山西省工商行政管理局文件
山西省工商行政管理局文件 晋工商办字[2009] 197号
关于正式启用智能办公自动化
公文处理系统的通知
各市工商局，太原高新、经济开发区工商局，省局机关各处室（队）、协学会、直属单位：
为提高工作效率，降低办公成本，确保文件和信息及时快捷收发、传送，最终实现无纸化办公。经局领导同意，从7月1日起在全系统正式启用智能办公自动化公文处理系统。今后省局所有下发的各种公文（密级文件除外）一律通过智能办公自动化公文处理系统发送。各部门要建立健全电子公文办理制度，加强管理。管理人员要有高度责任感，认真负责，切实做到不错不漏、不迟不误、确保电子公文及时传输和办理。在使用过程中有任何疑问或改进意见请与省局办公室联系。
联系人：张延斌 7680413 [1**********]
附件：《智能办公自动化公文处理系统规程》
二〇〇九年六月三十日
主题词:工商 公文处理 自动化 通知抄 报:抄 送:局领导山西省工商行政管理局办公室2009年 6月30日印发校对人：张延斌(共印30份)附件：
智能办公自动化公文处理系统规程
一、目的
为进一步提高工作效率，有效降低和节约办公成本，加快办公自动化建设，使我局机关公文处理工作规范化、制度化，制定本规程。
二、职责
（一）各处室负责本部门文件的制作，拟稿人在处理电子公文时须套用符合规范的文件格式模板。办公室负责纸质文件的存档和电子公文的下发。
（二）信息中心负责系统操作培训，运行设备的维护、管理和数据备份。
（三）信息中心应定期对网络系统进行杀毒，建立防火墙，防止黑客侵入，确保系统安全。
（四）信息中心对系统电子公文每年整理一次，刻录成光盘，存入局机关档案室。
（五）所有系统用户应保管好用户密码口令，不得随意泄漏给无关人员。
三、电子公文的发送、接收
（一）省局下发的公文由办公室统一发送至各市局办公室、局机关各处（室、队）、协（学）会及直属单位。
（二） 正式文件及其他需要签发的公文，严格按OA办公流程提交、审核、签发。流程为：拟稿人--主办处室负责人--办公室主任--分管局领导--编号--印发--归档--流程结束。省局收到的上级公文，需要相关处室进行落实或转发的，由承办处室拟办人将扫描后的电子文本同正文一起提交。一般性的公文从拟稿人提交，分发到收文单位不得超过三个工作日。电子文件发送后，各部门工作人员应根据公文的缓急程度对所发公文的
接收情况进行检查，催办、督办，发现问题及时与办公室或相关处室联系。
（三）处室共同下发的文件，由主办处室牵头，就文件内容商妥后由主办处室分别提交给分管副局长和局长签发。
四、关于OA公告
（一）OA公告需由主办处室和分管局领导同意后，由信息中心统一公告。
（二）牵涉全局性内容的需提交办公室进行审核，再由局领导审批。
（三）OA公告只作公示和通知使用，不具有文件效力。
五、注意事项
（一）所有OA用户在每日工作时间都必须及时登录OA系统查看文件，并始终使OA系统处于