预算控制与企业内部会计控制
中央财经大学学报2005年第11期
预算控制与企业内部会计控制
Budget Cont rol and Internal Accounting
Cont rol of Enterp rises
车培荣1 徐慧娟1 侯锐2
CH E Pei 2rong XU Hui 2juan HOU Rui
(11北京邮电大学 北京 100876 21中国电信集团公司 北京 100032)
[摘 要]预算控制是企业内部会计控制的重要方法之一, 我国企业在从粗放管理走向精细化管理的过程中, 也正在积极推广全面预算管理。在大量调查的基础上, 本文认为, 预算控制拓广了传统企业内部会计控制的范围, 为会计控制与管理控制的有机结合提供了一个桥梁, 、企业, 在一定情况下, 它又对上述内部控制目标产生消极作用。因此, , 提出了企业在实施预算控制时应注意的问题及应采取的一些措施Abstract :The budgeting of met hods for t he internal accounting cont rol. In addition , enterp t he total budget co nt rol when t hey t ransform f rom coarse to p management. Thus , t he paper first explains t he po sitive or negative effect s of t he budget rol on t he realization of t he objectives of t he internal accounting cont rol ; and t hen discusses what should enterp rises consider when t hey utilize t he inst rument of t he budget control.
[关键词]内部控制 内部会计控制 预算控制
K ey w ords :Internal control Internal accounting cont rol Budget control
[中图分类号]F27512 [文献标识码]A [文章编号]1000-1549(2005) 11-0077-04
我国企业的内部会计控制基础薄弱, 尤其在执行上问题更加严重。如何提高企业内部会计控制制度的可操作性和执行力度, 已成为财政部、企业界和学术界的一个热点和难点问题。为此, 财政部在以前的工作中, 直接以内部会计控制内容体系为依据发布了《内部会计控制规范———基本规范》及货币资金、采购与付款、销售与收款、工程项目、对外投资、担保等一些具体控制规范, 同时印发了固定资产、存货、筹资、成本费用等控制规范的征求意见稿。对控制方法问题, 《内部会计控制规范———基本规范》规定, 内部会计控制的主要方法包括:不相容职务相互分离控制、授权批准控制、会计系统控制、预算控制、财产保全控制、风险控制、内部报告控制、电子信息技术控制等。至今财政部尚未出台专门的内部控制方法规范, 只印发了关于预算控制规范的征求意见稿。无需质疑, 预算控制是企业内部会计控制的重要方法之一, 我国企业在从粗放管理走向精细化管理的过程中, 也正在积极推广全面预算管理。那么, 预算控制对实现企业的内部会计控制目标有何影响, 企业在运用预算控制手段的时候应注意哪些问题? 本文将首先对预算控制在企业内部控制中的地位进行阐述, 之后对上述两个问题进行详细的论述。
一、预算控制拓广了传统企业内部会计控制的范围, 为会计控制与管理控制的有机结合提供了一个桥梁, 有利于提高企业的综合内控水平
1972年, 美国准则委员会(ASB ) 在第一号(SAS No. 1) 公告中提出:内部控制包括内部会计控制和管理控制两个方面。内部会计控制由组织计划以及与保护资产和保证财务资料可靠性有关的程序和记
收稿日期:2005—8—11
) , 女, 北京邮电大学经济管理学院副教授; 徐慧娟(1965—) , 女, 北京邮电大学经济管理学院副教 作者简介:车培荣(1970—
) , 女, 高级会计师, 中国电信集团预算处处长。授, 硕士生导师; 侯锐(1970—
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中央财经大学学报2005年第11期录构成。内部管理控制包括的内容很广, 除了内部会计控制以外的其它控制, 都可以纳入内部管理控制的范围。《内部会计控制规范———基本规范》称:内部会计控制是指单位为了提高会计信息质量, 保护资产的安全、完整, 确保有关法律法规和规章制度的贯彻执行等而制定和实施的一系列控制方法、措施和程序。显然, 《内部会计控制规范———基本规范》继承了传统内部会计控制的定义。但在管理及审计实务中, 会计控制和管理控制往往不可识别, 二者往往交叉在一起, 难以严格界定。在现阶段, 应坚持以会计控制为主, 同时兼顾与会计相关的其他控制。国际上, 内部控制中会计控制也有与管理控制不断融合的趋势, 特别是COSO 报告的提出, 更加速了这种融合。
预算管理是按照公司制定的发展战略目标, 以金额、数量、其他价值形式或几种形式的综合形式反映单位未来(通常一年) 业务的详细计划。从某种意义上讲, 预算控制更象是一种管理控制, 是在年度经济业务开始之前根据预期的结果对全年经济业务的授权批准控制, 这种授权是管理部门的职责, 它直接与管理部门执行该组织的经营目标有关, 是对经济业务进行会计控制的起点。管理控制的融合提供了一个桥梁, 使二者相互依托、相互制约, 。
二、我国内部会计控制目标与COSO 我国内部会计控制的基本目标有:
●规范单位会计行为, ;
●堵塞漏洞、消除隐患, , 保护单位资产的安全、完整;
●COSO :
●财务报告的可靠性;
●经营的效果和效率;
●遵循适用的法律和法规
三、预算控制对COSO 报告中内部控制目标的影响
11预算控制对财务报告可靠性的影响
(1) 预算的沟通协调作用以及预算信息的流动有助于解决信息不对称, 保证会计信息真实可靠
预算是将企业的战略逻辑化、定量化、表格化。因此, 在预算的编制、审批、执行、控制、调整、考核、分析、监督等过程中, 企业各部门在纵向和横向都要进行有效的沟通和交流, 从而使得市场部门、生产部门等了解和考虑市场策略、生产过程对公司财务状况的影响; 同时, 使财务部门熟悉企业的市场、生产经营过程, 能够透过财务数据了解财务指标的业务驱动因素, 使得公司各个部门都站在企业的全局看问题。财务部门每月将实际发生的数据与预算进行比较, 通过对比财务和非财务主要预算数据, 进一步对经济业务的原始记录是否正确, 各项支出的统计、汇总、制作凭证、登记帐簿是否有误等进行细致的分析, 从而实现对最终财务数据的形成进行全程监控, 确保全部经济业务在财务报表上得到真实、准确的反映, 为实现会计资料的真实可靠提供帮助。
(2) 以预算为中心的“刚性”绩效考核体系有时会促使管理者操纵报表, 不利于会计信息的真实可靠实施全面预算管理的企业, 为了更好地保证预算目标的实现, 同时向下属传递要重视预算的信号, 一般会将预算考核指标纳入企业的综合绩效考核指标体系中。例如, 某公司在自己的预算管理流程中规定“公司预算确定后, 财务部负责计算财务效益指标目标值, 各业务考核主管部门计算确定其他绩效考核指标的目标值, 经总经理办公会审批后以正式文件下发。”但是, 一旦管理者无法实现预算目标时, 预算考核的导向作用会驱使管理者采用短期行为甚至不正当的会计处理方法来粉饰自己的财务报表。由此, 我们必须注意到:预算考核的强制性可能影响会计信息的可靠性。
21预算控制对经营活动合法合规性的监督
会计的监督控制职能是要确保企业的财务收支及其有关的经营管理活动的合法、合规性。因此, 在企业实务中, 企业各级人员必须经过适当的授权和批准才能执行有关经济业务, 对单位有关人员的业务活78
中央财经大学学报2005年第11期动, 必须明确业务处理权限和应承担的责任。遗憾的是, 在我们的调查中发现∶第一, 在很多单位, 授权者的授权依据严重不足, 授权者主观决定成分很大, 对经济业务发生的合理性、合法性、合规性缺乏定性乃至定量的审核基础。以工程项目为例, 很多单位缺乏对工程项目立项的合理性研究, 项目立项的可行性报告流于形式, 甚至没有项目可行性研究。不少企业工程项目的合同管理与付款管理也缺少规范化、程序化和定量的执行标准。第二, 在企业经济业务的整个授权过程中, 事权与财权的过渡分离影响了内控制度的有效性。以工程项目为例, 项目立项、项目招标、合同签订、付款等由不同的职能部门来完成。由于不同部门沟通不畅或管理执行人员观念的分歧等原因使得各职能部门在业务执行和会计核算这两大环节很难协调一致。事权与财权的决策者互相扯皮, 不仅影响了对企业经济业务活动的监控, 而且容易激发不同管理者之间的矛盾, 影响经营效益。
我们如何解决上述两个问题呢? 参见图1:
预算控制与企业内部会计控制
图1 预算控制与企业内部会计控制
前面已经讲过, 预算控制是在年度经济业务开始之前根据预期的结果对全年经济业务的授权批准控制, 是企业在这个经营期间的“宪法”, 预算执行主要解决经济业务该不该发生的问题, 是对经济业务发生合理性的审核, 对大多数企业来讲, 主要是对成本费用和资本性支出的合理性进行审批。而企业的其他内部会计控制方法, 则主要是解决合同和付款的审核。
同时, 事权的决策部门和财权的决策部门一定要以预算为纽带, 加强沟通与协作, 共同对经济业务发生的全过程进行控制。即, 在各项业务经济发生前或确定时, 相关业务部门负责人负责考虑是否在预算范围内, 财务人员也应参与预算的事前管理, 如涉及对外支付的合同应有财务部确认。在经济业务的发生过程中, 各业务部门填写付款申请单时应与预算进行比较, 各业务部门负责人负责控制实际支出在预算范围内。财务部门审批付款申请单时, 应与分配给该业务部门的预算进行比较, 防止超过预算的支出发生, 如有超过预算(包括超过分项预算) 的情况须由该业务部门上报预算管理委员会或其授权领导审批。经济业务发生后, 各业务部门及财务部定期对预算执行情况进行比较分析以及考核。通过上面的事前、事中、事后预算控制, 经济业务的执行部门与会计核算部门相互合作, 共同筑起企业内部控制的“法网”。
31预算控制对经营效果和效率的影响
预算目标与战略目标的一致, 有利于提高企业的经营效果。预算控制可使企业的战略目标、经营目标转化为各部门、各个岗位以至个人的具体行为目标, 作为各个预算受控单位的“刚性”约束条件, 预算有助于企业战略目标、经营目标的实现。但是, 在我们的调查中发现, 有如下因素影响了预算控制对经营目标的保证。
(1) 预算制定不可行, 造成实际经营时无法遵循
随着技术进步和市场环境变化的加剧, 企业内外部经营环境的不确定性越来越大, 对经营环境的预测也越来越难。我们对某省移动公司的调查表明, 由于煤炭产业的发展, 该省移动公司2004年6月移动用户的发展大大超出了年初的预测, 且差别巨大, 以致不得不重新增加资本开支预算, 增加固定资产投资, 提高该省通信网的容量, 满足用户的新增需求。
(2) “预算余宽”导致预算的沟通功能失效, 降低企业的经营效果
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中央财经大学学报2005年第11期所谓“预算余宽”, 是指责任中心在上报预算目标和编制预算时, 会有意利用它与预算管理部门间的信息不对称, 人为降低业务收入和利润预算, 放大成本费用预算, 给自己留下空间。“预算余宽”不仅存在于股东与经理人的博弈之中, 也存在于任何管理层级的上下之间, 一个带有“折扣”的低指标预算会严重影响企业资源的有效配备和企业绩效考核的公正, 同时破坏企业的诚信文化, 最终影响企业的经营效果。如何编制一个带有挑战性又被上下认同的预算对预算控制的有效性至关重要。
(3) 以预算为中心的业绩考核体系, 会导致管理者的短期行为, 影响企业的经营效果
在“刚性”的预算考核体系下, 管理者会在各种决策中选择对自己有力的行动, 这种行为可能在短期“提升”了管理者的预算考核业绩, 但这种短期行为与企业的长期经营效果相悖。例如, 在我们对一些电信公司进行的调查中, 我们发现, 一些地市级电信公司为了达到预算考核中市场占有率的考核指标, 竞相降价, 导致用户数直线上升, 致使公司为了满足用户对通信能力的需求而不得不大大提高固定资产投资, 最终导致收入增加而利润不增加, 即“增收不增利”。更严重的是价格战还会影响整个行业的健康发展。
我国多数企业正在致力于建立现代企业管理制度, , 企业正在力争从“人治”转向“法治”, 因此, 建立规则是头等大事。但是, 预算控制最终是对人的控制, , 尽。
41系统支持。预算应用程序运行环境的稳定性与数据的安全性务必得到保证。因此, , 需要对企业原有的财务信息系统进行改进。例如:
●要将每一个预算科目都植入到原有系统中, 同时要将预算科目细度与会计核算科目细度予以区分, 即预算更偏重于作为一种前馈控制, 其“颗粒”细度应比核算更具概括性;
●预算控制的审批流程应固化在系统中, 以保证控制的有效实施;
●系统应提供预算分析所需的数据及必要工具;
●系统应支持预算调整所要求的预算值的重新设定, 并只对特定的人开放权限预算控制要求将企业的内控机制嵌入到企业的信息系统中, 对企业信息系统的内部控制提出了更高的要求。
四、结论
总之, 企业的内部控制, 涵盖于企业的各种生产经营活动中, 企业内部会计控制的好坏, 对企业的经营影响至关重要。而目前, 政府和企业正在大力推进全面预算管理, 为企业加强内部控制提供了良机。希望企业在积极全面推进预算管理的过程中, 重视预算控制对企业内部控制目标在正反两方面的影响, 并注意预算控制与企业其他内部会计控制方法的有机结合, 充分利用其对保证财务报告的可靠性、企业经营活动的合法合规性及提高企业经营的效果和效率的积极作用, 同时, 克服它对上述内部控制目标可能产生的消极作用, 最大限度地控制各种内外风险, 实现企业的战略经营目标。
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(责任编辑:韩元)
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