文件管制程序范本
深圳市XXX科技有限公司
文件编号：LT-QPM-01 页 数：5 版 本：A/0 编写单位：文 控
[如果受控章不是红色，那是无
受控章 效的副本，请参阅有效的版本]
1.0 目的
对质量管理体系有关的文件及资料进行管制,确保所有场所使用的文件具有统一性和有效性。 2.0 范围
适用于本公司所有与质量管理体系有关的文件及外来文件。 3.0 定义
3.1.一阶文件：质量手册。
3.2.二阶文件：部门之间运作所使用之各种执行程度。
3.3.三阶文件：作业标准、操作规范、检验规范、QC工程图、技术性图纸等。 3.4.四阶文件：记录表单。
3.5.管制文件：品质管理体系所包含之文件，如公司内一阶文件、二阶文件及三阶文件等。 3.6.非管制文件：文件只具有暂时性效用，不列入文控发行，由各作业单位自行分发处理。 3.7.外来文件：与产品品质无直接关系，但与品质管理体系相关之文件。如ISO9001：2008。 4.0 权责
4.1 文控：负责质量管理体系文件修改、发行、回收、保存及外来文件核对、发行、回收、保存，稽核各单位
所使用文件的有效性。
4.2 各相关单位：各种文件之保存与维护。 5.0 内容
5.1 文件编号原则
5.1.1 文件编号原则根据ISO9001质量管理体系对应的条款进行编号如： 一阶文件：质量手册（QAM）。
二阶文件：程序文件（QPM）。 三阶文件：作业指导书（SOP）、检验标准（SIP）、操作规范及管理制度（MOP）、研发部所有图纸、BOM表及
技术资料见《技术文件编码规则》。 四阶文件：表单（FM），生产记录、保养记录、检验记录、培训记录等。 5.1.2 文件编号：各类文件的制订、修订均需由文控按文件编号进行管理：
表示流水号
表示文件阶别
表示公司名称（英文字母
LT）
表示流水号 表示文件阶别 表示部门代码
表示公司名称（英文字母LT）
（三级文件编码图示）
流水号
月份 年份
客户代码（详见客户代码表）
（外来文件编码图示）
5.1.3 各部门文件代号：总经理（0）；管理者代表（1）；生产工程部（2）；资材部（3）；研发部（4）；生产
部（5）；品质部（6）；人力资源部（7）；财务部（8）；采购开发部（9）；市场部（10）。
5.2 『文件管制作业流程图』 (附件一) 5.3 文件的制作
5.3.1文件制作：文件制作、审核、核准按5.4办理。 5.5 文件发行
5.5.1经核准后的文件，由文控统一编号，影印数份后，并在文件每页加盖发行章和部门代码章，由收文部
门在「文件分发缴回记录表」上签名确认。
5.5.2 文件在修订日期后三天必须要发行，文控登记于『文件分发缴回记录表』（附件三）发至受文单位，
受文单位需于『文件分发缴回记录表』上签名。
5.6 文件保存、维护
5.6.1各部门的文件必须及时记录于[文件管制总览表]（附件四）上，并将此表放到文件夹的首页。 5.6.2文件保存部门在使用过程中，任何人不得在原文上修改文件原意的文字或符号。
5.6.3除文控有影印文件权利外，使用部门任何人员未经批准不得影印任何文件，更不能将文控发出的文件
带出公司外。
5.6.4现场使用的文件（如作业指导书、机器操作规范等）需放置作业场所并有效管理。 5.6.5部门文件表单保存期限按[品质记录一览表]执行。 5.7 文件（含表单）修订
5.7.1由申请修订部门填写[文件修订、废止申请表]（附件二）并由文件制订部门予以修改，经管理者代表
核准后交文控，由文控发至受文部门，并将旧版本的文件全部收回，记录于[文件分发缴回记录表]上。同时文控需将旧版文件原稿盖作废章并保存，各部门收回的旧版文件由文控统一销毁。 5.7.2 文件修订之版次：
5.7.2.1文件修订次数以A/1、A/2…为顺序更改，为避免文件版次修订太多，影响文件的适合性及真实性，
若版本经过6次修订后更改为B版，如（A/6变更为B/0）。同时在修订履历表上作记录。未修订之内页、附件仍保留原来的版次。
5.8 文件需求申请
5.8.1如文件有少页、损坏、遗失、模糊等情况，由需求单位填写『文件申请单』(附件五),依文件审核权责
区分表审核后交文控发行。
5.9文件回收、废止
5.9.1 文件发行时回收旧版文件, 原稿加盖‘作废’章并保存，各部门收回的旧版文件由文控统一销毁。 5.10 客户传真性文件，属技术性的转工程部发行，其它联络事宜则由文件接收部门知会相关单位。
6.0 相关文件：无 7.0 附件
1.『文件管制作业流程图』………………………………………(附件一) 2.『文件件修订/废止申请表』………………………………… (附件二)
3.『文件分发缴回记录表』………………………………………(附件三) 4.『文件管制总览表』……………………………………………(附件四) 5.『文件申请单』…………………………………………………(附件五) 8.0 记录之保存
1. 文件之保存依『记录控制程序』执行。