医院财务电算化与财务内控制度关系剖析

　　摘要：近年来，随着社会经济发展速度的加快，信息技术水平的提高，各医院财务电算化水平也在逐步提高，在这种形势促进下，不仅提高了医院财务会计管理工作的效率，同时也对医院财务内控工作提出更高的要求。为深入了解财务电算化与财务内控，下面文章就医院财务电算化与财务内控制度之间的关系进行剖析，并在此基础上提出相应的建议，以供大家参考。 　　关键词：医院 财务电算化 财务内控 制度 　　一、前言 　　相对于以往的原始纸质凭证而言，在财务电算化中，这些信息资料更加容易被人为篡改，而这也在一定程度上加大医院财务内控工作的难度。如某医院在二十世纪九十年代后期，在财务管控上已逐步实现电算化，相对于以往的手工结账方式而言，实现电算化不仅使计算准确性得到了提升，同时也使得会计工作人员劳动强度得到了降低。在这种情况下，该医院就将其原有财务稽核岗位取消，但是不到几年，该医院的财务内控工作就出现了严重的问题，即会计人员借助于无人核查这这一漏洞，贪污公款，致使医院经济受到严重的损失，同时也在一定程度上使得医院形象与名誉受到了严重的影响。 　　二、医院财务电算化与财务内控制度之间的关系 　　在医院会计工作中，财务内部控制是确保财务数据准确性、医院各项业务经营有效性以及财产完整性所制定的一系列规章制度、管控方式的总称，随着医院财务电算化的发展，使得医院财务内控制度、组织结构以及会计核算的形式等均发生了相应的变化，其中影响最为突出的要属财务内控制度。在传统的手工财务信息系统中，医院每处理笔经济业务均需通过很多手续，且严格按照相应的制度来实施监控与操作，比如会计记录和收付款项之间的分离、授权批准和业务经办的分离等，这些均需借助于内控制度来实施，且会计人员间为互相联系、相互监督、牵制以及核对等。而在实现财务电算化以后，应财务电算化控制的程序化以及工作的自动化，基本上均由计算机自动来进行各种手续的统一处理，且财务内控权限、分工以及岗位职责等均发生了相应的变化很多，简化了很大一部分业务处理程序，同时财务内控人员也无法直接参与以及控制，造成部分财务内控制度不能有效地执行，最终导致财务内控制度所具作用被削弱。 　　第一，财务电算化不可取代财务内控制度。尽管在医院财务管控上实现电算化，可使财务工作效率与准确性得到相应的提高，但是却未认识到电脑系统所执行的任务均为人所制定的，其自身并不会进行规则的制定，同时也不可将规则中所存在的不足或者缺陷找出来，更不会避免会计人员在财务管控工作上所发生的道德风险。如上述这一实例中，医院作废收据管控这一流程并未因财务电算化而发生任何的改变，无论是在电算化前，还是在电算化之后，都存在着财务漏洞，并未因财务电算化的实现而消除，而在此时，医院财务管控人员就会把电算化当作一种“万能药”，最终造成各种财务风险出现。由此可见，在医院财务内控工作上，财务电算化并不能取代财务内控制度。 　　第二，会计核算和财务实物管理的不衔接，使得财务电算化所具备的优势被所弱化。财务电算化所具备的优势主要来自计算机系统批量化以及自动化术数据的处理。基于理想状态时，财务电算化这一系统可与医院信息管理系统有效地衔接，以此使医院所有信息管理系统可对医院医疗设备、医院内医护人员工作量以及药品库存等进行统计，以确保财务信息与医院药品出入库、医疗业务量以及设备使用率相符合。但是事实上在电算化初期，一般为财务先电算化，医疗设备应用情况、医护人员工作量以及药品出入库等仍旧采取的是手工记的方式来实施，或尽管已构建了信息管理系统，但是却未与医院财务系统直接衔接，致使电算化优势被削弱。 　　第三，基于成本减少与环保等相关因素，在医院实现财务电算化后，大部分会计记录均只会留存在计算中并不会再打印。在传统会计核算与检查过程中，对于物理痕迹检查工作非常重视，但是随着财务电算化的实施，这些纸质凭证也随之减少，且物理痕迹也随之消失，而这也在一定程度上加大了财务检查工作的难度，易使财务出现舞弊现象。如在传统凭证的检查工作中，均需对金额大小写进行检查，查看其相一致，是否存有涂改问题，并及时将隐藏的各种财务案件找出。反之，在实施财务电算化后，只需将电脑登录系统权限进行更改，就可更改所存储的这些数据信息，最终导致在后续工作很难实施查证工作。 　　三、基于财务电算化这一条件下，医院财务内控工作的强化 　　（一）财务内控各制度的完善 　　建立财务内体系制度的原则：第一，合法性和整体性，所谓合法性就是医院应将国家相关法律法规作为准绳，基于国家规章制度的范围内来制定适合医院自身需求，且具备一定切实操作性能的内控制度；整体性是指医院财务内控制度应涉及到医院财务会计工作的各个方面，不仅要满足医院长远发展，同时还要便于医院短期目标的实现，确保所制定的这一制度和医院其他相关内控制度相协调和一致。第二，针对性与一贯性，所谓针对性就是指构建财务内控制度时，应结合医院自身发展的实际情况，根据医院在财务内控工作中所存在的各种问题，具有针对性地来制定相应的内控制度，从而有效控制财务管理各环节与细节，继而提高医院财务管控水平；一贯性是指医院所构建的这一财务内控制度必须要具备一致性以及连续性。第三，适应性与经济性，所谓适应性就是指医院构建财务内控制度时，应结合医院发展过程中所发生的变化、医院财务会计发展以及当前社会发展的实际情况等，及时进行医院财务内部控制度的补充与完善；经济性则是基于成本效益这一原则，确保所构建的这一财务内控制度具备较强操作性，有利于医院最大经济效益的获得。第四，发展性。即在构建医院财务内控制度时，应综合考虑医院的发展以及各种宏观政策，制定出便于医院今后发展的内控制度。 　　基于财务电算化这一条件和上述这些原则，在医院财务内控制度的完善时，首先应对医院现有制度实施梳理工作，通过对这些制度的认识与了解，按照财务电算化所有的特征来进行完善。其次，对现有制度所存在的缺陷与可能存在的风险点加大研究力度，以免操作失误或者会计人员出现舞弊分类行为。由于电脑数据容易被篡改与伪造，一旦这些数据信息被篡改，所带来的后果与影响将非常严重，对此，还应加强系统安全管理，根据医院财务内控各岗位的需求，设置相应的权限范围，避免医院财务内部人员对系统记录进行故意的篡改，同时还要选择满足国家安全标准与规范要求的财务软件，并装设相应的防病毒系统以及防火墙，定期进行升级，一些重要的财务数据信息应每天备份，以免受到外部入侵。除此之外，还应加大医院内部财务工作的监督与检查，严格按照财务电算化工作流程来实施的财务内控工作，财务电算化工作流程主要如下：原始凭证—授权批准—财务合格凭证的输入与制单—电算审核—机系统处理—帐表输出。 　　（二）加大财务内控人员的教育和财务管理人员权限控制 　　对医院新进的财务人员应加强其职业道德的教育，提高其思想觉悟和职业道德素养，同时还应定期实施检查工作，通过以查代训的方式，及时发现并解决所存在的各种问题，增强财务人员业务水平。此外，对财务内控的关键岗位可采取定期轮岗的方式，这样不仅可有效避免舞弊现象的出现，同时还可使医院职工能够了解和熟悉不同岗位工作内容，继而使其业务范围得到扩展，推动其全面发展。 　　目前在会计电算化系统基本上均为网络系统，而这也在无形之中加大了医院财务内控的风险。鉴于此，基于财务电算化这一条件，对医院财务网络系统操作人员的权限应该实施分层管理，采取金字塔式的管理方式，逐层实施管理，对不同层次的操作人员予以相应的操作权限。从内容来看，财务内控操作制度应包含以下内容：第一，操作人员工作权限以及职责；第二，预防记账凭证以及原始凭证等财务数据在未通过审核而被输入至计算机的相关措施；第三，预防已经输入至计算的记账凭证以及原始凭证等没有通过核对就登记到计算机财务系统内账簿的相关措施；第四，就上级操作而言，应构建相应的记录制度，并在财务电算化技软件中设置相应的防误操作、重复操作以及遗漏操作等相关控制程序。而相对于会计以外的这些使用者而言，其只能具备查询权，不具备修改权以及录入权。 　　（三）加强财务系统和医院IT系统之间的衔接 　　近年来，随着社会经济发展速度的加快，科学信息技术水平的提高，IT系统的应用越来越广泛，除财务系统外，医院的物资部门、门诊部门、药房部门以及住院部门等均开始采用IT系统来实施管理工作。鉴于此，在医院财务内控过程中，基于账实相符这一原则，医院财务系统中的数据应该可与医院IT系统中的数据互相印证。在一种理想状态下，医院的财务系统应该和医院其他IT系统为连动的。比如病患在缴纳药费时，医院财务收费系统在明确收款以后，自动地把信息传递至医院药房IT系统中去，药房IT系统在接收到信息后，自动生成相应的药品发放信息，此时，药房工作人员就会按照系统的提示来发药，同时在系统中做好相应的核销登记工作，此外，药品所发出的这些信息又会被传送至财务收费系统，将该收据退款权限实时取消。但是在实际工作中，因IT系统为逐步上线，医院各IT系统之间存在着时间差，未必能够与医院财务系统实现联动。而也就需要医院有关部门的管理人员应该定期进行医院财务系统和IT系统的核对，定期核对门诊收入、库存物资、住院收入以及药品收入等，从而确保账实相符。 　　四、结束语 　　综上所述，医院在实现财务电算化的同时，也应加强财务内部控制度的完善，不可一味地追求自动化与信息化，而忽略了财务内控制度在财务管理工作的地位与作用，应正确认识财务电算化与财务内控制度之间的关系，这样才可真正做到有的放矢。 　　参考文献： 　　[1]王明丽.电算化在财务内控制度中的应用[J].内蒙古科技与经济，2013，（16）：41-42 　　[2]秦春敏，孙丽博.我国医院会计电算化发展趋势及对策[J].心理医生（下半月版），2012，（4）：111-111 　　[3]孙孝钢.医院财务电算化与财务内控制度关系的探讨[J].中国卫生经济，2013，32（3）：93-94