办公室人员公文写作培训材料
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公文起草七戒
公文是传达政令的工具。公文质量的高低,关键看其内容是否具有科学性。《史记〃楚元王世家》中有这样一句话:‚安危在出令‛。意思是说,安全和危险在于发布什么法令。可见,科学设计文件内容是何等重要。那么,起草文件应该注意哪些问题呢?笔者根据这些年的工作实践,归纳了‚七戒‛。
一戒照抄照转。现在有些地方贯彻上级的文件,不是从本地、本部门实际出发,而是不管效果,照抄照转。这是一种极不负责任的态度。上级的文件是面对一定范围讲的,提出问题、解决问题一般是从普遍意义角度考虑的,一些地方的特殊情况不可能都照顾到,有些问题的解决办法也不可能讲得很具体。这就要求下级机关和单位必须根据上级文件规定的原则、精神,结合本地、本部门的实际,提出具体的贯彻意见。每个层次都不单纯是个执行问题,都具有主动和被动这两重性,即对中央的指示必须坚决执行,在执行的过程中又有根据自己的实际情况决定问题的机动性,在被动中求主动。否则,对上级的文件照抄照转、‚上下一般粗‛,或者片面理解、各取所需,是绝对不会收到好的效果的。
二戒师出无名。提出一个观点或提出一项政策,应当‚师出有名‛,有根有据。这种根据主要是党的路线、方针、政策和国家的法律、法规及上级机关的指示。不言而喻,贯彻中央部署,‚根据‛主要出自中央文件。按照实际需要作出的部署,也要注意有理论根据、文件根据。
即把提出的意见放在当时所处的政治大格局中去考虑,使所提出的意见既符合实际,又符合当时政治大格局的要求。再一点就是对同一个问题,中央过去有指示,近期根据新的形势和任务,中央又作出了新指示,起草文件时应把新指示作为部署工作的依据。因此,做起草公文工作的同志很需要加强对上级各类文件、领导同志讲话和各方面知识的学习,以掌握更多的根据和尺度。根据掌握得多、尺度把握得准,起草文件才能得心应手。
三戒无的放矢。公文为解决问题而制发,必须讲求针对性。否则,不会有任何实际作用。毛泽东在《反对党八股》一文中把‚无的放矢,不看对象‛列为党八股的第三条罪状,并在这一部分中巧妙地运用了一个典故,说‚‘对牛弹琴’这句话,含有讥笑对象的意思。如果我们除去这个意思,放进尊重对象的意思去,那就只剩下讥笑弹琴者这个意思了。为什么不看对象乱弹一通呢?‛公文起草也要克服这个毛病,注意其针对性。很难想象,一篇毫无针对性的公文,能够打动人、影响人,推动工作。从这个意义上说,针对性和可操作性是公文‚份量‛的标志。要增强公文的份量,做到有的放矢,起草之前,就应当首先搞好调查研究。问题调查清楚了,劲才知道往哪里使,讲问题、提对策才有针对性;政策、措施经过比较、论证,在实际工作中才能行得通,有可操作性。
四戒朝令夕改。按照马克思主义的观点,任何事物都不是一成不变的。政策也是这样,它也要随着时间、地点、条件的变化而发展变化。但政策又具有相对的稳定性和一定的连续性,而且这种稳定性和连续性直接关系全局的稳定、事业的发展。正如我们平时常讲的:政策稳则人心稳,人心稳则全局稳,全局稳则事业兴。因此,起草公文时一定要从政治和全局的高度考虑问题,注意保持政策的连续性、稳
定性。要做到这一点,有必要做好两个方面的检查:一是检查一下文件的基本精神同党和国家的方针、政策、法律、法令以及上级机关的决议、命令、指示有无抵触。若有抵触,应坚决改过来。二是检查一下同本机关已经发布的有关规定是否矛盾。对有矛盾的地方要认真进行分析,如果是对原有政策的补充、完善,表述一定要清楚,不可让人产生‚政策要变‛的误解;如果认为以前的规定确有必要修改或废止的,要进行研究、论证。
五戒用语失准。用语必须准确,这是起草公文的基本要求。衡量公文用语是否准确,主要看概念是不是明确,判断、推理对不对。因此,在抽象概括某一事物时,首先要将事实搞清楚,然后再进行判断、推理,切实做到准确反映客观实际。比如,评价的话,要恰如其分,既不夸大,也不缩小;分析问题原因的话,要客观、实在,确实号准脉,点出问题的主要症结;讲‚两者关系‛的话,要分清主次,同时防止片面性。另外,工作要细致,避免因粗枝大叶出现‚硬伤‛。比如,对所引用的话,要注意看出处和是否权威;同一个问题总结部分和部署部分都讲的话,要注意前后一致;对有疑问的话,要主动沟通、请教,切实将问题搞清楚;对一些重要情况和数据,要注意核实,务求准确。
六戒篇幅过长。篇幅过长是目前许多地方和部门文件的一个通病。战争年代毛泽东同志曾经提出,‚我们应该研究一下文章怎么写得短些,写得精粹些‛。现在虽然不是战争年代,但各级的工作都很忙、压力都很大。本来各类文件、简报就很多,如果再让大家看篇幅过长的文件,这无疑是‚雪上加霜‛。因此,很有必要提倡写短文。要压缩篇幅,很重要的要有‚精品‛意识。文件拿出初稿后,要逐字逐句地进行推敲,把可有可无的字、词、句删去,把令人生厌的繁言简化,把
毫无实际意义的大话、套话、废话抹掉,努力做到既把好政治关,又把好文字关。
七戒无物无序。与此相对的是有物有序。有物有序是古人写文章所遵循的两条基本要求。‚有物‛就是要有内容,‚有序‛就是要有条理。现在一些公文这两方面都有缺陷。比如,有些文稿只提出问题,对如何解决问题,只讲了些原则话。有些文稿则内容繁芜,在一个段落层次里讲几个意思,令人读后印象模糊,不知所云。这两方面的毛病都应当予以纠正。历史学家范文澜先生曾提倡‚板凳要坐十年冷,文章不写一句空‛。我们应当学习这种精神,尽力把文件写得实一些,‚干货‛多一些。这样才能收到既便于抓工作、又便于抓落实的效果。同时,要讲求公文内容的逻辑性和条理性。实际工作中有这样一种现象:有些写得好的公文,虽然篇幅比较长,但却引人阅读,使人不厌其长;有的写得不够好的公文,虽然篇幅不长,却使人看起来感到费力。这里面一个很重要的区别就是内容是否条理,语言是否流畅。由此可知,公文内容‚有序‛才有可读性。
上述‚七戒‛,归结起来是个学风、文风问题。要解决这些问题,根本的在于端正思想作风。在领导决策指导思想正确的情况下,起草者有无好的文风至关重要。正如古人讲的,‚文如其人‛,有文风端正的人,才有文风良好的文。
公文语序安排的一般方法
语序指词语组合的次序。它既反映了一定的语言习惯,又反映了事物间的逻辑关系。语序有时可以决定语义,变更语序后语义会产生很大的变化,有时语序变更后虽不改变语义但却可改变语言的表达效果。因此,无论从语法的、逻辑的,还是修辞的角度看,语序的正确安排都是重要的。
在公文中正确地安排语序,主要应注意这样几点,一是注意尊重语序的习惯性。词中的语素、词组中的词其先后次序有许多都必须按约定俗成的习惯排列,否则人们就看不懂,不易接受。如表达方位时,习惯于称‚东西南北‛就不能随意变为‚西东北南‛。二是注意事理的逻辑次序。这一次序是客观事物内部规律性的反映,因而是安排语序的主要依据。三是注意语序的强制性。语序既然受语言习惯、事理逻辑的制约,也就具备了强制性。不管是谁,要想利用公文清楚地表意并为人所理解,都必须服从这种约束,不随意改变语序。四是注意语序的选择性。从局部的和具体的情况看,语序的强制性中又有一定的可选择性,只要不出现语法错误、不改变语义,为追求更佳的表达效果,也可对词语的位臵作一些调整,如将状语臵于主语之前等。 综合上述基本要求,在公文中安排语序时常作如下处理:
1、当要表达的一组并列概念之间有轻重、主次、强弱之分,大小、高低、多少之别时,应依次顺排或倒排;而无这种分别时则按一定标准(空间分布、音节多少)分门别类排列。如:‚党的纪律处分有五种:警告、严重警告、撤销党内职务和向党外组织建议撤销党外职务、留党察看、开除党籍。‛(由轻递重)。顺排还是倒排还取决于突出强调哪一方面的需要。
2、当一组概念表现由若干连续的动作、行为构成的活动过程时,一般应按时间发展顺序排列。如:‚该犯从我市(北京市)××监狱越狱逃跑后,先后流窜到石家庄、郑州、武汉、广州等地继续作案。‛
3、当以一组概念表现一个认识过程时,一般按由浅入深、由此及彼、由表及里的次序排列。如:‚这是一份很好的材料,它能引人深思,促人猛醒,催人奋进。‛
4、当以一个语句反映因果关系时,一般是按先因后果次序排列,
只有需特别申明或突出表现原因时,才先讲结果再谈原因。如:‚因为我们是为人民服务的,所以如果我们有缺点就不怕别人批评指出。‛(先因后果)。‚我们的会议之所以称为政治协商会议,是因为3年前我们曾和蒋介石国民党一道开过一次政治协商会议。‛(先果后因,以强调原因)
5、当将语句中的一些成分提前或后臵并不违反语法规则,并不改变语义而且有利于提高表达效果时,应以此作为修辞手段。公文中有一部分定语、状语、谓语可以提前。如:‚在事故现场,大的、小的、好的、残的,堆放着许多从大火中抢救出来的产品。‛(定语臵于谓语前)。‚在此期间,我们一定要抓紧落实国务院文件的精神。‛(状语臵于主语前)。‚这个拿血换来的经验,大家都不要忘记。‛(宾语臵于主语之前)同样,一部分定语、状语也可以后臵。如:‚在一个月时间里,他们共抢运救灾粮一千余吨,加固水坝30多座。‛( 定语后臵)。‚在此我们谨向您的热情支持表示感谢,为国家,为孩子们。‛(状语后臵)。由以上二例中可见,正确地将句子成分提前或后臵,可以突出或强调语句中的某个意思,给人以更强烈深刻的印象。
6、当由于语句中几个成分的相互关系不明而出现歧义时,有时可通过改变语序消除歧义。如:‚几个工厂的工人来局里反映了这一情况。‛在这里定语‚几个‛的修饰对象不明确,因此语句可产生几种不同的解释,而如果将‚几个‛ 臵于‚工人‛之前,歧义就不存在了。
述职报告四忌
述职报告属事务性公文的范畴,是对干部本职工作完成情况的检验,也是考查干部能否很好地履行职责以及是否称职一种手段。述职者要对自己一段时间或整个任职期内完成的工作,作一个综合的、自我评述性的汇报,突出表现德、能、勤、绩四个方面,表现履行职责
的能力。
述职报告能够比较全面地反映述职者的基本情况和工作能力,有利于组织或上级领导进行各方面的考核;述职报告作为重要的业绩材料,有利于群众地述职者进行监督和批评;述职报告是述职者对自身的检查,有利于不断提高自身素质。撰写述职报告,应做到四要四忌。
一、要实事求是,切忌华而不实。述职报告一定要讲真话,讲实话,讲心里话。无论称职与否,都要与事实相符,既不要自吹自擂,也不要过分谦虚。述职报告一般要当众宣读,一些同志为了顾面子,获取领导和群众的好感,对自己的工作成绩大肆渲染,夸大其辞,只讲自己的优点和所取得的成绩,对工作中存在的问题和不足采取回避态度。其实,任何人无论做什么工作,即使非常尽职尽责,缺点、错误也不可避免。而且,每个人所取得的成绩并非一己之功,是全体同仁密切配合、共同努力的结果。应排除私心杂念,以群众利益为重,上不欺领导,下不瞒群众,正确处理好个人与集体、主观与客观的关系,时刻保持清醒头脑,分清功过是非,做任何事都不要抢头功,做到实事求是。在肯定自己成绩的同时,也要敢于承担责任,使述职报告真正全面地体现出自己的德、能、勤、绩四个方面的情况。
二、要突出重点、切忌报流水帐。平时的工作材料是琐碎的、分散的、零星的,述职者在动笔之前,要对材料进行筛选和整理,选择主要工作,抓住主要政绩来写,不要事无巨细,一概罗列。述职报告的写作目的是为了说明其工作是否称职,因此,要将履行职责的过程,取得的成绩或出现的失误,及对工作的认识表述出来,要对履行职责的情况和取得的成绩进行深入的分析和研究。
要解释棘手问题的处理方法,特别是要交代清楚对群众迫切关心的问题是如何认识和处理的。剖析工作失误的原因,做到一切从实际
出发,对得与失作出客观公正的评价,真正体现述职者的道德素质、政治理论素质、处事决断开拓进取精神。这样才能全面反映述职者的工作能力和基本素质,让领导和群众清楚地了解述职者称职与否,从而对述职者作出恰当的评价。
三、要情理相宜,切忌考虑个人。述职报告在叙事说事过程中,要有适当的感情色彩。但是个人情感不要融入过多,以免造成不良影响。述职者要对自己以往所从事的工作进行归纳、概括、提炼,围绕履行职责的实际情况进行认真、全面的反思,肯定成绩,找出差距。要与群众面对面地交流,以坦诚的胸怀虚心听取各方面的意见。特别是工作中群众反映较大、意见较为突出的问题。另外,述职报告要如实阐述群众的反映,面对事实,将自己的真实想法公之于众,这样群众会感到亲切,而且也加深了群众对自己的理解和信任。然而,有一些述职者过多地考虑个人的利益,过于看重取得的政绩,热衷于锦上添花,缺乏面对错误与失败的勇气,这不仅脱离了群众,也严重违背了述职报告的宗旨。作为党的干部,一切从党和人民的利益出发,光明磊落,襟怀坦白,乐于奉献,这样才能更好地为群众办一些实事。
四、要语言朴实,切忌虚饰浮夸。述职者要有驾驭语言的能力,崇尚朴实,给听众以豁然开朗的感觉。在述职时,用朴实的语言叙事说理,不仅缩短了与群众的距离,也密切了和群众的关系。有些同志为了显示自己才学,述职报告的语言艰深难懂,洋里洋气,群众听起来如‚雾里看花‛,摸不着头绪,反而弄巧成拙。述职报告实用性,决定了它的语言必须自然质朴。述职者面对听众文化层次有差异,这就要求叙述时语言表达通俗易懂,多采用质朴无华的群众性语言,直陈其意,决不哗众取宠,也不能用一些生僻的字眼,故作高深。