关于加强沟通管理的通知
11-13
关于加强工程问题沟通管理的通知
文件编号：SJ-GC-XZ-BM-001 工程部各位同仁:
为加强工程管理，建立通畅的沟通渠道，保证各方间需协调的工程问题能得到及时有效的处理，现明确如下工作要求：
1、项目管理人员为处理项目各类问题的主要人员，负责统一协调项目相关单位共同处理问题，并跟踪最终处理结果，做到及时销案；
2、问题提出人除在第一时间通过电话向应该提供相关服务（或支持）的单位或个人提出诉求外，应同时发送电子邮件或传真给对方。对方应及时响应，并以同样方式回复，注明处理方案及计划完成时间。
3、是否按第2条方式处理，由沟通各方视需要决定。
4、若某方做不到以书面形式沟通，而问题又未得到及时处理的，可以认为接收方实际并未收到其信息，相关责任由问题提出方承担，但接收方也不能因此而回避电话诉求，仍应积极安排处理，但可要求对方尽快补充提供书面文件。
5、工程部建立专用电子邮箱，电子邮箱名为 ，接收所有工程问题信息。处理问题的相关各方意见需同时抄送此邮箱，作为评判各方工作的依据。
6、施工期间与保修期间，实行同样的问题处理流程：即项目管理人员在接收到诉求信息后，判断问题属于分包施工、公司产品、外购产品哪类。属于分包施工问题的，可直接与分包沟通，如有必要可通过工程部经理（或工程处主管）协调；属于公司产品的，可直接与各分管部门沟通，如果必要可通过工程部行政处协调；属于外购产品的，可直接与供应商沟通，如果必要可通过工程部采购处协调。处理产品问题时需要分包配合的，分包应予配合，且应及时将处理结果报告项目管理人员。
7、协调处理不了的事项，可发送到工程部经理（或工程处主管）邮箱，申请支持。
8、本通知自即日起生效。
周晓明
2010年6月23日
抄送：公司各相关部门