结算员日常工作流程

结算员流程

一、结算员应先详细了解运单，运单是我们收款的原始凭据。

一般运单总共有五联：始发站联、寄件人联、财务联、目的站联、收件人联。

始发站联（收件单） 结算员结算原始凭据

目的站联（派件单）

服务站结算员需要注意：付款方式、重量金额、代收货款、贵重物品保价金额。

1、 付款方式：寄付现金、到付现金、寄付月结、到付月结、转第三方付款（即转香港付款，必须是香港月结客户）。 本站的收件单/月结将运单区分开； 本站的派件单/月结将运单区分开； 结算员是以上面有下划线监控业务员交款。 2、

此项应注意的是不符合公司标准价格的处理方法：大于或小于公司标准价格所产生的差额，我们统称差额。 大于公司标准价格，按照客户是否确认付款金额为准。

小于公司标准价格，将由收件业务员垫付差额，并对收件业务员开具罚单。

3、 代收货款：代收货款回收以签收日期为准四天内将货款金额存入公司指定货款账户，无签收的单据以收件日期为

准六天内将货款金额存入公司指定货款账户。

4、 贵重物品保价金额：结算员向业务员收取3元的物料费加贵重物品保价金额的1%收取费用，将费用与贵重物品

直接交予司机带往南操。

5、 协议签订：现结算员接触到与客户签订的协议有：代收货款协议和运费月结结算协议

 与客户签订月结协议需要提交月结申请表、运费月结结算协议、客户营业执照(副本)复印件盖有公章，没有签

订月结协议的客户，一律以现金结算；（注：协议必须有加盖月结客户公司印章）

 凡是要与我司有代收货款合作的客户，必须在走件前先签订好代收货款协议，没有签订却有代收货款的寄件

客户，如没有补签货款协议将不对其存款。由于客户原因造成代收货款未能及时返还，请做好解释工作。

二、收款

结算员通过对运单的了解，应该知道怎样去区分应收款项。

1、现金、代收货款收取：每天待业务员收派件回站后交件交单。仓管员将收件单（包括始发站联与财务联）根据走件票数核对好；将派件单和滞留件与当天到件核对好；确认相符后将单据交予电脑员。电脑员收好单后将收件委托单和派件签收单及时录入程序后,将月结单、现金单分好后交予结算员。结算员统计好应收现金、货款金额与业务员确定好，收到业务员应上交的款项后，在面单上加盖收讫章，在账簿上作登记，并让业务员确定签名（如业务员不愿签名则视为无交款）。除以上两项操作外，结算员还需要在E3系统将已收款单录入现金收款登记，并根据单据编号打印现金收款收据给业务员，双方都必须签字确认并分开保存，方便对账。

仓管员收单 电脑员分单结算员收款 站长

总部

结算员待将所有应收款在E3系统登记后，将现金款与货款分别存入公司指定存款账户。

 现金存款单应注明某日现金或者某月月结客户月结款的明细金额，将存款凭证“原件”寄往总公司资金管理部资

金稽核组收。为方便对账，结算员可复印留底，并每天登记核销表。

（存款单要素必须齐全，一定要有银行盖

章。）

 代收货款根据所存金额做《已收代收货款日结表》（附表），并复印所属货款复印单，连同存款凭证“原件”一齐

寄往总公司资金管理部资金稽核组收。并且BQQ发送一份《已收代收货款日结表》电子版给予资金稽核组相关负责人。

已收代收货款日结表

区名：广园站

负责人： 制表人： 资金稽核组收表人： 2、月结款收取

每月3号前将上月月结对帐单核对完毕，将无误的月结账单附签收回执给到客户，客户确认收到后将回执返回服务站。结算员要在每月的15号将月结回执寄往总公司资金管理部资金稽核组。

每月出总表后，分区营业总表与月结结算表月结总额必须相符。打印月结结算表，根据月结结算表数据收回月结款，月结款项收回后必须及时存入总公司指定账户。在规定时间业务员未收回的月结款，结算员应根据情况致电予客户催交款项。如业务员收款后未及时上交，见[2006]28号文件制度给予处罚。

三、对数

1、监控现金和货款

通过现金、派件货款监控保证及时了解当天服务站有多少现金、货款款项未回，及时查明原因，有问题必须上报站长并通知资金稽核组有关情况。（附2006年19号文件、2006年28号文件及结算员规范工作通知、关于区、站负责人加强本区域财务监管的通知）

代收货款监控：E3系统——统计报表——代收货款预报清单；

现金货款监控：E3系统——服务站财务管理——现金收款差异监控；

2、清退表

 总公司资金管理部资金稽核员每天根据各服务站寄过来的《已收代收货款日结表》，汇总清退给各收件站，并制作

《代收货款清退日结表》下发到各收件站，各收件站结算员必须及时核对，如发现有误需及时反馈给资金稽核员。

代收货款清退日结表

区名：佛山站 退款日期:2007年07月02日 单位：元

 结算员根据《代收货款清退日结表》与自己登记的收件代收货款表一一核对，规定时间内未退回的应及时通知资

金稽核组催收。并根据做《代收货款清退日结表》制作《服务站存款明细表》BQQ发予资金管理部结算组相关负责人，并将制作表格打印并确认签字寄往资金管理部结算组相关负责人留底，资金管理部结算组相关负责人根据结算员制作的《服务站存款明细表》存款后应将存款回执以BQQ发予各服务站结算员核对，结算员再将付款记录通知客户该货款已返还。

服务站存款明细表

站名：佛山站

日期：07-07-05 单位：元

制表人：结算员手签名

3、差额

公司按照规定每周一、周三、周五会出汇总差额。汇总差额是根据每天〈每日收、派货款差额〉汇总的。如下表：

每日收、派货款差额

区名：佛山站 单位：元

收表人： 制表人：唐XX 资金稽核组复核人：

已收货款金额：指服务站所制《已收代收货款日结表》合计数。

应派货款金额：指总公司资金管理部资金稽核组所制《代收货款清退日结表》合计数。 手续费金额： 指按照[2007]15号文件最新收取手续费标准向客户收取的货款手续费。 差额计算公式：差额=已收货款金额—（应派货款金额－手续费金额）

4、核销表

每月总公司总裁办钟意婷都会通知出总表日期。正常出总表时间如下：

每月的3号下午18：00为出上月第一次总表时间，8号下午18：00为出第二次总表时间。总部将在出第二次总表当天的19：00将总表锁定，锁定总表后不再做任何更改。

结算员与总公司结算一月一次（就是在每月出完总表后，根据总表的数据付给总公司现金款和月结款）。

出完总表后，各结算员将该月现金款项尾数存清，根据现金存款回单原件、月结存款回单原件、支票回执（有总公司加盖私章才有效）汇总制作核销表，分现金月结核销总表、现金核销表、月结明细核销表。（附表）

结算员完成制作核销表后,必须由站长审核确认签字后,及时将核销表寄往区部财务,区部财务再统一寄往总公司资金管理部资金稽核组收。待稽核组核对好数据后，与其确认好数据，制作《未回收款项情况表》，并要求站长签字.

应收账款客户明细表

服务站： 结算员：

未回收款项：（月结/现金） 款项月份：

至 月核销表为止

站长：

应收账款分类综合表

服务站：

至 月核销表为止

站长：

结算员：

关于规范结算员工作的通知

广东省内各区及下属服务站：

为了更好的管理现金定额存款、货款清退及对现金月结核销的审查，即日起，有关事项按以下规定实行： 一、现金要在三天内存入公司指定存款账号，结算员做好序时登记，现金收款登记，必须及时将存款单、进账单（备注明细）寄往总公司资金稽核组。并在每周一与资金稽核组核对一星期下来所存的存款数与未存数。

二、货款清退，以客户签收日期为准，四天内及时清退完；未入签收的，以收件日期为准，五天内及时清退完。 三、存款单出现丢失现象,由于操作原因出错,请财务写有关证明并让站长和区经理签字寄往总公司进行审核,如无附证明不再做核销。

四、各站电脑员请做好派件及时核对,如造成跟踪现金时数据不准确的，发生异议，由服务站自行承担责任.

五、结算员清退货款时，必须把《代收货款日结表》、代收货款运单（复印单）、货款存款凭证寄往总公司，缺一不可。并将做好的《代收货款日结表》BQ发送一份给资金稽核组相关负责人。

七、货款退重或在货款日结表上没有备注造成退错货款，手续费由责任人自行承担。

八、月结款在规定时间内未收回（申请缓期60-45天，未申请30天）扣5-10分,并按月结款金额的10%处罚。

九、每月《核销表》必须在12号前寄往总公司。并附表未收回月结款明细及原因。（注：必须要有站长、业务员审核无误后确认签名）

十、回执待客户签收在20号前寄往总公司，回执单不可自签、自制，同时上报本月月结户总数。

十一、结算员每天必须注意查收并回复BQQ消息。如有休息超过一天应做好通知，并将未处理工作交代好。 十二、每日货款清退专用胶袋，无论有无货款清退都随同中转袋中转。

十三、各资金管理部结算组结算员应在收到差额汇总表的次日12：00点前存入公司指定帐户。

以上规定如执行有困难，请及时反馈“特殊”原因到资金稽核组。如：现金存款不及时、货款清退不及时、代收货款日结表不能打印、存款单或运单不能复印等临时出现“特殊”原因。如果没有收到通知视为结算员有意工作不规范，资金稽核组有权直接开具罚单，对结算员处于每项3-5分的罚款。

特此通知

关于区、站负责人加强本区域财务监管的通知

广东省内各区及下属服务站：

财务中心最近到各区站财务检查收集的情况来看，大部分服务站的财务工作很不规范，公司的相关财务制度没有得到有效地贯彻落实，部分区、站负责人未能在日常工作中对所属区域的财务进行必要的监管。为杜绝类似的情况在此后的工作中出现，现通知以下： 一、 现金日记账的登记

2006年10月公司下发的《关于加强营业款管理的通知》规定，所有区、站结算员必须建立手工《现金日记账》，按天对收取的营业款进行序时登记，且每笔必须有当事业务员签名，站长必须每天核实款项的收、存、结余情况，并每天签字确认，否则每发现一次扣2-5分；站长必须按规定于每月最后一天监督结算员进行现金盘点，并编制库存现金盘点表，签名后报送区部财务，不按规定执行的，每次扣5分；区部经理、区财务必须定期落实服务站站长、结算员执行情况。

二、 现金月结核销表的确认

每月初，结算员编好核销表后，必须要有各站长签名确认后再上报到财务中心，以免结算员对未收月结客户资料虚报。此项以前没有明确要求，从本次做6月份核销表开始实施。 三、 月结款的收取

每月3号结算员与电脑员负责将月结账单与运单核对，确认无误后，确定分区营业总表月结总额=月结结算表总表=对账款明细，并在7号前将月结账单下发到每个客户。结算员根据月结结算表月结款项向业务员收取月结款，并登记账本注明月结所属月份、月结客户、月结账号、月结金额，且每笔必须有当事业务员签名，站长必须每天核实款项的收、存、结余情况，并每天签字确认，否则每发现一次扣2-5分；区部经理、区财务必须定期落实服务站站长、结算员执行情况。

本通知下发以后仍有站点不按要求办理的，财务中心将按规定处理，造成损失的，区、站负责人必须承担连带责任。

特此通知