行政部文员工作职责
行政部文员工作职责
(一) 工作概要
根据行政部主管的指示,负责收集信息,整理各类文件资料,做好资料、书籍保管及文书打印工作,完成办公室日常事务工作。负责各类办公用品、劳动保护用品的日常采购。
(二) 岗位职责
(1) 负责传真收发与登记;
(2) 管理饮水,登记水票;
(3) 负责接待,登记、引见、接送来访宾客;
(4) 负责接转电话,做好电话记录;
(5) 负责公司书籍、电子文件、报刊的整理、收集、分类、编号、保管工作;
(6) 熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,掌握库存物品的使用情况;
(7) 负责办公用品、电脑耗材等物品的库存保管工作,熟悉各类物品的品种、性能、规格、物价,
各种用品、零配件分类清楚,排列整齐,存取方便,履行领用签字登记手续;
(8) 保管、登记和按规定发放公司办公文具与器材;
(9) 负责维护电脑、打印机、复印件、传真机等文印设备,保管保修卡、驱动程序等资料,发现
故障应及时通知维修人员或供货商,确保设备恢复正常使用;
(10) 负责监督打卡和汇总考勤;
(11) 负责文件、资料的打印、复印、登记、发放、装订,做到规范、准确、及时;
(12) 负责请假及加班申报单的保管、汇总、造表;
(13) 每月对公司物品、办公用品进行一次盘点,将盘存情况以书面形式上报;
(14) 完成领导交办的其他工作,做好其他部门的协助工作。
(15) 汇总各部门主管填制的《采购计划清单》,上报领导审批后及时进行采购;
(16) 严格执行财务报销制度,采购后及时办理结账手续,做到单据清、账款清、手续清;
(17) 坚持“货比三家”和“质优价廉”的原则,既保证质量又节省支出;
(18) 经常主动了解库存情况,及时做好各类物品的补缺,避免供应中断;
(19) 对于管理上急需的物品,即需即购,确保供应,但采购手续要完备;
(20) 完成领导交办的其他临时性工作;
(21) 认真做好采购记录,对计划表上采购不到的物资,要及时向需用部门、仓库保管员说明情况,
提出解决的办法;
(22) 严格执行货物严守入库制度,确保货物的品种、规格、质量、数量与采购要求相符,并与发
票内容相符;
(23) 广泛收集与办公司有关的各类产品信息(包括收集各类材料供应商、办公用品、电脑耗材厂
商价格表等),及时提供给有关的使用部门参考。
(三) 注意事项
(1) 要坚持原则,秉公办事,遵守纪律,严守公司机密;
(2) 在工作中要谦虚谨慎,勤奋踏实。
(3) 以公司利益为重,不利用职务之便谋取私利;
(4) 工作认真细致,要有为各部门服务、做好后勤保障的精神;
(5) 要熟悉商品市场,通过比较选择信誉好的供应商,建立良好的合作关系。