公文管理制度
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Re 文件标题: XX公司公文管理办法
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Confidential 秘密等级: 绝密LevelⅠ( ) 机密 LevelⅡ( √ ) 秘密Level Ⅲ ( )
XX公司公文管理办法
(一) 总则
第一条
第二条
第三条
第四条 为加强公司管理,做好公司公文管理工作,使之规范化,特制定本办法。 公司公文是传达方针、发布指示、请示和答复问题,指导和商洽工作,报告情况、交流经验的重要工具,各级部门必须认真做好公文管理工作。 公文处理必须做到准确、及时、简便,公文由各级行政部门统一收发、分发、传递、用印、立卷、归档。 公文管理工作必须严格执行保密制度,确保公司机密。
(二) 公文主要种类
第五条 公司公文种类主要有;
1、 决定、决议:对重要事项或重大行动作出安排,用“决定”;经会议讨论通过并
要求贯彻的事项,用“决议”。
2、 通告;公布应当普遍遵守周知的事项,用“通告”。
3、 通知:发布规章制度,转发上级,同级和不相隶属部门的公文,批转下级部门
的公文,要求下级部门办理和需要周知或共同执行事项,用“通知”。
4、 通报:表彰先进、批评错误;传达重要情况,用“通报”。
5、 报告、请示:向上级部门汇报工作,反映情况,提出建议,用“报告”;向上级
请求指示、批准,用“请示”。
6、 批复:答复请示事项或对下级部署工作,用“批复”。
7、 会议纪要:传达会议议定事项和主要精神,要求与会单位共同遵守执行者,用
“会议纪要“。
8、 工作志;记录日、周、月工作情况(包括工作安排、工作进度、工作业绩、工
作设想与建议等)者,用“工作志”。
9、 工作计划:进行本年、季、月、周工作安排者,用“工作计划“。
(三) 公文格式
第六条 公文一般由标题、发文字号、签发人、秘密等级、紧密程度、主送机关、正文、
附件、印章、发文时间、抄送机关、附注等部分组成。
1、 公文标题,应当准确、简要地概括公文的主要内容,一般应标明发文机关和种
类,公文除批转规章制度外,一般不加名号。
2、 发文字号,包括公司代字、年号、顺序号,如几个部门联合发文只标明主办部
门发文字号。
3、 公文一律加盖印章,上报的公文,应注明签发人。
4、 秘密公文应分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”。
5、 紧急公文分别标明“特急”、“急”。
6、 一般只写一个主送部门,如需同时送其他部门,应用抄报形式。
7、 公文如有附件,应在正文之后注明附件名称和顺序。
8、 发文部门应写全称和规范化简称,几个部门联合发文,应将主办部门排列在前。
9、 会议通过的文件,应在标题下、正文之前注明会议各名称和通过日期。
10、 文字从左至右横向写,横排。
第七条 公文用纸一般用A4纸(包括国际标准大十六开),左侧装订。“通告”、“通知”
用纸大小,根据实际需要确定。
(四) 公文办理
第八条 公文处理一般包括登记、分发、批示、承办、催办、拟稿、审核、签发、缮印、
用印、传递、归档、销毁等程序。
第九条 凡办理的公文,各级行政部门应根据内容和性质传达总经理、副总经理、财务
总监、执行总经理、总经理助理或交有关部门办理,并提出办理时限。
第十条 已送总经理、副总经理、财务总监、执行总经理、总经理助理批示的公文,应
在两日内批办,紧急公文应在当日批办,过期不批办者自动生效,责任由批示
人承担,交有关业务部门办理的公文,各级行政部门应根据时限检查催办,防
止漏办和延误,凡过期延误或漏办者,部门负责人负担相应责任。
第十一条 草拟公文必须符合下列要求:
1、 要符合公司的规章制度及有关规定,如提出新的政策规定,应加以说明。
2、 情况要具体,观点要明确,内容要全面,表达要规范,条理要清楚,层次要分
明,文字要精练,书写要工整,标点要准确,篇幅要简短。
3、 人名、地名、数字、引文要准确,时间应写具体的年月日。
4、 公文中的数字,除发文字号、统计表、计划表、序号、百分比、专用术语和其
他必须用阿拉伯数字者外,一般用汉字书写,在同一公文中,数字的使用前后
一致。
第十二条 公司对外发出的公文由总经理签发,其他部门发出的公文,由部门负责人签发。 第十三条 各级领导人审批公文要认真负责,文件主批人应签属自已明确具体的意见、姓名
和时间。
第十四条 草拟和签批公文,应使用碳素墨水钢笔或签字笔。
第十五条 行文部门在将公文送领导人签发之前,应认真做好审核工作,审核的重点为:是
否需要行文,公文内容,文字表达,文种使用,格式等是否符合本办法的有关规定。然后上报总经理、主管副总经理、财务总监、执行总经理、总经理助理,签批后的公文由行政部门审核。
第十六条 秘密公文不得翻印、转发,传递秘密公文时,必须采取相应的保密措施,确保文
件安全。
(五) 公文立卷和销毁:
第十七条 公文办完后,应及时将公文定稿,正本和有关材料整理立卷。
第十八条 公文立卷应根据其特征,相互联系和依存价值分类整理,保证齐全完整,正确反
映部门主要情况便于保管、查找、利用。
第十九条 立卷的公文应按有关规定由各级行政部门保管,个人不得保存应存档的公文。 第二十条 没有存档价值和存查必要的公文经过鉴别并主管领导批准后,可定期销毁,销毁
秘密公文要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销。
(六) 附则:
第二十一条 本办法根据实际情况可制定规定,其修改、补充、解释权归公司行政部。 第二十二条 本办法从签发日起施行。
XX公司总经理: