[秘书学]复习资料

《秘书学》复习资料

一、填空题（20分）

二、判断题（1分×10 = 10分）

三、单项选择题（2分×5 = 10分）

四、简答题（8分×5 = 40分）（考“很重要”内容）

五、分析题（10分×2 = 20分）（考课后讨论题）

1、

2、

的原则。

3、（P20-21）

（1）地位的依附性

（2）工作的辅助性

（3）联系的中介性

（4）设臵的普遍性

4、（P22-23）

（1）按秘书工作岗位的职责来分，可将秘书分为一下三大类：

第一类：政务秘书。主要是参与政务的秘书人员，包括既要秘书、文字秘书、政策秘书、信访秘书、新闻秘书。

第二类：事物秘书。主要是管理机关内部事务的秘书人员。

第三类：专业秘书。主要是从事专业性较强的工作的秘书人员，如科技秘书、教学秘书、外事秘书、经济秘书、财务秘书、公关秘书等等。这类秘书人员必须具有某一方面的专业技能。不同机关根据实际需要配备不同的专业秘书。

（2）按秘书服务对象的性质来分，可将秘书分为公务秘书和私人秘书两大类。

5、P26-28）

（1）履行六项职责：其一，收集信息；其二，拟定方案；其三，论证方案；其四，表述方案；其五，解释方案；其六，修正方案。

（2）明确四个要求：其一，学习理论，掌握方法，以在决策中为领导提供优质的服务；其二，提供信息，务必确切，否则会导致决策的错误，给整个系统带来严重的损失；其三，分析深入，判断准确，切不可因为自己仅仅是参谋不是决策者而敷衍了事；其四，跟踪进展，及时反馈，使领导能及时采取相应的措施解决问题。

6、P28-31）

（1—信息的鉴别——信息贮存——信息处理——信息输出——信息反馈——信息输入，这形成了信息的环流。其中，信息的输出有两种方式：简单输出，即将现成的信息材料不经加工，直接输出；复杂输出，即在分析现有信息材料的基础上，将经过大脑的加工而形成的思想材料进行输出，是一种主客观相结合的新的信息。

（2）收集信息应坚持以下原则（或要求）：真实性、多样性、层次性、时效性。

（3）鉴别信息的要求是：判断真伪、分清优劣、辨析缓急。

（4）贮存信息的要求：分类恰当、方法得当、确保安全。

7、

P33-35）

（1）协调有主动协调和被动协调之分。

关于主动协调，主要履行以下四个职责：其一，根据领导的思想意图和指示精神，统筹兼顾地起草工作计划；其二，解释领导的决策意图和指示精神，并回答有关咨询；其三，受领导之托，邀集有关单位或部门的有关人员，商讨需要共同完成的任务；其四，主动与兄弟机关单位保持密切的关系，尤其是那些工作中经常发生关系的机关单位。

关于被动协调，主要履行以下五个职责：其一，及时发现不协调的行为；迅速查明不协调的原因；其三，主动提出协调的意见和建议；其四，可以在领导授权下直接进行协调；其五，关注协调后的效果。

（2）明确以下四个要求：尊重事实、坚持原则、注重时效、解决彻底。

8、

P37-39）

（1）五项职责：其一，协助领导制定标准；其二，检查执行的情况，掌握反馈信息；其三，分析问题产生的原因，提出纠正的建议；其四，检查纠正意见的落实效果；其五，保持信息传递通道的畅通。

（2）五个要求：要主动、要及时、要灵活、要有重点、要考虑人的因素。

9、

P40-41）

（1）十项经常性工作：其一，接听电话，凡内容重要的来电须做电话记录；其二，接待来宾，如需解决食宿，应妥善予以安排，并尽可能为他们提供各种方便；其三，负责管理机关用车；其四，负责安排机关下班后和节假日的值班人员；其五，布臵会场，准备茶水和音响设备；其六，为领导出差预购机票和车船票，并提前与对方的秘书部门取得联系，请他们在交通、食宿等方面予以安排；其七，负责机关内部防火、防盗等安全工作；其八，负责管理机关内部的固定财产；其九，负责事务性工作的对外联系；其十，办理领导交办的其他各项事务性的工作。 （2）三个要求：秉公办事、不厌其烦、精益求精

注：第5-9题选考其一

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11P46-47） 关于秘书工作的要求，可分高低两个层次，即低位要求和高位要求。 （1）秘书工作的低位要求有以下四个方面：准确、及时、细致和保密。

（2）秘书工作的高位要求主要体现在以下三个方面：其一，超前性，包括辅助决策的超前性、参与协调的超前性以及管理事务的超前性；其二，深入性，包括对问题进行深层挖掘，对经验、规律和理论进行深入研究以及对重要的工作或工作中的重要环节进行深度加工；其三，拓展性，包括服务项目的拓展和对外关系的拓展两个方面。

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（1）类型：

一般权力：助理权、建议权、执行权、督察权、协调权、发言权、批评权、申诉权等 临时权力：时间可长可短，通常是一次性的，不能外延。此外，遇到紧急情况，秘书人员，主要是秘书部门的负责人也有临时处臵权，前提是情况确实万分紧急，一旦延误会导致严重后果，且当时的确无法与领导取得联系，得到领导的指示。

（2）六个特点：权力性质的辅助性、权力范围的广泛性、权力活动的跟随性、权力作用的微弱性、权力存在的不定性、权力显示的委婉性。

15

P103-107）

（1）秘书人员的影响力主要来源于以下五个方面：其一，品德高尚。这是形成个人影响力最重要的因素。绝大多数人总是敬重那些道德品质高尚者，他们的言论也最容易被人所接受。其二，能力突出，包括组织能力、宣传能力、办事能力等。秘书人员如果具有一技之长，将更容易受人钦佩，从而提升自己的影响力。其三，学识渊博。学识渊博不一定要学历高或职称高，最重要的是有真才实学，有广泛的知识面，甚至在某些领域还有一定的研究，并常在一些报刊杂志上发表文章，这样的秘书人员同样可以赢得大家的敬佩。其四，资历深厚。一些老秘书工作者之所以受人尊敬，主要是他们富有经验，在遇到复杂问题时能够处理别人难以处理的事情，在紧急的时候比别人冷静，在关键的时候比别人清醒。其五，关系融洽。具有良好的人际关系的秘书人员本身就说明相当多的人对他抱有好感，也可以说他能对相当多的人产生影响力。此外，有比较坚挺的社会背景、获得过较高的荣誉和奖励、受到领导的重视、经常承担一些重要任务等，都有助于提升影响力。总之，只要拥有某种人无我有或人弱我强的优势，就能形成影响力。

（2）秘书人员影响力的作用包括积极作用消极作用两个方面。积极作用主要体现为四个“增强”：其一，增强说服力；其二，增强号召力；其三，增强凝聚力；其四，增强带动力。消极作用主要体现在以下几个方面：一是利用个人的影响力拉拢一些人公开地反对或不公开地抵制领导的正确决策和部署；二是利用个人的影响力拉山头、搞宗派，树立个人的威信；三是利用个人的影响力要挟领导，伸手要名要利；四是利用个人的影响力有意给某些对自己发展不利的领导设臵障碍，以达到更换领导，为自己的发展扫清道路的目的；五是利用个人的影响力打击别人，抬高自己，使自己处于竞争的有利地位。秘书人员应努力使个人的影响力产生积极的功效。

（政治

甘当配角，默默奉献；秉公办事，不徇私情）、爱岗敬业、忠实诚信（不可阳奉阴违、不可阿谀逢迎、不可弄虚作假、不可言而无信、不可拉帮结派）

（3）思想修养：效率意识、竞争意识、创新意识

（4）作风修养：雷厉风行、吃苦耐劳、深入细致、注重实效、谦虚谨慎、平易近人

（5）文化修养：知识的广泛性、专业性、先进性、针对性（基础知识、专业知识、相关知识），集中与分散相结合、广度与深度相结合、一般与重点相结合、理论与实践相结合

（6）心理修养：气质、性格（坚定、敏捷、乐观、稳健、自信、自制）

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秘书能力的表现：

（1）观察能力：目的明确、视野宽阔、重点突出、思想敏锐、认识深刻

（2）听知能力：听懂、理解、记忆

（3）表达能力

（4）交际能力

（5）统筹能力

（6）运时能力：合理使用时间、善于捕捉时机

（7）应变能力：敏锐性、果敢性、技术性

（8）办事能力：迅速、稳妥、彻底

秘书能力的特点：特定性、层次性、发展性

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纵向思维与横向思维的转换、本位思维与换位思维的转换。

19P162-163） （1）思维活动的追踪性。秘书人员须紧紧地追踪领导的思维，经常要考虑领导在想什么，准备做什么，为什么要做出这样的决定和部署，并由此而采取相应的行为。此外，秘书人员还须对本机关、本单位各项工作进展以及外部环境变化进行追踪，以及时向机关领导提供有效的信息。

（2）思想反应的敏捷性。当出现各种情况和问题时，秘书人员应立刻形成注意，立刻对情况和问题进行了解（抓住第一时间做出反应），并在全面掌握情况的基础上迅速对问题加以分析研究，从而形成对问题性质的准确判断，向领导提出自己的看法。

（3）方法运用的科学性。具体体现在方法选择的正确性和方法运用的灵活性。

（4）思维展开的深广性。秘书人员应积极拓宽自己的视野，并对事物作深入的思考，以使思维达到一定的广度和深度，这样才有利于提高思维的成果。

20P181-183）

总的来说，文件可分为通用文件和专用文件两大类。决定、通报、通知、报告、请示、批复、函和会议纪要等属于通用文件，而外交文件、司法文件、军事文件、统计文件、会计文件等则属于专用文件。

就通用文件而言，从不同的角度，按不同的标准，又可对文件作进一步的分类：其一，按文件的来源和使用的范围来分，可分为内部文件、外发文件和收来文件三种；其二，按文件的性质和作用来分，可分为法规文件、行政文件、党内文件三种；其三，按文件的行文去向来分，可分为上行文件、下行文件和平行文件三种；其四，按文件内容处理要求来分，可分为需办文件和参阅文件两种；其五，按文件时间处理要求来分，可分为急件和平件两种；其六，按文件保密处理要求来分，可分为机密件和普通件两种。

21 （113种，即命令（包括发布令、行政令和嘉奖令）、决定（包括决策性的决定、部署性的决定、奖惩性的决定和变更或撤销性的决定）、公告（包括重要事项公告和法定事项公告）、通告（包括规定性的通告和周知性的通告）、通知（包括转发性通知、部署性通知、周知性通知和任免性通知）、通报（包括表彰性通报、批评性通报和传达性通报）、议案（包括政治议案、行政议案和任免议案）、报告（包括工作报告、情况报告和答复报告）、请示（包括请求指示的请示和请求批准的请示）、批复（包括

指示性的批复和批准性的批复）、意见（包括提出见解的意见和提出办法的意见）、函（包括商洽函、问答函、请批函和批准函）以及会议纪要（包括情况纪要和议事纪要）。

（2）据国家相关文件规定，党内公文共有14种，其中决定、意见、通知、通报、报告、请示、批复、函、会议纪要等9种与行政公文中同名文种的用法基本相同，另有以下5种是行政公文所没有的：一是决议，“用于经会议讨论通过的重要决策事项”；二是指示，“用于对下级机关布臵工作，提出开展工作的原则和要求”；三是公报，“用于公开发布重要决定或者重大事件”；四是条例，“用于党的中央组织制定规范党组织的工作、活动和党员行为的规章制度”；五是规定，“用于对特定范围内的工作和事务制定具有约束力的行为规范”。

22

P202-205）

行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示报告。 政府各部门依据部门职权可以互相行文和向下一级政府的相关业务部门行文；除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外，一般不得向下一级政府正式行文。

属于部门职权范围内的事务，应当由部门自行行文或联合行文。联合行文应当明确主办部门。须经政府审批的事项，经政府同意也可以由部门行文，文中应当注明经政府同意。 拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文；如有分歧，主办部门的主要负责人应当出面协调…… 向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时抄送直接上级机关。 受双重领导的机关向上级行文，应当写明主送机关和抄送机关。上级机关向双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

“请示”应当一文一事；一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

23P205-209）

公文办理包括发文办理和收文办理两大流程。

发文办理是指以本机关名义制发公文的过程，包括以下八个环节：一是草拟，二是审核，三是签发，四是复核，五是缮印，六是用印，七是登记，八是分发。

收文办理是指对收到文件的办理过程，包括以下七个环节：一是签收，二是登记，三是审核，四是拟办，五是批办，六是承办，七是催办。

24/选择题）

（1）公文的统一管理：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。

（2）公文处理制度的建立健全：文秘部门应当建立健全本机关公文处理的有关制度。 （3）公文的翻印：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印。翻印时，应当注明翻印的机关、日期、分数和印发范围。

（4）公文的公开发布：公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准。经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

（5）公文的复印：公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖复印机关证明章。

（6）公文的撤消与废止：公文被撤消，视作自始不产生效力；公文被废止，视作废止之日起不产生效力。

（7）公文的销毁：不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经办公厅（室）负责人批准，可以销毁。销毁秘密公文应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失、不漏销。其中，销

毁绝密公文（含密码电报）应当进行登记。

（8）公文的合并与移交：机关合并时，全部公文应当随之合并管理。机关撤消时，需要归档的公文整理（立卷）后按有关规定移交档案部门。工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂借用的公文按照有关规定移交、清退。

25

题特征、作者特征、名称特征、时间特征、通讯者特征、地区特征）

26P223-225）

（1）必要性原则。要不要开会，关键在于有没有必要开会。（坚持这一原则，必须准确判断会议内容的价值，即值不值得开会；以及根据内容和实际情况准确判断采用会议这种形式的价值，即与其他形式（如发个文件、电话联系、派人下去）相比，开会是否是最好的形式。这样，才能做到）不必要开的会坚决不开，可开可不开的会也不开，或者是将几个会合在一起开。

（2）高效性原则。开会也得讲求效率。首先要明确开会的目的，其次是安排会议的议题，随后再确定会议的形式。也就是要根据会议的内容和要求来确定会议的规模和会期。

（3）严肃性原则。开会，同行文一样，作为一种重要管理手段具有其鲜明的严肃性，包括工作的严肃性和政治的严肃性。工作的严肃性要求开会不能太过于随意，而且需要注意以下几点：其一，目的要明确，即确定为什么要召开这次会议；其二，计划要周全，即要考虑各方面的情况和相关的会议工作；其三，准备要充分，即提前做好会议召开所必需的各项准备工作；其四，议程要落实，即保证会议的每个环节按原定的计划进行。政治的严肃性要求会议发言要注意政治性、政策性和思想性，也要求会议主持人要有效地控制会议的言论导向。

（4）节俭性原则。开会，特别是一些大型会议，总需要投入一定的经费，但不等于说排场越大越好，花钱越多越好。会议的质量主要取决于会议的内容及会议的组织工作，这方面出问题，花钱再多也没用。所以，会议也需注意节俭性原则。

27

P226-234）

（1

五是准备会议文件；六是与会人员编组；七是选定和布臵会场；八是排列座次；九是制作证件；十是发布会议通知；十一是安排食宿及交通；十二是会议报到。

（2

到机签到和名片签到），二是会议记录，三是编写会议简报，四是收集情况，五是安排发言，

（3

理工作，四是议案、提案的催办工作，五是各种反映的收集工作，六是财物的清理工作，七是，会议的总结工作。

28

29：

观察法）、抽样调查法（简单随机抽样、等距抽样、分层抽样、整体抽样、多段抽样）和书面调查法（查阅法、问卷法）。

30P245-246）

一要明确目的。只有目的明确，调查工作才能取得实际成果，否则会成为盲目的行动。 二要力求全面。首先调查人要以客观公正的态度对待每一个调查对象，调查时不能带有某种感情倾向或成见，调查中也不能先入为主，偏听偏信。其次在调查中要努力克服各种自然的和人为的障碍，去获得那些应该获得和必须获得的材料。注意不能只调查事物的这一方面，而忽视了事物的另一方面，否则所占有的调查材料将是片面的，对事物不可能形成正确的认识。

三要深入细致，以确保调查材料的真实性，获得深层次的调查材料。有些情况如果调查只限于其现象而不作深究，就无法抓到问题的要害，无法发现事物的本质，无法找到客观的规律，甚至很可能会被某些假象所蒙蔽。丰富的调查材料来源于细致的调查，走马看花，粗枝大叶，肯定拿不到多少材料，更拿不到什么号材料。

四要突出重点。一是调查项目要突出重点，二是调查过程要突出重点。秘书部门应当围绕机关领导的重大决策及处理重要问题来确定重点调查项目。在实施调查中，秘书人员要重点抓主要矛盾，要重点调查那些起关键作用的人和事以及重要的知情人。突出了重点，也就能收到事半功倍的效果。

五要态度端正。调查的态度与调查的成果有着密切的相关性。秘书人员要以认真的态度进行调查，做到一丝不苟；要以科学的态度开展工作，做到客观公正；要以顽强的意志克服困难，做到知难而进；要以谦虚的态度对待被调查者，做到不耻下问。

六要方法恰当。除了态度，方法也很重要。掌握科学的调查方法，以及正确地运用这些方法有利于搞好调查。这要求秘书人员要学会使用各种调查的方法，了解其特点和适用的范围；要善于根据不同的情况恰当地选用不同的调查方法；要在调查实践中不断总结使用各种方法的经验，从而提高调查的能力和水平。

31

32P253）

一要客观。对调查对象的研究，应围绕调查材料展开，通过对调查材料的分析而得出结论，切不可以主观认识来代替客观事实，不能凭自己对调查对象原本的印象来进行评价。同时，还必须把调查对象放到客观环境中加以考察，否则很难对事物做出准确的评价。

二要辩证。事物总是一分为二且不断发展变化的，因此不能孤立地、静止地看待调查对象。在分析研究中，既要看到事物的这一面，也要看到事物的另一面；既要看到事物的过去，也要看到事物的现在，并关注它的未来。先进的食物也会存在不足之处，而后进的事物也会潜藏着某些积极的因素。只有这样进行分析，才能避免产生片面性的结论。

三要深刻。具体变现在：一是从现象到本质，即透过事物的现象，揭示事物的本质；二是从个别到一般，

即通过对个别事物的剖析，找出具有共性的特征和规律；三是从感性到理性，即通过分析、综合，对调查对象形成理性的认识。

33（1

（2）处理人民来访

的程序：接待、登记、答复、处理、回复。

34P265-268）

（1）原则：一是坚持调查研究、实事求是的原则；二是坚持以政策法规为准绳的原则；三是坚持做好思想工作的原则；四是坚持分级负责、归口办理的原则；五是坚持各级领导亲自

处理信访问题的原则；六是坚持事事有交代、件件有着落的原则。

（2）要求： 一要热情。这既表现为对来访者的热情接待，更表现为对信访工作的热情。 二要认真。大量的信访事项关系到群众应有权利和切身利益，处理不好不但会引发群众的抱怨，还将关系到人民群众对党政机关的评价。因此，对任何一个信访问题，信访工作人员都得认真对待，认真办理，切不可因人而异，也不可因事而异。 三要审慎。不少信访问题带有政治性和政策性，也有不少信访问题涉及面相当广，对此，信访部门和信访工作人员务必以十分审慎的态度来对待。即使是一般的信访事项，在没有完全搞清事实真相前，也不可贸然表态，否则会造成工作上的被动。 四要及时。处理信访问题，也要追求高效率，在确保准确无误的前提下，力求提高办理的速度。

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保密的范围在广大、保密的难度在增加（原因有三：一是

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（1）按形式确定：文件保密（发文和收文）、会议保密、通信保密、办公自动化保密、领导言论保密。 （2）按内容确定：政治秘密、军事秘密、科技秘密、经济秘密、文化秘密、教育秘密。

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建立保密工作的组织、健全保密工作的制度、开展保密工作的教育、进行保密工作的检查。 38、查办工作的五项主要原则：实事求是原则，归口管理、分级负责原则，重视实效原则，明确时限原则，保守秘密原则。

39

40文明接待原则、高效节俭原则、真实坦诚原则。

41

42

43

44

服务性、广泛性、针对性、时效性、预见性。

45专人负责、安全存放。