办公自动化论文

办公自动化

对现代企业运作和管理的

影响

————《办公自动化》期末论文

办公自动化对现代企业运作和管理的影响

本学期我选修了一门叫《办公自动化》的课程，记得开学拿到这 门课的教科书时，我简单的翻看了这本书的目录部分，发现这门课程就是教我们怎么做word 、excel 之类的，这点有点类似于我们大一第一学期上的《计算机应用基础》，于是我便觉得都是已经学过的东西，何必要再学呢？可是，直到真正接触到这门课程的时候我才发现我错了，我把它想得太简单了。

《办公自动化》并不是一门简单的教你使用Microsoft office软件的课程，而是一门教你在现代企业工作中实际运用Microsoft office 的课程，它把office 软件详细运用到企业的生产、管理、财务等各方各面。认真学习这门课程对我们将来的就业能力有极大的提升作用。

那么，实现办公自动化对现代企业运作和管理有什么影响呢？ 首先我们应当知道何谓“办公自动化”。办公自动化（Office

Automation ）简称OA ，据“百度百科”描述“办公自动化是将现代化办公和计算机网络功能结合起来的一种新型的办公方式。”办公自动化没有统一的定义，凡是在传统的办公室中采用各种新技术、新机器、新设备从事办公业务，都属于办公自动化的领域。随着数字化技术的发展，计算机、通信、办公自动化工具进一步走向融合，计算机已经成为办公自动化最基本的工具，一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术都以计算机为中心。所以要讨论办公自动化对现代企业运作和管理的影响基本可以从计算机的应用对企业运作管理的影响

开始着眼，并且“一叶知秋”，也能大概了解办公自动化对企业管理的影响。

这门课程大致讲述了计算机在办公应用中的五个方面，第一，计算机操作系统的了解；第二，Microsoft office软件高级应用；第三，其他常用办公软件和程序的应用；第四，网上办公；第五，计算机的安全和维护。而其中侧重于Microsoft office软件的应用，这也是为什么一开始让我误认为这门课程与《计算机应用基础》大同小异的原因。

如果我们把计算机当做办公自动化的主机，那么在计算机办公中扮演重要角色的Microsoft office软件应当就可以算作是办公自动化的CPU 了。

Microsoft office软件主要包括Word 、Excel 、PowerPoint 这三个软件。这三个软件的应用对企业的生产、管理、财务都有极大的帮助。企业可以利用Office Word来编辑各种文档，像制作产品说明书、拟定工作计划、商业合同、策划书等；利用Office Excel来建立各种表格，如建立和管理客户、员工的档案，制作公司的损益表和销售表，建立和管理员工的工资表等；利用Office PowerPoint来制作各种幻灯片，像制作年终总结报告、竞标演说等。通过Microsoft office软件编辑的各种文件还可以通过打印机等设备输出，方便企业对文件、信息的管理和使用。

一台计算机只是一个个体，很多台计算机只能是很多个个体，计算机网络的出现，使在这条网络中的所有计算机变成了一个相互联系的整体。计算机网络可以在企业之间，企业的各部门之间，企业与市

场之间架起一座“桥梁”。在企业之间有利于加强交流与合作；在企业内部有利于优化的管理组织结构，调整管理体制，增加协同办公能力，强化决策的一致性；在企业与市场之间有利于信息的有效收集，利于企业做出正确的决策。计算机网络对现代企业的发展起着重要的作用，可以说，一个能充分利用计算机网络的企业，才能获得长足的发展，一个不善于利用网络的企业必定会被淘汰。

除了Microsoft office软件和计算机网络之外，其他如计算机安全与维护、其他办公软件和程序的应用对现代企业的运作和管理也有很大的作用，计算机的安全与维护是办公自动化过程的技术保障，而其他办公软件如Outlook 、WinRAR 、ACDSee 、Windows Media Player等软件的应用，对办公自动化有极其重要的辅助作用。

计算机作为办公自动化最基本的工具，是一系列的现代化的办公设备和先进的通信技术的中心，如果没有计算机，那么现代企业的运作和管理会变成什么样子呢？

通常在办公室的业务，主要是进行大量文件的处理，起草文件、通知、各种业务文本，接受外来文件存档，查询本部门文件和外来文件，产生文件复件等等。如果没有计算机，那么这些工作基本都是由人工来完成，这样不仅工作效率不高，耗费大量的人力物力，而且工作的准确度也会降低，管理起来也有很大的难度。这时候出现了计算机，采用计算机文字处理技术可以生产各种文档，计算机可以存储各种文档，采用其它先进设备，如复印机、传真机等可以复制、传递文档，或者采用计算机网络技术传递文档。这其实都是办公室自动化的

基本特征。计算机的在办公领域的应用，使得企业办公效率大大提升，动用的人力也大大减少，原本需要十几个人完成的工作也许一个能熟练使用计算机技术的人就能完成的很好，最重要的还是为企业节约了办公成本，这都可以影响到企业输出的产品的成本降低，对人们生活水平的提高也有很大的影响。

办公自动化利用先进的技术，使人的各种办公活动逐步由各种设备、各种人机信息系统来协助完成，就像上文中提到的计算机和复印机、传真机和计算机网络的协助一样，达到充分利用信息、提高工作效率和工作质量、提高生产效率、降低生产成本的目的。

办公室除了是处理各种文件的场所外，还是各行业工作的领导进行决策的场所。领导机关做出决策，发布指示，除了文档上的往来之外，更深层的工作，实际上是信息的收集、存储、检索、处理、分析，从而做出决策，并将决策作为信息传向下级机构或合作单位，或业务关联单位。如果没有计算机和计算机网络技术，信息的收集的可谓是一项很困难的工作，企业可能需要一大批的信息收集员整天在全国各地奔波收集各种市场信息，信息的更新周期也会很长。消费市场是一个变幻莫测的市场，也许信息刚刚传送到领导手里，市场就已经发生了变化，这时候领导作出的决策可能就不能适应市场的需要，甚至是背离市场的需要的。另外信息的存储、检索、处理又是文件处理的范畴了，这又会出现上文描述的情况。计算机和计算机网络技术的出现，为企业获得正确的适时的信息，为领导者作出准确的决策，为企业执行这些决策提供了很大的便利。它可以优化现有的管理组织结构，调

整管理体制，在提高效率的基础上，增加协同办公能力，强化决策的一致性，最后实现提高决策效能的目的。

可以这样说，没有计算机，就没有办公自动化；没有办公自动化，就没有现代企业；没有现代企业，就没有现在我们丰富多彩的日常生活。办公自动化自提出到现在已有了20多年的发展历史。这20多年来，不论是生产领域还是生活领域，都因为计算机的广泛应用而发生了翻天覆地的变化。

在生产领域，办公自动化主要为现代企业运作和管理实现了七个功能，(一) 建立内部的通信平台；(二) 建立信息发布的平台；(三) 实现工作流程的自动化；（四）实现文档管理的自动化；（五）辅助办公；（六）信息集成；（七）实现分布式办公。这七个功能基本就是办公自动化对现代企业运作和管理的影响的概括。 我们为什么要学习“办公自动化”？由于办公自动化技术的不断发展，办公自动化新产品的不断出现，办公自动化的内涵也不断地丰富和发展。越来越多的人已经认识到学会使用计算机的重要性，迫切的希望掌握计算机的基础知识和操作技能，以适应现代社会发展的需要。 不仅是我们个人，这也是现代企业所需要的，办公自动化已成为企业现代化管理的必然趋势。相信不久的将来办公自动化可以更加广泛的应用，新一轮的变革即将到来。

曾献文2010010405 10级本会四班