缩小，整个经济进入微利时代。如沃尔玛的利润率现在只有4%，中国整个家电行业的利润率也不到5%。在这样一个背景下，经营者要想在微利时代中取胜，就必须依靠精细化管理，也就必须实施成本控制。在西方发达国家，企业对精细化管理有这样一个形象而又生动的比喻：一项建筑工程竣工后，一个螺栓都不能剩下，这就是精细化管理思想的精髓。一句话，就是要使有限的资源得到最恰当的利用，不能浪费一丝一毫，如此企业的经济效益才有可靠的保证，企业才能在面对竞争时从容而自信，才能不断地超越竞争对手。

汪中求在《细节决定成败》一书中认为“战略决定命运”，并明确提出企业发展的战略是“从细节中来，到细节中去”，也就是说细节决定企业未来竞争的成败。

可以说，随着现代企业制度的建立和经济全球化的发展，一个精细化管理的时代已经来临。

（二）落实科学发展观要求高校实施精细化管理，建设节约型校园

胡锦涛同志在十七大报告中明确提出的科学发展观，强调了我们的管理工作必须尊重科学，按客观规律办事，实行管理的科学化。而精细化管理作为科学化管理的第二个层次和发展阶段，在举国上下不断深化改革的今天，是落实科学发展观的具体体现，是各个部门努力提高管理能力和服务水平的一种管理模式。精细化不仅仅是一种科学方法，更是一种和社会责任感紧密联系在一起的科学精神和实事求是的态度。

“十二五”是我国全面建设小康社会、加快推进社会主义现代化的关键时期，在这个关键时期，要进一步树立和落实科学发展观，就要求我们必须转变经济增长方式，加快建设节约型社会，在生产、建设、流通、消费各个领域节约资源，提高资源利用效率，减少损失浪费，以尽可能少的资源消耗，创造尽可能大的经济效益和社会效益。就高校而言，只有从自身做起，带头厉行节约，实施精细化管理，勤俭办一切事业，最大限度地避免人力、物力和财力的滥用，才能进一步降低办学成本，提高各种资金和资源使用效益，努力构建节约型校园，以实际行动争当节约型社会建设的表率。

在我们学校，管理没落到细处、不节约的地方还有很多。如在我们管理的至善楼、图书馆等公共场所，照明用电基本上也处于一种粗放式的管理状态，教室在白天室内照度很高的情况下，开灯作业的情况仍然普遍存在；夜间许多教室，即使仅有几个学生在教室自习，但室内照明也是全部开启。为此，要在高校切实贯彻落实科学发展观，就需要引入精细化管理，建设节约型校园。

（三）目前后勤队伍和经济的现状要求实行精细化管理，建设节约型后勤

1、在队伍建设方面，我校后勤普遍存在如下现象：一是各个岗位之间分工不甚明确，更不善于合作，喜欢各自为战，所以容易出现推诿扯皮现象；二是做事粗放，缺乏精益求精的意识和作风；三是由于历史原因，裙带关系普遍，在日常工作中常常重人情、讲关系，容易扭曲和破坏管理规则；四是组织公德缺乏，个人责任、组织利益常常被轻视；五是上有政策，下有对策的隐性规则泛滥，使执行力大打折扣。所有这些，都影响到后勤队伍的管理水平和服务效果，而要避免和消除上述不良现象，就要求我们在管理中细心引导，严格要求，这就需要实施精细化管理，也就是前面讲到的精确定位、注重过程、量化考核。

2、在经济状况方面，学校与企业既有相似之处，也有不同的地方。学校相对企业来说，普遍缺乏成本意识，由此引发的粗放、随意等管理问题更多。就我校后勤而言，一是目前各个中心的造血功能不足，各类经济活动、服务项目参与社会竞争的程度不高，竞争力明显不强，所以我们的各项经济活动还经不起市场冲击；二是在各类经济活动中，即使有点利润，也是一种学校政策保护下的微利，而且我们的人员成本、生产成本与社会平均成本相比整体偏高，这一点也决定了我们必须厉行节约、减少浪费、提高经济效率；三是随着高校后勤社会化改革的不断推进，学校包办后勤、大而全、小而全的模式将一去不复返，所以说这种生存的需要也决定我们必须实行精细化管理，努力建设节约型后勤。

三、我校后勤工作如何落实精细化管理

我校后勤改革自2002年启动以来，取得了一定的成绩，但如何进一步全面提升服务水平，实施精细化管理对我们后勤系统而言仍是一个永恒的话题。那么如何推进我校后勤实施精细化管理呢？

（一）转变观念，树立精细化管理的理念

一个单位管理水平的提高，首先应该是管理理念的提升，因为理念先于行动，同时也指导行动，有什么样的理念就有什么样的行动。

我校后勤已经历了两轮改革，在管理的规范化建设方面积累了不少的经验，有力地推动和促进了我校各项事业的长足发展，也为进一步实施后勤精细化管理奠定了良好的基础。因此，我们一定要转变以上观念，在后勤管理上树立精细化管理的理念。

（二）统筹兼顾，努力实践高校后勤精细化管理

只有理念，没有办法，就容易成为大而空的口号，无法操作和具体实施。精细化管理的方法很多，而我认为主要应在以下几个方面进行尝试和探索：

1．精确定位。在管理实践中，经常可能出现由于各个岗位的具体职责不够明确，部门之间缺乏沟通、协调机制而各自为阵、多重管理或管理真空的问题；各个部门之间、各个岗位之间衔接配合不好，出了问题则各部门互相推脱责任。对此，我们可以对每个部门、岗位的工作任务进行详细规定和有机衔接，以明确各方职责，形成合力。例如去年，后勤各中心就对所有正式职工和临时工的工作岗位、工作范围、工作职责、工作要求作了详细的规定，让各位员工都能各安其位、各司其职、各负其责。

2、注重过程。

实践中我们也常常发现，在某种程度上，程序甚至比制度更重要。要使我们的管理达到满意的效果，就必须通过具体的程序来保证制度的实施，否则只注重制度而不注重程序，往往达不到预期目的。制定可操作、易执行的后勤服务办事程序，是实施后勤精细化管理的基础性工作。后勤管理与服务工作涉及师生员工生活的方方面面，以灯具维修为例，可将其分成若干个步骤或作业程序，并对每一个程序再规定工作的具体时限和要求，使得工作人员只要按照作业程序操作即可完成。

3、量化考核。量化是细化的深入，是更精确的细化。我们的后勤工作存在许多需要量化而没有量化的问题，尤其是管理人员的工作，不像企业生产人员那样，产品的数量和质量都容易测量。后勤工作成果的测算，需要较高的技术技巧。因此，在工作中预先就要制定精打细算的评估机制，并分项进行量化，形成数据信息，利用电脑进行管理。以楼栋灯具维修为例，全校有多少楼栋，多少种灯，规格品牌是什么，每种灯的数量多少，什么位置安装的什么灯，各个房间都有多少盏灯，更换维修用多高的梯子等等。在逐一进行量化后，即可确定总的工作量，而根据总的工作量可以确定灯具维修岗位的编制，这样即可实现科学的定岗定编。

量化管理的难点是考核。如果只是一味地要求大家管理精细化，但在考核、激励方面没有采取具体的措施，没有使之与精细化管理接轨，就必然导致精细化管理落不到实处。因此，在量化之后，要本着“无威不足以立规矩，不惩不足以守规矩”的原则，本着有利于推进工作、有利于调动员工积极性的原则，对员工严格加以考核。要根据考核结果，及时、严格地兑现奖惩。对于工作优异、表现突出的，给予肯定和表扬，促其继续保持和发扬光大；对于工作消极、成绩较差的，给予否定和批评，促其认识错误，整改提高。

（三）通过训练提升员工素质，着力提高职工服务能力

精细化管理要求按规则行事，而在一套行之有效的规则建立之后，更重要的就在于让每位后勤员工都能不折不扣地执行，形成强大的战斗力，这就要靠训练达到目的，通过训练养成习惯。

首先，管理者在观念上要树立工资是给劳动力买单，训练是为岗位投资的意识，认识到训练本身就是工作的一部分。因此，在管理的过程中，要舍得投资和花时间，让每位后勤员工学规则、懂规则，特别要通过一些行为细节的学习、讨论和交流，让后勤员工真正提升职业素养。

其次，充分发挥言传身教、典型引路、示范带动的作用。榜样的力量是无穷的。在日常工作中，我们对那些表现优异的员工，应及时进行重点表扬和奖励，并要求大家向身边的先进人物学习，以调动后勤员工的工作积极性。

四、我们在落实精细化管理方面的几点困惑

（一）如何处理规范化发展不平衡与实施精细化管理的关系

如前所述，科学化管理分为规范化管理、精细化管理和个性化管理三个不同的阶段和层次。所以一般而言，首先要加强的就是规范化建设。只有在规范化管理达到一定的基础和水平之后，精细化管理的实施才不致成为“空中楼阁”。而在目前我校的后勤管理工作中，各个中心、各个部门甚至各个中心和部门内部各个方面的规范化发展并不平衡，因此，在目前并不成熟的规范化管理基础上全面实施精细化管理，从正面意义上可以说是让我们的后勤工作发挥后发优势，直接完成从粗放式管理到精细化管理的跨越；但从反面意义上说则是在没学会走之前就尝试去跑，所以在实际推进精细化管理的过程中我们也确实常常感到勉为其难和力不从心。

（二）精细化管理受到学校办学条件的限制

后勤工作和师生员工的生活息息相关。我们常说“细中见精”，其实在生活的层面上，细节就代表了一种品质。没有细节，就没有品质。虽然不能绝对地说人们对细节重视的程度完全与社会生活水平的高低成正比，但人们对细节的关注，在一定程度上确实要受到经济发展水平的制约，在管理中也是如此。

与过去相比，现在学校对后勤的经费投入确实大幅增加，但要使我校的后勤工作达到社会上同行业的服务水平，在经费上还有一段很大的差距。比如：学校给我们各个中心拨付的临时工工资是1万元/年，平均也就800元/月左右，这样的工资水平最多也只能请到中下素质的职工，而在服务质量上我们却要求他们达到中上甚至优秀的等级，这明显不符合经济规律，也是做不到的事情。如此一来，再精细的管理可能也是麻布袋绣花——底子太差。当然尽管如此，我们还是尽一切所能，做好力所能及的事情。

（三）量化考核难以落到实处

要确保精细化管理有效实施，很重要的一条就是量化考核，但量化考核要真正落到实处，是要付出艰辛的努力，克服很多困难的。首先，量化考核对我校后勤来说，本身就是一种改革。在这种改革中，我们又基本上只能做增量改革，原因在于我校后勤员工的工资水平本就很低，不可能再做减法。而各个中心财力不一，又很难统一行动，我们在进行增量改革后，就可能出现在同一个后勤系统，同样的岗位就会有不同的要求和不同的报酬，因此要求相对较高的中心在执行上就会有困难。

后勤工作的精细化管理虽然是一种科学的管理方法，但它不具有统一的模式。我校的各个后勤中心各有特点，发展步伐不一，实施后勤的精细化管理，还需要各个中心切实结合自身实际，在改革中不断创新，在创新中不断改革，以推动我校后勤工作的又好又快发展。