工作能力训练--职业技能
【内容摘要】
第1讲 时间管理
时间管理理念的目标
主要时间应重点地放在什么工作上
在实践中管理时间的方法
时间管理基本理念
1．时间究竟去了哪里
在日常工作中，大多数的人常常都会抱怨时间的不够用，一天的8小时中被“繁重”的工作搞得焦头烂额，而且连周末也经常在加班中渡过。我们的时间究竟都去了哪里？难道真的是时间不够用吗？其实实际情况并不是这样的。仔细地回顾一下当时的工作情景就会发现，大部分的有效工作时间都是在无效的工作中或是在无聊的闲谈中浪费的。时间的浪费是触目惊心的，时间是可以管理的，管理自己的时间是十分必要的。
2．时间管理基本理念
时间管理理论的一个最为基本的理念是管理自己，时间管理理论是个人管理理论的一部分，即如何更有效地安排自己的工作计划，掌握重点，合理有效地利用工作时间。简而言之，时间管理的目标是掌握工作的重点，其本质是管理个人，是自我的一种管理。方法是通过良好的计划和授权来完成这些工作。
时间管理理念的沿革
图1－1 时间管理理念的沿革
时间管理的方法有一个演变的过程。最早的时间管理是利用便条、备忘录和记事本之类的记录来记下工作的重点。第二代的时间管理方法更注重计划性，人们利用安排表、效率手册以至于商务通等电子手段来安排工作事项。在时间管理的第三个阶段，人们设立近期、中期和长期的工作目标，根据不同的目标来分配各自的工作重点，安排工作时间。现在已经进入了时间管理理论的时代。前几代的时间管理注重完成工作的时间和工作量，而时间管理理论则更注重个人的管理，注重产能，关注完成的工作是否具有有用性。
时间管理的四“象限”
究竟什么占据了人们的时间？这是一个经常令人困惑的问题。著名管理学家科维提出了一个时间管理的理论，把工作按照重要和紧急两个不同的程度进行了划分，基本上可以分为四个“象限”：既紧急又重要、重要但不紧急、紧急但不重要、既不紧急也不重要。
作上，这样可以做到未雨绸缪，防患于未然。在人们的日常工作中，很多时候往往有机会去很好地计划和完成一件事。但常常却又没有及时地去做，随着时间的推移，造成工作质量的下降。因此，应把主要的精力有重点地放在重要但不紧急这个“象限”的事务上是必要的。要把精力主要放在重要但不紧急的事务处理上，需要很好地安排时间。一个好的方法是建立预约。建立了预约，自己的时间才不会被别人所占据，从而有效地开展工作。
实践中的时间管理的方法
1．学会拒绝
计划赶不上变化是经常遇到的情况，确实有很多时候自己原本已安排好了计划，但是经常会临时出现一些变化。例如，自己的主管要给自己加派新的任务，而如果自己接受了这个任务，那就会超负荷地运转而影响自己的业绩，也会影响公司的业绩。在这种情况下，要学会恰当地拒绝，这是时间管理中的摆脱变化和纠缠的一种很有效的方法。但是拒绝自己的上级要讲究技巧，不宜直截了当，而要委婉，用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。在绝大多数的情况下，上级是会有其它的安排来解决这个问题的。
2．授权的目标和角色
在时间管理上，授权是一个重要的要素。作为一个主管或一个项目的负责人，得到一个任务后一定要把它分出去，让最擅长的人来负责项目内的一部分。另外一个重要的要素是工作目标。在进行时间管理时，一定要注意工作目标，务必不要偏离这个目标，否则一旦偏离了目标，也就失去了重点。同时，还要注意自己“扮演”的角色，在整个项目里面自己“扮演”的是一个什么样的角色呢？很显然，一个普通员工和一个主管的工作任务势必是不一样的。能注意自己的角色就能更好地认清自己的工作任务，也相应地就能更好地管理自己的时间。
【自检】
经理要给小李另外加派新的任务，此时小李觉得自己早已经是满负荷地工作了，确实不能够再接受任何别的新任务了。他对经理的委派有两种回答：
Ａ对不起，经理，这事儿我不能干，我原本已经很忙了，你再给我加派新任务，我肯定就干不好了。
Ｂ经理，我可以接受这个任务，但我要求把我原来的工作完成的期限也务必相应地延长，以确保我能完成这个新增派的任务。
你觉得哪种回答更合适呢？为什么？
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见参考答案1－1
【本讲小结】
在日常工作中，很多人常常对于自己工作时间的应用不满意，感觉浪费了不少宝贵的时间。时间是可以管理的，时间管理理论的基本理念是首先管理好自己，其目标是抓住重点，把时间有重点地主要运用在重点的工作上。科维的时间管理理论把工作分为：重要但不紧急、紧急但不重要、既紧急也重要、既不重要又不紧急等四个“象限”，指出主要的精力和工作时间应有重点地放在重要但不紧急的工作上。在日常工作中，要善于拒绝，尤其要善于拒绝超过自己负荷的工作。作为项目的负责人，既要善于授权，又要注意认清自己在工作中所“扮演”的角色，切记不能偏离了自己的工作目标。
【心得体会】
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第2讲 接受委派
学习接受委派的重要性
接受委派的六个步骤
学习接受委派的重要性
接受委派是日常工作中重要的组成部分。在接受老板或上级的委派之后，有时处理的结果会让老板或上级感到满意，但难免也有时是他们不满意的。毫无疑问，提高上级对委派给自己任务的满意度，对自己的职业生涯来说是很重要的。在工作中接受委派时，很多情况下自己对于这个工作的理解和上级的理解肯定会有差异。例如，经理要求整理客户的资料并认为按照客户名称的汉语拼音排序比较好，以便于查找，而自己却认为应按销量和一些历史数据进行排序。这样在接受委派时就产生了分歧。
如何接受委派
1．主动地沟通
分歧的产生大多数来源于缺乏有效地沟通。接受委派时产生分歧，主要是由于员工缺乏接受委派的技巧，导致不能完全明确地把握上级对这项委派的要求。毕竟作为上级，委派时不能都面面俱到。在接受委派时，员工就要主动地和上级沟通。
2．接受委派的六个步骤
在接受委派时应如何减少分歧，更好地完成工作呢？按照接受委派的六个步骤就可以更好地完成工作。
图2－1 接受委派的六个步骤
◆了解任务的重要性
明确自己将要接受的任务为什么重要，对全局有什么影响。了解到任务的重要性以后，很容易也相应地受到激励，产生努力工作的动力。如果自己的上级在委派时没有着重强调这项任务的重要性，那么自己就要主动地去了解这项委派的重要程度。这不仅是给自己增加动力的需要，而且还是建立一个全局观念从而更好地完成这项工作的需要。向自己上级了解这项委派时，要注意方法，要关注这项委派之所以重要的原因，而不是程度。
了解任务的要求
在明确了自己任务的重要性后，要关注的应是完成这个任务的要求、自己上级的期望、有什么注意事项。这个步骤很重要，直接关系到自己的任务完成的质量。需要注意的是了解任务的要求而不是具体的做法。
确认职权范围
在着手工作之前，确认职权范围是很重要的。要明白自己的职权究竟都有哪些，什么是自己可以和不可以做的，自己可以利用的资源究竟都有哪些。
权限会涉及到人、财、物，在接受任务时，应把自己的人权、财权和对物品的调拨权都搞清楚。已在工作进行之中时如果再向自己的上级询问起职权范围或提出职权要求则是不合适的。