如何做好房地产档案服务工作

如何做好房地产档案服务工作

□蒋庆杰

【摘　要】本文结合笔者多年从事档案工作经验，从丰富馆藏资源，加强档案管理及编研工作力度，提高综合素质，

变“坐等上门”为“主动出击”等方面进行分析，提出了做好房地产档案服务工作的想法和做法。

【关键词】房地产档案　服务工作

服务是档案工作的根本目的和永恒主题，也是档案工作的出发点和落脚点。管理好档案的目的，在于利用、在于为经济社会发展提供服务。只有把服务搞好了，档案的价值和作用才能体现出来，其社会影响力和社会地位才能不断扩大和提高，档案工作才能获得强大的原动力，档案事业科学发展的路子才能越走越宽广。我们常说，档案工作需要领导重视和社会支持，但重要的还是要靠我们自己的工作来吸引领导的重视，来引起社会各界对档案工作的关注，“有为才能有位”就是这个道理。一个地方档案服务工作的水平高低、质量好坏，直接反映着当地档案工作发展状况。一个单位同样也是如此。济宁鲁兴房地产开发有限公司的档案服务工作，长期以来坚持“条件有限，质量至上”和“大服务”的理念，遵循“经济效益、社会效益、环境效益”“三兼顾”，倡导“五个一样”的服务工作规范，即咨

询查档一样热情，生人熟人一样和气，干部群众一样尊重，忙时闲时一样耐心，来早来晚一样接待，耐心细致地接待查档人员。因此，在服务中赢得了尊重、获得了支持。

资料，追回103户居民的房屋差价款70多万元。这一切，都以丰富的馆藏为基础。

编制馆藏示意图，完善目录整理，加强档案数字化建设是提升服务效率的重要手段。要提高服务效率，有一个清晰、明了、细致的库房示意图十分重要。笔者曾经查过前三年的档案，当时由于库房示意图不够细致，查档有时得凭记忆，记不太清楚的时候，得在大概的位置找寻好几个地方，这样不仅费劲而且降低服务效率。后来，我们编制了馆藏档案示意图，并把编好的示意图贴在库房的门上和档案密集架上，这样以来，查档就方便多了。从而节省了查档服务时间，提高了服务效率。对于一些利用率较高的专门档案，整理目录要细化。如拆迁档案等，打印目录时要标示到被拆迁的每个人名。最好是能录入软件，这样查找起来要方便得多。因此，采用信息化手段，将各种纸质、照片、录像等传统介质的档案

一、丰富馆藏资源，加强档案管理及编研工作力度，是做好档案服务工作的前提

随着城市规划的发展，房地产档案的需求量越来越大，要提升查档服务能力，保证有档可查是最基本的条件。我单位近几年来，年查档量较以前有了大幅提升，其中最基本的原因就是馆藏档案的大幅增加。着力加强档案接收力度，目前，我单位陆续接收了30多个建设小区、组团及拆迁类、协议合同类档案等共计近10000卷册。利用这些进馆档案开展服务工作，产生了良好的效益。前几年，通过我们提供拆迁类档案资料服务，解决了一块近800平方米的地界纠纷，创利100多万元。2006年，利用档案

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交 流

信息转换为数字化档案信息，通过专门的软硬件设备搭建集快速检索、浏览、统计等功能于一体的数字化档案馆，成为做好服务工作的方案之一。

做好档案服务工作，还需要加大档案编研工作力度。从编研目的到编研效果，从编研选题到编辑整理，都要以中心工作为出发点，着眼于为现实服务。我们要紧跟时代发展的步伐，积极提供多方位、多层次的服务，满足不同利用者的需求。要针对出现千变万化的多种情况，调整工作方法，做到编研工作始终为中心工作服务。几年来，我单位利用档案适时编写专题资料，如《济宁鲁兴房地产开发有限公司大事记》，真实记录了公司各个阶段的发展过程，从侧面反映了我市房地产业的发展历程，对日常工作的开展具有积极的指导作用。

自己“打一仗进一步”。

二是要加强工作作风建设。发展档案事业，关键在人。要适应新时期房地产档案工作，就必须培养和打造一支政治素质高、工作作风好的房地产档案干部队伍。不断引导房地产档案干部职工树立爱岗敬业、甘于奉献的精神。围绕加强我市软环境建设，推进服务型机关建设，我单位开展了创建一流的队伍、培养一流的作风、创造一流的业绩主题活动，深化“规范服务零投诉”活动，从而强化了服务意识、提高了服务质量和工作效率。

三是要加强房地产档案队伍业务建设。根据房地产档案事业发展的新趋势新要求，我们组织开展了业务培训和继续教育，增强了责任感、紧迫感，提高了政治、业务和依法管理的水平。建立一支开拓进取、专业性强、综合素质高的档案队伍，对于提升档案服务水平十分重要。

面”的服务，档案人员从建章立制入手，手把手传授其业务技能，帮助他们尽快熟悉档案的规律和特点。通过全程监督和跟踪服务，小区的档案管理日趋规范。我们真正做到了小区建设到哪里，档案工作就服务到哪里，确保档案资料应建尽建、准确完整。最近，上级业务部门的领导到施工现场检查档案工作时，现场一位档案工作人员对上级领导开玩笑地说：“把一张图纸叠起来看似简单，可是以前我们都不会，还是鲁兴公司档案部门的同志手把手教会的，现在您看我们这些图纸叠得都很规范吧”。一句话，道出了我们档案人的责任心和严谨细致的工作作风。这种变“坐等上门”为“主动出击”的服务，赢得了现场施工单位的一致好评和尊重，也体现出我们档案人的真诚和价值。

几年来，我单位的档案服务工作在贴近百姓、服务社会、提高服务质量上狠下功夫。坚持提供优质服务是原则，让群众满意是宗旨。对直接到我单位查档者，我们一律奉行“五个一”的优质服务，做到“一张笑脸相迎，一把椅子让座，一杯清茶暖心，一腔热忱办事，一句好话送行”。用优质的服务赢得了广大群众的认可，并获得了领导的信任和支持，为档案查阅室添置了桌椅、饮水机、复印机等设备。我们除提供直接到我单位查档服务外，还可以通过来电、来函、传真等方式进行委托查档服务，并承诺在受理之后的5个工作日内给予答复。实践证明，只要热爱本职工作，房地产档案服务工作一定能够再上新台阶。

作者单位：山东省济宁鲁兴房地产开　　　　　发有限公司

二、 提高综合素质，提升服务水平

一是要勤奋学习。学习是立身之本、成功之道。我们应勤于学习、不断学习、善于学习，努力克服“业务熟不用学”、“工作忙顾不得学”等错误认识和模糊观念，不断强化勤奋学习、持续学习、全员学习、终身学习的理念，努力提高学习的内在自觉性及能力。房地产档案人员要突出学习重点，学习内容要强调时代性，具有专业性。认真学习《档案法》、《城乡规划法》、《济宁市城市建设档案管理办法》等城建档案管理法律、法规，提高房地产档案人员素质，提升服务水平理念。既要学会读有字之书，善读有字之书，使境界更高，视野更宽，少走弯路，又要学会读无字之书，善于在实践中学习他人的经验，总结自己的得与失，切实使

三、变“坐等上门”为“主动出击”，做好跟踪服务

积极改变工作方式，提高档案服务的质量和效率，变“坐等上门”为“主动出击”。我单位与各施工单位建立了档案工作联系制度，积极开展档案服务工作进小区、进施工现场活动，以“归档齐全、管理规范、服务高效”为着力点。针对有些小区的档案人员新人多、业务不熟悉等特点，对他们进行在施工现场不定期地档案业务培训，以档案业务建设为核心，重点讲解归档范围、整理要求等基础业务，并对有关人员提出的问题进行解答，强化各参建单位人员的档案意识，提高了有关人员的档案业务素质。通过实行“点对点”、“面对