高校采购存在的问题与采购流程优化研究
2011年第5期
总第117期ISSN1672-1438CN11-4994/T
高校采购存在的问题与采购流程优化研究
伍劲宇
华南农业大学 广东广州 510642
摘 要：基于应用ASME分析方法对当前高校采购存在问题的分析，并应用BPR核心思想与电子化采购手段对高校采购流程进行优化，最后阐述了优化后的采购流程的优点，并提出实际应用中应注意的问题。关键词：高校采购；ASME分析方法；电子化采购；采购效率
采购工作是一项政策性强、专业程度高、牵涉面广的系统工程,不仅影响着招标投标当事人的合法权益，也关系到高校的党风廉政建设。近年来随着教育体制的转变和办学规模的不断扩大，高校的政府采购管理工作也呈现出一些新的特点、面临着一些新的挑战：高校政府采购的经济性、时效性、合理性如何得到保证；如何针对当前的形势特征，创新管理体系、优化管理方法和提高管理效率等，已成为一项比较重要和紧迫的课题。
表1 采购流程的ASME分析表
序号12345678
活动
学院季度与年度采购计划表的编写将计划表递交学院盖章将计划表递交设备处上报并存档师生提交需求信息并填写采购申请表
将申请表递交本项目经费卡负责人签字
将申请表递交学院领导盖章将申请表递交设备处根据采购计划进行审批并存档将申请表递交采购科
采购人员接到申请表后选择几个合适的供应商进行报价，协商价格条款、交期、运输方式、品质要求、包装等
签写网上采购合同
将采购合同交由甲乙双方签字盖章将一份合同转交供货商，其余采购科保管
供货商拿到合同后应确认并按期交货
督促并等待供应商交货货到后进行验收货物品质与数量签写验收单与验收报告将验收结果送采购科若采购无误通知供应商开发票师生收到发票后到设备管理科报固定资产并审核
师生根据发票和固定资产凭证去财务处报账
审核无误后财务处付款给供应商采购科将采购合同验收单等资料交采管办审核和归档对供应商进行评价并记录
根据仪器使用情况反馈信息给供应商
根据供应商服务和仪器质量等调整采购方案
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不增检
输
耽
存
操作者各学院各学院√各学院
师生经费卡负责人各学院√采管办
采管办
1 应用ASME方法分析当前高校采购存在的问题
ASME是美国机械工程师学会(American Society of Mechanical Engineers)的缩写，ASME方法的最大优点是可以清晰地表达流程中各个活动是否增值活动及所在环节。ASME方法采用表格的方式记录了活动使用时间、操作对整个流程中的贡献，包括增值活动、非增值活动、检查、输送、耽搁和存储等项。其中检查是指对数量和质量的检查；输送代表人员、物料、文件及信息的移动；耽搁代表在相继的操作之间暂时的存放、耽搁或停滞；存贮代表受控存贮，如文件归档，这类存储不属于耽搁。下面我们采用ASME方法对我校采购总体流程进行分析，找出采购流程中存在等待、反复和障碍的环节，从而以利于对其实行改造和优化。我们借鉴ASME方法思想对采购总体流程做一个分析(见表1)：
9√√采购科
[***********][1**********]425
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采购科采管办采管办供货商采购科采购科√验收者√采购科
采购科设备管理科
√财务处
财务处√采管办
采购科采购科采购科
表1总结了采购流程中各个环节的ASME特性。时间主要浪费在最佳供应商的选择、部门之间的信息传递、对文件的审核、反复地检查以及各种非增值活动中；在增值活动中，大部分活动都是串行执行，耽误
收稿日期：2010-11-19
作者简介：伍劲宇，硕士，行政干部。
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CN11-4994/T
了大量时间。使得高校在采购过程中存在着采购周期长，手续繁琐，效率不高，透明度不高，采购准确性及质量不够等问题。
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购需求、选择供应商、确定合适的价格、签署采购合同、跟踪交货过程、确保交货货物入库、付款等。用电子化采购来完成整个采购周期，不仅能很好地完成上述步骤，而且还更有效率、更方便、更规范。以下简述应用BPR思想和电子化采购手段优化后的采购流程(如图1所示)。
(1)提交采购需求信息。最终用户通过填写在线表格提出采购产品的请求，对于经常采购的商品(如协议供货类的)，可以建立一个特别的目录供用户选择，以方便最终用户提出采购申请。
(2)采购审批。根据预先规定的采购审批流程，采购申请被依次自动地传递给各个责任人请求批准。
(3)网上公布采购信息。通过审批的采购信息，将自动发送到相关网页并形成采购信息公告，邀请供应商网上议价。未通过的采购信息将需要最终用户更改后重新提交申请。
(4)供应商管理。从电子化角度对供应商的信息化程度、服务水平、业务能力、技术水平和发展前景等多方面进行综合评价。合适的供应商就有机会参加网上竞标。
(5)网上竞价。网上竞价是一场优胜劣汰的竞争。是在规定的时间，供应商们纷纷在电子化采购平台登录，将自己的每一次竞标价键入，等待着自己所投出价格的反馈情况。
(6)选择供应商。一旦采购申请被最终确认，采购人员不仅能从网上得到供应商的价格和数量信息，还可以通过与软件集成的电子化采购系统浏览技术图纸，这样就获得了进行采购决策所需的数量要求、价格要求和功能要求，并且可以在采购系统生成的供应商比较报告的辅助下进行决策。这种方法比从行业杂志、听推销员上门推销，电话联系供货商等方法快捷、高效、准确。
(7)合同签订。待供货商中标后，中标供货商便能从系统中自动生成合同，打印交甲乙双方签订，并实时查询采购状态。
(8)送货并跟踪订单。合同签订后供应商向采购方发货，并提出验收申请，采购人员可以通过合同编号追踪采购执行情况直至交货。
(9)验收。待货到以后，采购人员从系统打印验收表，并验收货物，核对相关信息和货物性能。
(10)资产管理与共享。验收无误后，用户登录系统对采购货物申报固定资产并领取凭证报账。此时大型仪器设备的相关信息已自动在校园网上共享。师生
2 应用BPR核心思想及电子化采购手段优化采购过程
通过ASME的诊断发现了当前高校中采购存在的问题，为了改造和优化采购过程，提高采购效率，保证高校采购事业的健康发展，在此引入BPR的核心思想与电子化采购手段对高校采购进行采购过程改造和优化。
BPR又称企业流程重建(Business Process Reengineering)，其基本思想是强调以过程为核心，打破原有的职能界限和任务划分，尽可能将跨越不同职能部门的不同专业人员完成的工作环节集合起来，合并成单一任务，由1个人或1个小组来完成。BPR思想在组织全过程，尤其在优化营运过程中得到广泛应
用。
图1 优化后的采购流程图
电子化采购是电子商务的一类应用，是实施电子商务的基本内容，是近年来发达国家和地区很热门的议题。其主要是为了适应贸易活动的需要，实现电子商务或电子数据交换，使贸易活动更便捷、更准确、更及时，在大大提高工作效率的同时，又显著地节省交易费用。所以，电子化采购被广泛使用。而一个典型采购周期包含以下几个步骤：提交、分析并确定采
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可根据情况申请使用仪器。
(11)电子支付。如果连接了银行系统，则可进行电子支付，完成电子化采购的全过程。
(12)采购评估。一次采购活动完成后要进行供应商评估，包括产品交期、产品质量、服务质量、信息共享等并反馈供应商，改进不足之处，为下次采购做准备。
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准确性满足用户需求；最后，采购流程的自动化和实时监控有效地提高了采购的管理效率。
(6)规范高校采购过程并提高监管力度。优化后的采购流程使物资采购业务操作程序化。采购业务操作必须按照软件规定的流程进行，否则无法通过，可以大大减少物资采购过程中的随意性。有利于规范采购行为和采购市场，建立一种比较良好的经济环境和社会环境；同时,其促使物资采购管理定量化、科学化，为监管机构提供了实时监控的平台，从而提高监管力度。
3 优化后采购体系的优势
(1)可使高校掌握采购主动权。高校根据自己的实际需求，通过网络公布采购的物品及其采购的要求，不仅减少了采购的盲目性，同时由于供应商之间价格和质量竞争，使高校获得质优价廉的商品，还可以通过网络随时和供应商进行沟通，及时获取售后服务。
(2)可使高校降低采购成本。网上采购扩大了供应商范围，从中选择报价和服务最优的供应商，突破传统采购供应商数量的局限性，实现本地化采购向全球化采购的转变，同时可以实现无纸化办公。
(3)可使高校提高采购的透明度。优化后的采购流程通过将采购信息在网站公开，采购流程公开，由计算机根据设定标准自动完成供应商的选择工作，有利于实现实时监控，提高了采购商品和采购价格的透明度。
(4)为采购人员准确验收提供条件。优化后的采购流程降低了采购人员由于繁琐的纸质程序和传统采购模式带来的巨大工作量，为采购人员进行验收提供了更多的时间和准确的资料条件，从而保证了采购的质量。
(5)可使高校提高采购效率。首先，高校利用互联网可快速获取信息和传递信息，节约了寻找所需物品的时间，缩短了采购周期；其次,优化后的采购流程实现了采购信息的数字化、电子化，提高了采购的
4 实施过程中应注意的问题
(1)物资采购的侧重点。物资采购的主要着眼点，应该定位在供应商的管理上。因此不仅要实现观念上的转变，更要在工作的内容和重点上进行调整。
(2)优化后采购的流程中电子采购网站的运行安全。鉴于物资采购工作的特殊性，电子化采购网站的设计建设不仅要从网络技术角度充分考虑安全问题，还要特别强调实行用户会员制度和对不同角色用户进行有限授权。对纷繁的供应商群体进行资格筛选审
查。
参考文献
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[4]陈连刚.电子商务企业管理与实训[M].北京：经济科学出版社，2008
Analysis of the problems in procurement of universities and purchasing process optimization
Wu Jingyu
South China agricultural university, Guangzhou, 510642, China
Abstract: Based on the application of the analytical method of ASME, the process of procurement in universities has been analyzed. Meanwhile it has been optimized by the application of the main idea of the BPR and the E-Procurement. At last the advantages of the optimized process of procurement in universities have been expounded, and some matters need attention in the process of application have been proposed.
Key words: the procurement of universities; the analytical method of ASME; the E-Procurement; the procurement efficiency
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