食品原料的采购与贮存管理

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[学习目标]

·了解餐饮采购人员、验收人员的配备；食品原料采购规格标准的内容及作用 ·熟悉采购和验收工作的程序；不同仓库的储存原则 ·掌握不同原料采购数量的确定方法和采购策略

餐饮原料是餐饮企业向就餐者提供餐饮食品的重要物质基础。无论饭店餐饮的经营风格如何，假如缺乏符合加工标准的食品原料，便不可能生产出预期质量的食品。在采购合乎要求的餐饮原料时，还要使采购原料的价格和相关费用的支出降为最低，使成本处于最合理的状态。

一部分原料采购入店后，需要存放在饭店的仓库内，许多餐饮企业由于对原料的贮存管理不力，引起食品原料变质腐烂，或被盗丢失，使企业的餐饮成本和费用增加。

第一节 食品原料采购管理

食品原料的采购工作是餐饮成本管理的首要环节。它直接影响到餐饮经营的全部活动，直接影响着餐饮成本的支出大小。

所谓食品原料采购是指根据餐饮生产的经营的需求，以合理的价格购取符合饭店或餐厅质量标准的食品原料。

食品原料采购管理是指餐厅为达到最佳经营效果和管理食品成本，对本餐厅所需的食品的质量标准、价格标准和采购数量标准进行的有效管理。

一、

食品采购员的素质与业务要求

食品采购员指饭店或餐厅中负责采购食品原料的工作人员，不论他是专职的还是兼职的食品原料采购员都应在食品采购管理中担负重要责任。 （一） 合格的食品采购员应具备的素质

食品原料采购的目的是为了销售，是为卖而买。因此，采购员所采购的食品原料应符合本企业销售的实际需要。

食品原料采购员应能够熟悉食品采购业务，熟悉各类食品的名称、规格、质量、产地和价格，要充分掌握食品的原料价格和供应渠道，善于进行市场调查和研究，关心各种原料的贮存情况。

负责食品原料的采购员还应具备良好的英语阅读能力，能够看懂进口食品原料如各种进口奶酪、香料和酒的说明书。

食品原料采购员必须严守财经纪律，遵守职业道德，不假公济私或营私舞弊。 （二） 采购员注意事项

任何采购活动力求简化，避免复杂的手续。然而，采购人员会经常面临两大问题：

第一， 考验。

第二，

购进食品原料的价格需能符合当时的市场价格。为了减少困难，促

进采购作业的效率，采购人员应当知道有些什么机构的资讯服务可供利用，下列几项可供参考：

（1） 未来趋势。

（2） （3） （4） （5） （6） 资料。

商品交易机构：这些机构可为餐饮业者提供有关货品特别资讯，诸餐饮行业的报纸杂志：这类报纸杂志都载有食品的资讯以及其现在全国性报纸杂志：通常都有商情报道、市场价格走向的评估等等。 政府公报：在餐饮方面，农业部内部的食品调查，有关食品的立法物价指数：这是政府定期或不定期发布的，对于餐饮业的成本评估、

如货品的产地、如何贮存、受欢迎的程度等等。 与未来的价目表，而且还有餐饮的新闻报道。

供销贸易刊物：这种杂志有的是周刊，有的是半月刊，但其内容涉

及大多数的货品，他们提供有价值的、现实的一般性资讯，并且提示货品供需的

采购的食品原料需能配合当时的市场需要，也就是说今天购进的食

品原料，需能在预期时间内销售出去。这是对采购人员的经验与知识积累的一大

报道等，均有参考价值。

营业走向均能有所帮助。尤其是一般的和特殊的物价资讯都是餐饮业不可忽视的

二、

食品采购管理部门的确定

确定食品采购管理部门是餐饮成本工作中非常重要的工作。然而，不同等级、不同规模、不同管理模式的饭店和餐厅，它们的采购管理部门的确定也各不相同。 （一） 食品采购工作由饭店餐饮部或餐厅管理

在饭店餐饮部或餐厅管理中，食品采购员往往是由饭店餐饮部门或餐厅任命和直接管理。这种由餐饮部门负责食品采购工作的方式有利于采购员、保管员和厨师之间的沟通。同时，餐饮部的工作人员比较熟悉食品原料及购买，同时还可以节省采购时间与采购费用。

（二） 食品采购工作由饭店餐饮部和财务部双重管理

某些饭店的食品采购员由餐饮部门选择，受财务部门管理。这种管理方法的优点是，财务部门负责食品采购工作更易于对本饭店餐饮成本的监督和管理，当然餐饮部选派的采购员要熟悉采购业务。 （三） 食品采购工作由饭店采购部管理

一些大型饭店的食品原料采购工作由饭店采购部统一采购和管理。他们认为采购部应对饭店的各种原材料采购工作负责，当然，也就必须对食品原料的采购工作负责。这样，饭店总经理和财务管理人员就可直接采购工作和管理食品成本。 （四） 连锁饭店和餐饮公司的集中采购管理

当前，一些旅游发达国家的连锁饭店和餐饮公司已出现了集中采购或合作采购方式。这种采购方式购进的食品原料既可以得到统一的监督，同时又可以获得优惠的价格。

三、

食品原料的质量与规格管理

所谓食品原料的质量是指食品的新鲜度、成熟度、纯度、质地、颜色等标准。而食品原料的规格是指原料的种类、等级、大小、重量、份额和包装等规定。 （一） 食品原料质量和规格标准的制定

要控制食品原料的质量与规格就必须首先制定出本企业所需要的食品原料质量和规格的标准，而且还要详细地列出各种食品原料的名称、质量与规格要求（见表5-1）。

表5-1 ××饭店采购规格书

食品原料的质量和规格往往根据某一饭店或餐厅的菜单需要拟定出具体标准。由于食品原料的品种与规格繁多，其市场上的种类形态（新鲜、罐装、脱水、冷冻）也有很大差别，因此，饭店或餐厅必须根据自己的经营范围和策略，制定适合本企业食品原料的采购规格（各种原材料规格）标准，以达到预期的使用要求和作为供应单位供货的依据。

（二） 制定食品原料采购标准应注意的问题

为了使制定符合市场供应的各种食品原料的质量和规格，满足生产需求，所以，餐厅管理人员在制定食品原料采购标准时，应详细注明食品原料的名称、质量与规格要求。如写明原料名称、产地、品种、类型、式样、等级、商标名称、份额大小、稠密度、比重、净重、含水量、包装物、容器、可食量、添加剂含量及成熟程度等标准，同时注明文字应简明。

四、

采购运作程序的制定

采购程序是采购工作的核心之一。实施采购首先应制定一个有效的工作程序，使从事采购的有关人员和管理人员都清楚应该怎样做、怎样沟通，以形成一个正常的工作流程，也使管理者利于履行职能，知道怎样去控制和管理。各饭店可根据自己的管理模式，制定符合本饭店的采购程序，但设计的目的和原理是相同的。图5-1为通常的餐饮原料采购程序。

按图5-1所示，餐饮部所需要的食品原料应向储藏仓库申领，申领应通过正式的申请手续——食品领料单，仓库根据申领手续发放，所有食品原料都必须经过这一手续获得。发放的食物原料既可以是仓库本身保管储藏的，也可以是当天经验收合格的新鲜食品原料。

表5-2 采购申请单

申购日期： 申购人： 要求交货日期：

餐饮部和仓库分别通过采购申请单（见表5-2）向采购部门提出订货要求。餐饮部的订货品种是除仓储之外的食品原料，通常为新鲜食品原料；而仓库订购的是各类需储存保管的食品原料，当库存量低于规定的数量时，就要提出申购，补足必要的库存量。当采购部门接到订货申请之后，通过正式的订购单（见表5-3）手续向供应单位订货，同时给验收部门一份订购单，以备收货时核对。订货后，供应单位或个体经营者如送货上门，则由验收部门验收合格后转送入库；如供应单位不提供送货服务，则由采购部门承运回来，交验收部门验收合格后入库。当验收部门收到厨房订购的新鲜食品原料时，应立即通知厨房通过申领手续及时领去。对于单据处理，应由验收部门将货物的供货单（见表5-4）验签之后，连同订购单交采购部，采购部再交财务部门审核，然后现供应单位支付货款。

表5-3 订购单

订购单编号： 订购日期： 付款条件：

订购单位： 收货地址：

部门负责人签名： 采购部主任审批签名：

表5-4 供货单

供货单位： 供货时间：

在整个运行程序中，应使各部门明确：各项工作均应以向生产部门及时提供适质、适价、适量的食品原料为惟一目标，各部门在提供食品原料时都负有各自的责任。管理者应严格按采购程序对采购过程进行督导和管理。

五、

食品原料的采购数量管理

（一） 影响食品原料采购数量的因素

食品原料的采购数量是食品采购管理的重要环节。由于食品原料采购数量会直接影响到食品成本的构成和数额，因此，餐厅和厨房的管理人员应根据饭店和餐厅的经营策略，制定出合理的采购数量。通常情况下，食品原料采购数量受以下因素的影响：

1、 菜肴的销售量

当餐厅的菜肴销售量增加时，食品原料的采购量也应相应增加。 2、 食品原料特点

各种食品原料都有各自的特点，且贮存期也各不相同，新鲜的水果和蔬菜等贮存期都很短。而各种粮食、香料等干货原料贮存期都比较长。冷冻保存的食品原料可贮存数天至数月。

3、 贮存条件

饭店或餐厅应按照各自的贮存空间大小及设施条件计划采购量。

4、 市场供应

根据货源情况决定各种食品原料的采购量，如供应旺季的食品原料的价格不仅会比淡季低，而且还易于购买。

5、 标准库存量

许多饭店都根据本餐厅种类食品原料的需求量制定出仓库的标准贮存量。 （二） 鲜活食品原料的采购数量 1、 鲜活食品原料的采购策略

许多饭店和餐厅对鲜活食品原料的采购策略是，当日购进新鲜的奶制品、蔬菜、水果及鲜活的水产品等原料并在当天使用，第二天再去购买新鲜的食品原料。这样，既可保证食品原料的新鲜度，同时又减少了原料的损耗。因此，鲜活食品原料的采购量较大，需要每日采购。采购方法是根据实际使用量采购，这就要求采购员每日检查库存的余量或根据厨房及仓库的订单采购。在对每日库存量进行检查时可采用实物清点与观察估计相结合的方法。对价值高的食品原料要清点实际存量，对价值低的食品原料只要估计大约数就可以。为了方便采购，采购员应将每日要采购的鲜活食品原料编制成采购单。采购单上要列出鲜活食品原料的名称、规格、需采购量等，有时，还必须加上供应商的报价，交于供应商。 2、 鲜活食品原料采购数量的计算方法

鲜活食品原料的采购量 = 当日鲜活食品原料需求量 - 鲜活食品原料现存量 3、 长期订购日常的鲜活食品原料策略

在鲜活食品原料中，有些鲜活食品原料本身价值并不很高，但它们的消耗量比较稳定，这些鲜活食品原料则没有必要每天填写采购单，可以采和长期订货法。饭店或餐厅可以把奶制品、鸡蛋、蔬菜、水果等日常大量使用的鲜活食品原料交与一家供应商，并与之签订合同，以固定市场价格，让其每天向饭店供应规定的鲜活食品原料。

（三） 干货及可冷冻贮存的原料采购策略 1、 干货及可冷冻贮存的原料采购策略

干货原料可较长时间贮存。它包括粮食、调味品和罐头食品等。可冷冻贮存的原料包括各种肉类、水产品类原料。目前，许多饭店为减少采购工作的成本，将干货原料采购量规定为一周或一个月的使用量；将可冷冻贮存的食品原料的采购量规定为数天或1至2周的使用量。干货原料可冷冻贮存的原料一次的采购数量和定期的采购时间均依据饭店的经营和采购策略而定。 2、 干货及可冷冻贮存的原料采购数量

通常情况下，许多饭店和餐厅对干货原料和可冷冻贮存的原料采用最低贮存量的采购法。所谓最低贮存量采购法是对各种食品原料分别制定出它们各自最低的储存量（采购点贮存量），再由采购员对达到或接近最低贮存量的食品原料进行采购的方法。使用这种方法就要求食品仓库管理员对每种食品原料都要建立库存卡。收发的食品原料必须随时登记在卡上，还要填上正确的数量、单位、单价和金额，并记录在电脑或簿册中。此外，食品仓库应有一套有效的食品原料检查制度，以便及时发现那现已经达到或接近最低储存量的原料，并发采购通知单和确定采购数量。

（1）

干货和可冷冻贮存的食品原料最低贮存量

通常情况下，餐厅对干货和可冷冻贮存的各种食品原料都有一定的标准贮存量。当某种食品原料经过一段时间领取后，它的数量降至需要采购的数量，但又能够维持至新的原料到来的时候，此时的数量，我们就称之为某种食品原料的最低贮存量。它的计算方法是：

食品原料最低贮存量 = 日需要量 × 发货天数 + 保险贮存量 （2）

干货和可冷冻贮存的食品原料采购数量

食品原料的采购数量是用餐厅对品种食品原料的标准存量减去当时的仓库贮存数量（最低贮存量），再加上食品原料从供应商处发送到餐厅期间所需的数量而计算出来的。它的具体的计算方法是：

原料采购量=标准贮存量 - 最低贮存量 + 日需要量×发货天数 （3）

干货和可冷冻贮存的食品原料标准贮存量

食品原料的标准贮存量也是餐厅对某种原料的最高储备量。它是用某一种食品原料的平均日需量及饭店或餐厅对这种食品原料的计划采购的间隔天数相乘后，加上一定的保险贮存量而得。

食品原料标准贮存量 = 日需要量 × 采购间隔天数 + 保险贮存量 （4）

保险贮存量

所谓保险贮存量是指餐厅为防止市场出现供货问题或采购运输问题而预留的食品原料数量。当然，餐厅对某种食品原料的保险贮存量的确定要充分考虑市场食品原料的供应情况和采购运输的方便程度等因素。

（5）

食品原料的日需要量

食品原料的日需要量通常指餐厅或厨房每天对某种食品原料实际需求的相对平均数。当然，日需要量也指食品原料在某一天实际需要量。

六、

采购价格管理

理想的采购价格是指在某一价格水平上能获得所购原料理想的使用价值，包括理想的质量以及理想的供货服务。也就是说，理想的价格和理想的产品、理想的服务、理想的设备等是密切相关的，而非片面为追求低价格而降低对产品、服务、设备等的要求。

价格比较是餐饮企业获取理想采购价格的基础和进行价格管理的重要途径。 （一） 价格比较的原则 1、 相对最低原则

通过价格比较，选择价格相对最低的供货者。因此，合理的价格一般是最低的价格。但是，最低价格并非绝对是理想的价格，而是相对于质量而言的。 2、 质量适度原则

饭店在进行价格比较时，应充分考虑原料质量，只有在质量保证的前提下选择最低价才是有意义的，否则低价劣质的原料会严重影响饭店的服务质量。 3、 供货商信誉原则

供货商的供货能力、供货价格、供货质量等，都是价格比较应该考虑的因素。饭店应努力选择信誉优良的供货商。 （二） 价格比较的程序 1、 设立最高限价

在通行按质论价的自由竞争条件下，某些原料的“优价”常使饭店无能力承受。因此，在进行价格比较时，应当设立一个最高限价，在此限价内按照价格比较原则进行价格比较。采购只有在这个限价之下进行，餐饮销售才能有利可图，否则成本太高。 2、 估计供方最低限价

在市场上，同类原料因等级、质量、产地等原因会有不同的报价。作为饭店采购人员，应广泛地进行市场调研，及时获取相关信息，了解影响供货商报价的因素，估算出供货商可能会接受的最低限价。 3、 确定支付价格

在供货商最低限价和饭店最高承受能力这个区间，结合质量等因素，确定饭店愿意支付的价格。

（三） 获取理想价格的手段和途径

在保证质量的前提下，获取理想价格的手段和途径主要有：

1、 充分利用企业形象资本

供货商总是愿意将自己的商品卖给一个口碑比较好的企业，借以提升自己的形象地位。因此，良好的形象有助于企业组建一个相对稳定的供货网络。

2、 集中批量订货

采用集中批量订货的方式，可以较低的批发价获得批量原料。但是，批量订货的原料一般应是一些不易变质的原料，否则会因储存成本的上升或原料受损变质等因素导致饭店经营成本的上升。

3、 注意信息的采集和分析，选择恰当的采购时机

为了有效控制食品原料的进货价格，饭店领导层及餐饮、财务部门的管理者应通过多种途径收集各种市场信息，掌握第一手资料，以便分析比较、发现问题、及时防范纠正。根据各类信息做出价格、供需等趋势估算、选择恰当的采购时机。

4、 建立长期的购销合同

饭店和供货商建立长期的购销合同，可以协议的形式将价格固定下来，并且长期合作也有利于获得价格上的优惠。

5、 减少中间商环节，直接进货

在采购过程中，饭店应尽量减少是间商环节，可能的话，最好是从生产者、制造商处直接采购，通过减少中间商环节来降低成本开支。

6、 选择恰当的支付方式

在流动资金允许的情况下，不妨采用现金结算的方法，使供货商及时收到货款，这对供应商来说十分重要，而饭店则可能因此获得优惠价格。

7、 与供货商进行谈判

通过富有技巧的讨价还价来压低供货商的报价。 8、 组建购买集团或采购中心

在采购某些不易变质的食品原料时，可以集团方式集中购买，然后再在内部实行分摊。这种方法适用于紧密型和松散型的饭店集团，也适用于一些饭店管理公司在同时接管多个饭店时使用。

9、 寻找合适的食品替代原料

在经营许可的范围内，饭店可寻找合适的食品替代原料来取代一些价格比较高的食品原料。

七、

建立监控系统

饭店应完善内部采购规范，建立严格的奖惩制度，实施部门之间的相互制约和必要的员监督机制，建立周密的食品原料采购程序。

（1）设专人专门保管各类凭证，包括供货商的交货通知单、发票、运单、各种费用单据、订购合同、请购单、订货单等。

（2）定期将采购凭证按日期装订成册并加上封面，按时归档。

（3）凡属质差、量差、价差等问题而提出全部或部分拒付货款的理由书，也应该附在有关凭证之后。

（4）凡向供货商提出异议的书面索赔书，也应由采购部门的经办人员妥善保管，以便进一步与供货商协商解决。

（5）未经使用的空白购进凭证，如收货单，也应由进货部门经办人员妥善保管，防止丢失，不得私自撕毁和处理。

例如，北京京伦饭店管理采购人员的方法：

北京京伦饭店建有一套完整的采购人员工作考核制度。为了加强采购管理，饭店财务部门专门制定了采购员工作考核制度，设立了采购人员考核表。把每位采购员所采购物资的名称、数量、价格、派工时间、完成时间等填在表内，每月汇总一次，由收货部门使用部门签署意见。采购员必须在规定时间完成任务，由收货部严把质量关，如果质量不合格就拒收；如果采购员没有在规定的时间内完成任务或经常引起使用部门的投诉，就要由饭店进行处理。除此之外，财务部每月还要根据饭店对采购员业务的要求进行一次考试，考试成绩作为评价采购工作的依据。实行这项考核制度，完善了饭店整个物资采购管理工作，收货与用货部门在表上直陈意见，使得采购和使用部门相互制约，直接督促了采购人员的工作。同时，饭店也加强了各种凭证的控制和管理。

第二节 食品原料验收管理

一、

建立合理的食品验收制度

一旦进货之后，就不能把不合格的货物再卖出去，因此餐饮管理人员应首先建立一套合理、完整的验收制度，保证整个验收工作在运作机制、管理体系上完善。 （一） 称职的验收人员的配备

（1）验收员必须聪明、诚实，对验收工作感兴趣，食品原料知识丰富。

（2）在招聘验收员时，企业的人事部门应负责遴选应聘人员，审查应聘人员的资历，然后会同财会部门和营业部门主管人员决定人员的录用。

（3）挑选验收员的最好方法是从库房、食品和饮料成本控制、财会人员和厨工中发现人才。这些人员有一定的食品知识和经验，而且往往愿意通过从事验收工作积累管理工作经验。

（4）收货时，验收员应该对订货单进行数量盘点和质量检验。由于这些工作极为重要，因此在许多国外的饭店、餐馆里，验收员的地位和工资级别与部门经理相同。

（5）企业应制定培训计划，对所有验收人员进行培训。在某些大型企业里，职工定期轮换工作，培训就显得更为重要。

（6）验收员必须懂得：未经经营管理人员同意，任何人无权改变采购规格。在工作中，验收员需和采购人员、食品生产部门经理、厨师、贮藏保管人员接触，虚心向他们学习，丰富自己的知识和经验。 （二） 实用的验收设备和器材

饭店一般设有验收处或验收办公室。它的位置一般在饭店的后门或边门，这样送货车开到饭店门口就可以看到验收处，以便于验收。此外，要有足够的空地便于卸货。为使验收工作更有效率，就要有适当的设备和工具。磅秤是验收部最重要的工具。验收部可配备重量等级不同的磅秤，各种磅秤都应定期校准，以保持称重的精确度。有一种可记录的磅秤，能将货的准确重量印在发票或收据上面，不仅可以节省人力，还可以减少手工记数的错漏。验收办公室还应有直尺、温度计、小起货钩、纸板箱切割工具、铁榔头、铁皮条切割工具等，以及有足够数量的公文柜。公文柜用以存放验收部的各种表格，如“验收单”、“验收日报表”等。还有一种特殊设计的验收架，一些水果如苹果等可放在上面，察看是否有腐烂或伤痕。若质量没有问题，架子上的水果可漏下来，再装入容器。 （三） 科学的验收程序和良好的验收习惯

食品原料验收程序规定了验收工作的职责和方法，使验收工作规范化。同时，按照程序进行验收，养成良好的习惯，是验收高效率的保证。 （四） 经常的监督检查

餐饮企业管理人员应不定期检查验收工作，复查货物的重量、数量和质量，并使验收员明白，经管人员非常关心和重视他们的工作。

二、 确定科学的验收操作程序

食吕原料验收程序主要围绕以下三个主要环节展开工作。即：（1）核对价格；（2）盘点数量；（3）检查质量。

食品原料验收的程序分为以下12个步骤： （一） 核对“订购单”

当供货单位送来食品原料时，验收员首先将供货单位的供货发票与事先拿到的“订购单”进行核对，送货发票上供货单位的名称与地址是否正确，避免错收货和接受本饭店未订购的货物。其次是核对送货发票上的价格。若发票上的价格高于“订购单”上的价格，验收员要询问送货员提价的原因，并将情况反映给采购部经理、成本控制员或厨师长，无论退货还是不予退货，都要有厨师长和成本控制员在“货物验收单”上签字，表示负责。若供货单位送货时的价格低于“订购单”上的价格，验收员应请厨师长检查食品原料的质量。若质量合格，厨师长应在“验收单”上签名，验收员可按此接受这批食品原料，若质量不合格，则应拒收。

（二） 检查食品原料质量

食品原料技师检验的依据是“食品原料采购规格标准”和“请购单”、“订购单”。因为在这些表中均有对所采购的食品原料质量要求的描述。一套完整的“采购规格表”应贴在墙上或较大的指示牌上，以便于到货时核对参考。若发现质量问题，如食品原料的腐烂、变色、气味怪异、袋装食品有效期过期、水果有明显伤痕等现象，验收员有权当即退货。 （三） 检验食品原料数量

验收员根据“订购单”对照送货单，通过点数、称重等方法，对所有到货的数量进行核对。检查核对数量应注意下列事项：

（1）若有外包装，先拆掉外包装再称重。

（2）对于密封的箱或其他容器的物品，应打开一只作抽样检查，查看里面的物品数量与重量是否与容器上标明的一致，然后再计算总箱数。但对高规格的食品原料仍需全部打开逐箱点数。

（3）对于未密封的箱装食品原料，仍应按箱仔细点数或称重。

（4）检查单位重量。除了称到货的重量之外，还应抽查单位重量，检查单位重量是否在验收规格规定的范围之内。 （四） 在送货发票上签名

所有送货都应有送货发票。送货员呈给验收员的送货发票有两联，送货员要求验收员在送货发票上签名，并将第二联退还给送货以示购货单位收到了货物。第一联交给餐厅财务部门作为付款凭证。发票上面应该有价格，验收员要检查发票上的价格，避免产生错误。 （五） 填写验收单

验收员确定所验收的这批食品原料的价格、质量、数量全部符合“订购单”或“食品原料采购规格书”后，可填写“验收单”。验收单一式四联：第一联验收处；第二联交仓库；第三联交成本控制室；第四联交财会部。 （六） 退货处理

若送来的食品原料不符合采购要求，应请示餐饮部经理或厨师长。若因生产需要决定不退货时，应由厨师长或有关决策人员在“验收单”上签名；若决定退货的话，应填写“退货单”，在退货单上填写所退货物名称、退货原因及其他内容，并要求送货员签名。“退货单”一式三联，一联留验收部，一联交送货员带回供货单位，一联交财会部。要及时通知供货单位，本饭店已退货，如果供货单位要求补发或重发，新送来的货物按常规处理。交货中如有腐烂食品原料，退货之后，应向采购部有关人员报告并处理，另外，要尽快找到可替代的食品原料。 （七） 盖“验收章”

验收员检查完食品原料的价格、数量、质量及办理完必要的退货之后，可在获准接受的食品原料的送货发票上盖“验收章”，并把盖了“验收章”的送货发票贴在“验收单”上，以便送往财会部。验收章内容有：饭店或餐饮企业的名称、验收员签名、验收日期、成本入账部门。

使用验收章有以下几种意义： （1） （2） （3） （4）

证实收到食品原料的日期； 验收员签名可明确收货、退货责任；

管理人员签名表明已知道收到订购的食品原料； 成本控制师核对发票上货品数量及金额的正确性。

（八） 在货物包装上注明发票的内容项目

注明在货物包装上的发票内容项目主要有： （1） （2）

收货日期。有助于判断存货流转方法是否有效。 购价。在存货时就不必再查寻验收日报表或发货票。

（九） 对所收的肉类和海产品加上存货标签

所有冷藏室的肉类和海产品原料，都必须系上“冷藏鱼类、肉类食品原料标签”。肉类标签有正、副两联（也可上下或左右两联），正联由验收员用绳子系在食品外包装或者直接系在食品原料上。副联与“验收单”一起交成本控制办公室。厨房领料时，连同标签一起发给厨房。若厨房没有整包、整箱领料，贮藏室应根据领用数量重新写标签，正联写领剩下的货物数，并用绳系在领剩下的冷藏食品上，副联写所领数量，并连同所领货物一起送到厨房。厨房领料之后，解下标签，加锁保管。原料用完之后将标签送食品会计师，核算当天鱼类、肉类食品成本。食品成本控制师核对由其保管的正标签和厨房送来的副标签，根据未使用的标签，盘点存货。发现存货短缺，应分析是否发生偷盗行为或者记错了数额。 （十） 将到货物品送到贮藏室、厨房

收到的食品原料一部分被直接送到厨房，称作“直拨原料”；另一部分被送到贮藏室，称作“入库原料”。出于质量和安全方面的原因，验收员应负责保证把货物送到贮存室。而由供应单位的送货员直接把货物送仓库放置的做法是不可取的。当送货员离去后，验收人员或本单位其他工作人员应把货物迅速搬到贮藏室。验收员把“验收单”中规定的一联交给贮藏室管理员，后者根据“验收单”再次验收，最后入库贮存。为了便于进行食品成本核算，验收员在发票上明显的地方逐项注明哪一项是直接送厨房的，哪一项是送仓库的；或者根据不同的送货地点，使用不同颜色的发票，以方便送货，并凭此编制“验收日报表”。 （十一）填写“验收日报表”和其他报表

食品原料验收完毕之后，大多数大型餐饮企业要求验收员完成一张列明所有收货项目的表格。这张表格通常以供货商分类以验收的顺序排列。表格之一是“验收日报表”。除了每种食品原料的价格栏止外，该表将成本分为三类：直拨、贮藏室和杂项。杂项指不是食品原料的项目，例如纸张和清洁用品等都不属于食品原料的成本。

（十二）呈送有关部门

将各种验收记录呈交给有关部门，并标明过期到达的货物。验收员在所有发票上盖章签字，并把发票贴在验收单上，然后将贴了发票的验收单送至管理员。管理员在发票上签字后送至成本控制师，由成本控制师核对发票数字的正确性。成本控制师检查完毕后，送交会计部，会计会将有关数字填进采购日志内。

当验收单还在验收员手上时，应该记直拨成本，因为直拨成本是在食品原料一收到时就计入成本的，后面讲到日销售成本计算时，就可看出每日直拨成本是来自验收单的。

由此我们不难看出建立验收程序的目的，是为了保证餐饮企业收到的货物是已订购的数量、已达到的质量和已报过的价格。不论是对大型餐饮企业来说还是对小型餐饮企业来讲，这些步骤都是最基本的，也是通用的。控制体系越完备，越需要更多的人力和设备，当然这样做也会增加成本。但是，即是小型的个人业主制的餐饮企业也必须采用基本的步骤以防止在验收过程中由于数量、质量和价格方面的问题而引起成本过高。

三、

有关验收表格

（一） 发货票

所有到货物品都应有发货票，发货票应一式两联，送货人将发货票交给验收员之后，要求验收员签名，验收员签名后将第二联交还送货人，证明餐厅已收到供货单位发出的货物。第一联交给财会部，由财会部付款。表5-5是一份发货票。

（二） 货物验收单

验收员应每天详细填写货物验收单（见表5-6），准确记录验收部收到哪些商品，并注明哪些商品没有发货票，供应单位因交货数量与发货票数量不符而贷记本企业哪些应收账款。有些验收员为了“节省时间”，在货物验收单上只记录供应单位名称和送货金额，这种做法是错误的。

验收员在货物验收单上填写供货单位名称、货品名称及规格、单位、数量、单价及合计金额与总计项目等内容之后，应在验收单上签名，明确责任。在大型饭

店里，验收单应一式三联。第一联送经理室，第二联留验收室，第三联送成本会计师。

（三） 冷藏鱼类、肉类食品原料标签

在验收时，验收员还应给肉类和海产品加上存货标签。 1、 使用存货标签的优点 （1） （2） （3） （4）

填写标签会促使验收员称鱼类、肉类食品原料的质量。

发料时，可将标签上的数额直接填到领料单上，便于计算食品成本。 标签编号有助于了解贮存的食品原料，防止偷盗。 在标签上填明各种有关数据，可简化存货控制程序。 2、 使用鱼类、肉类标签时，要遵循以下程序

（1）验收员应为每一箱肉、每一条鱼、每一只家禽（单独作一计量单位时）或一每箱鱼、肉、禽填写标签。

（2）标签应为内容相同的两张组成，其中的一张系在食品原料上，另一张送食品成本会计师（见表5-7）。

（3）厨房领用原料之后，解下标签，加锁保管。原料用完之后，将标签送交食品成本会计师，核算当天鱼类、肉类、禽类的成本。

（5）

需要说明的是，这种给冷藏鱼类、肉类、禽类食品原料挂上标签的方法已被许多饭店推广到许多较贵重食品原料的保管中去。 （四） 验收日报表

验收日报表有以下作用：

（1）分别计算食品成本和饮料成本，为编制有关财务报表提供资料。 （2）计算餐饮直接采购食品原料总额，以便计算每日食品成本。

（3）在大型企业里，应配有数名验收员和保管员，便于将收货验收的责任从验收员转至保管员。表5-8和表5-9为两份验收日报表，分别记录了“饮料验收”情况和“食品原料验收”情况。

食品成本会计师核对由其保管的另一张标签，根据未使用的标签，

盘点存货。如存货短缺，应分析是否发生偷盗或是否记错金额。