企业信息化失败问题浅析
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企业信息化失败问题浅析
■ 杨明智 贺超 中国矿业大学管理学院管理科学与工程系
中图分类号:F270
文献标识:A 文章编号:1006-7833(2008) 06-168-02
这些数据代表什么意义,经理们总是抱怨得不到想要的信息。究其原因要追溯到系统开发之初,需求分析不到位,一个重要的原因是用户们不能自如的表达他们的信息需求,他们并不是十分明确自己究竟需要什么样的信息,这些信息应该由哪些数据得来,这些数据又该从什么地方获得。系统分析人员往往得到的是模糊不清的描述和大量的书面文档,要从这些东西里面发现用户真正的需求,需要系统分析人员很高水平的努力。不少企业在上信息系统的时候过分贪“全”,什么东西都包括到系统中来,结果弱化了系统核心功能,既增加了开发工作量又给系统留下大量的“垃圾”数据,所以系统设计之初一定要明确系统核心功能,筛选要输入系统的数据。
(2)从哪里获得这些数据
弄清了系统需要哪些数据,下一步需要确定从哪里获得这些数据。企业中有些业务涉及多个部门,产生数据的流程重复、迂回,应该以谁的数据为准,混乱不清。比如某企业在计算产成品材料消耗的时候,是从总材料库取得当月材料领用情况的数据进行计算,但实际情况是下级部门在领料后并没有消耗完,而是存放在下级部门的二级库中,这些二级库之间信息没有共享,所以造成企业计算的材料消耗存在较大的偏差。再比如某些企业出于种种考虑设计了两套数据,一套供外部查询,另一套给内部人员“假作真时真亦假”,看,两套数据之间存在着千丝万缕的联系,
这给系统设计和数据输入带来了极大的困难。还有一些数据不容易获得,但对企业的经理层却非常重要,比如竞争对手和市场的情况,这些都来自企业外部,一般难以采集。如何获得这类信息是管理信息系统研究的一个热点,经理人信息系统(EIS ) 和企业战略信息系统(SIS ) 是目前比较好的解决方案[3]。
(3)数据输入是否及时、正确
信息具有时效性,一旦过期就失去了价值,所以数据的输入必须及时、准确。信息系统的优点就是能够快速的传递和共享数据,但是在某些企业中数据往往不能及时更新,原因有很多:首先是数据流程设计上的问题,某些企业的业务流程设计不合理,造成数据流程迂回、重复,中间环节太多造成数据输入延迟。不少管理人员还是习惯于先形成书面文档再进行数据录入,既浪费了纸张又延误了时间,必须增强员工对信息系统的依赖性,摒弃统的办公习惯,学会使用信息系统来处理日常工作。
3、信息生产能力差
信息系统中输入的原始数据必需经过加工处理才能成为有用“数的信息。正因为如此,我们可以把过去的40年更确切的描述为据时代”,而不是信息时代。各公司虽然能够收集到很多数据,但是这些数据很少被转化为信息。众多的高级经理人员常常将实时信息的缺乏视作理所当然,长期以来,他们一直生活在没有随手可得信息的日子里,以至于他们没有意识到自己失去了什么[2]。数据库中上千万条的关于库存、采购、人员的记录没有被分析,你也许会惊讶我们竟然守着如此丰富的数据资源却又那么缺乏信息。将数据转化为信息或进一步转化为知识,需(下接第170页)
摘 要 目前企业对信息系统的投资往往达不到预期的
回报,众多企业实施信息化都以失败告终。企业实施信息化是一个系统工程,它的失败有众多的原因。本文从信息获取的角度分析企业信息化失败的原因,并提出了一些建议。
关键字 企业信息化 管理信息系统 数据 信息
一、信息匮乏导致企业信息化失败
有这样一个故事,某个城市非常缺水,为了解决这个难题,市政府耗费巨资建造了四通八达的城市供水管道,结果却发现没有充足、清洁的水,最终大量的资金投入“打了水漂”,城市缺水的境况丝毫没有改变。这样的事情看似荒唐,却实实在在的发生从20世纪80年代管理信息系统(MIS ) 在我国企业信息化的过程中。
引入中国以来,企业对信息系统的投资迅速增加,然而经过20多年的尝试,真正实现信息化的企业寥寥无几,花费巨资建设的信息系统无法达到预期效果,有的勉强运转,有的废弃一旁。企业信息化失败的原因众多、十分复杂,本文认为将注意力过分集中在信息系统的构建而忽视了信息的重要性是造成企业对信息系统的投资无法得到预期回报的重要原因。
二、缺乏信息的原因 1、重技术而轻信息
信息技术的飞速发展使人们深受鼓舞,许多企业认为只要购买先进的信息技术就可以解决企业信息化的所有问题。公司的信息管理部门将注意力集中在计算机、软件及通讯网络上,频繁地软硬件升级给“信息系统”穿上了时髦而昂贵的外衣,但是这些先进的信息技术并没有带来预期的成功。美国咨询家Tom Peters认为,信息系统的成功,5%在于技术因素,95%在于心理因素,大多数的企业没有花费足够的精力来研究后者[1]。经常可见,相同的软件应用在不同的企业可能带来迥然不同的结果,其中当然有很多原因,但可以肯定地是并不是信息技术本身决定了企业信息化的成败。如果将信息系统看成一个生产系统,它的原材料是各种输入的数据,产品是系统输出的信息,那么企业信息化出现的问题就可以看作是产品问题:一方面产品的种类不够丰富,不能满足用户多种需求;另一方面产品质量低,达不到用户使用的标准。目前信息技术已经很先进,国内外有众多成熟的软件,问题主要在于如何使用这些技术。
2、数据供应质量低
信息化成功的企业有这样的经验:“三分技术、七分管理、十二分数据”。这足以显示数据在信息系统中的重要性。现实中经常出现的情况是:系统中存储着大量过时的、无用的、错误的数据,用户无法从中得到想要的数据。这个问题必须从系统的输入谈起。
(1)什么数据应该输入系统?
想生产出优质的产品必须有合格的原材料,信息系统就是将输入的数据进行加工然后按一定的条件输出给用户,数据供应直接决定信息系统能够提供给用户什么样的信息。目前企业中普遍存在的现象是操作员每天输入大量原始数据,部门主管却不知道
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费管理,保证专款专用,提高经费使用效益。一个可考虑的做法是建立公务员培训经费项目管理制度。这个制度应包括立项审批制度、经费使用监管制度、效果评估制度等方面。立项审批制度应规定有关公务员的培训项目应当在上级主管部门的统一管理下进行,若各部门要举办培训,必须要填写申报表,并向上级主管部门分析说明该培训的必要性,不符标准的,主管部门不给予经费支持;监管制度应贯穿于培训的整个过程中,以确保经费使用的正当性;效果评估制度则使上级主管部门了解该项培训的实际情况,从而为未来进行经费配给的决策提供参考。
(五)健全公务员培训的评估机制
公务员培训真正实现经常化、法制化,必须建立规范的考试考核制度。其主要制度应该有:(1)建立健全正常的考试制度。通过对公务员考试来考核其学习的效果,考试可以笔试与口试相结合。每次考试结束后,要认真评分,并由培训管理机构检查通过,才颁发相应的培训证书。(2)建立抽查抽考制度。抽查抽考的内容,包括学习记录、读书笔记、理论研讨以及必要的笔试等,抽查抽考的对象可以采取定向与随机相结合的方法确定。(3)建立公务员述学报告制度。把对公务员学习情况的考核作为一项重要内容纳入年度目标考核之中。(4)建立健全培训学习档案制度。学习档案根据公务员人事管理权限由有关人事部门负责管理。
当然,最重要的一条是公务员培训的考核结果应该与公务员的职务职级直接挂钩。公务员在一定任期(时间) 内通过各种培训等形式的学习达到所规定的要求,则具备下一任期(时间) 的任职资格。其中,成绩特别突出的可以作为职务职级晋升的重要依据。如达不到规定要求,则必须经过补课补考或下岗培训,直至达到要求为止。若仍有少数公务员经补考或下岗培训还达不到规定要求的则应降级或予以辞退。
参考文献:
[1]王乐夫. 行政管理学. 北京: 高等教育出版社.2000.
[2]吴湘玲. 谢标. 我国公务员培训现状、问题与对策. 行政与法.2006(1) . [3]俞可平.WTO 与中国政府能力建设. 新华文摘.2005(3) . [4]王伟. 关于创新公务员培训工作的思考. 发展.2008(3)
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(二)加强各层级公务员培训内容的整合
在我国公务员培训中有一个症结——高层听高层的课,低层听低层的课,缺乏整合。目前的公务员培训基本上都是按照培训对象在组织内的职务层次进行培训。这种方法在部分解决针对性问题的同时,却将决策者与执行者人为地分割开来,即决策者参与有关决策者的培训,执行者参与有关执行者的培训。在这种情况下,一方面,高层决策者在培训过程中受到很多启发,但一旦回到组织内部,要么随即陷入公务旋涡,没有时间把启发付诸行动,要么是发现自己的想法“曲高和寡”,同下级无法沟通,想法也无法贯彻;另一方面,中低层执行者在参加相关培训时在很多情况下都是在培训课堂上深受启发收获良多。但是在实际运做的过程中常常会由于领导不了解相关的背景而很难进行沟通,最终好的想法也就不了了之。
为了解决上述高层与中低层之间的尴尬,我们可以在培训中引入一种新的理念和方式,即高层决策者与中低层执行者双方共同研修相关课题。在同一个课堂听同一个专家讲课,决策者与执行者即刻沟通、分享灵感。也就是说决策者可以将灵感即刻与执行者分享,执行者也可以将建议即刻向决策者。
(三)积极创新培训方式方法
公务员培训应以需求为导向,要根据培训需求设置培训课程,创新培训方法,提高培训水平。一是鼓励教师开展多种形式的研究式教学,加大学员的参与性、研讨性、启发性,充分做到教学相长。二是大力推行新的教学方法。在讲座、讲课、演示和讨论及考察中推行案例教学、现场教学、模拟教学、研讨式教学、体验式教学等新的教学方法。三是积极推行“菜单化”选学改革。逐步将比较成熟的选学课程增加到选学菜单中。可以思考采用学分制或者是选修制的方式来适应培训需求。四是充分利用社会资源,可以邀请国内外专家学者及有丰富实践经验的领导干部来进行授课,充分利用高校的师资力量。五是课堂教学与实地教学相结合,组织中高层干部多到国内先进的地方参观,有条件的可以组织去发达国家参观,了解他们先进的做法,开阔眼界。
(四)规范培训经费使用,对培训经费实施项目管理 公务员培训经费应纳入财政预算。各级政府也要制定相应的公务员培训经费管理意见和办法,明确定额和标准,规范经(上接第168页) 要投入相当多的人力和智慧,这方面的研究已经成为热点,数据仓库、数据挖掘技术在该领域得到广泛应用。从数据到信息体现了企业的信息生产能力,这不仅与信息系统的功能有关,还与使用信息系统的人和组织密切相关,人员素质对信息系统功能的发挥起决定作用,只有人和系统相辅相成,才能完成从数据到信息的转化。
三、解决方法探讨 1、提高数据供应水平
提高数据供应水平有两个方面的要求:首先必须弄清楚哪些数据是用户需要的,有一种简单的信息管理工具——“信息图”,它能告诉一个组织的员工到什么地方去寻找特定类型的信息,首先在图中列出你需要寻找的信息,然后标出这些信息由哪些数据、文件、规则和相关信息得到,最后标出到哪里去得到这些数据、文件、规则和相关信息。按照这个过程不断重复,最终形成一个部门乃至整个企业的“信息图”,可以用它来检查信息系统是否可以提供这些信息;其次是提高数据的质量,失效的、错误的、非标准的数据不能进入系统,提高数据供应水平必须从基础数据管理做起,宝钢总结信息化建设的经验认为,信息化离了信息就不再是信息化,信息不真、不全、不准,不可编码,企业信息化就悬在了半空。宝钢在信息化过程中高度重视基础数据的准备工作,宝钢的经验告诉我们高水平的数据供应狠抓数据编码和标准化。
[4]
[1]
是企业信息化成功的基础。
2、增强信息生产能力
如今的信息系统软件越来越智能化,数据分析能力非常强大,特别是数据挖掘和商业智能领域研究成果的不断应用使信息系统替人类分担了大量的数据整理工作,但是正如前文所提到的那样,增强企业信息生产能力不仅要靠高质量的信息系统软件更要依靠软件操作人员的智慧,企业信息化需要各种人才分工协作,其中有这样一类人不容忽视,他们精通信息技术。具有分类、寻找和分析方面的技能,更重要的是他们熟悉公司业务,善于发现问题,这类人是企业信息化成功不可或缺的人才,是决定企业信息生产能力的关键因素。因此,培养优秀的信息管理专业人才是增强信息生产能力的关键。
参考文献:
[1]Donald A. Marchand,Thomas H.Davenport,Tim Dickson.吕传俊,周光尚译. 信息管理中国社会科学出版社.2002.
[2]比尔·盖茨. 未来时速. 北京大学出版社.1999.
[3]梅姝娥,仲伟俊. 经理信息系统的信息需求分析. 东南大学学报(哲学社会科学版) .2002.
[4]从宝钢经验看企业信息化建. 互联网周刊.2003.