从档案的历史看档案管理的必要性
在人类进入有文字记载的时期，就已有意识地将社会实践中产生和形成的各种记录中具有保存价值的部分作为档案留存。然后通过一定的渠道进入档案库，将不同历史时期分散的、零乱的个体的记忆转化为集体的记忆。档案在档案库中经过沉淀、整理、研究和传播。其中的精华部分就会成为新的文化因子，进入文化传统之中，全体社会成员从中获得生命的养分、精神的力量、认知的方法、行为的特征。以及实现目的的手段等等。可以说，民族的灵魂和宗旨就在档案之中。
也许有人会说，没有档案，我们可从其他渠道获得历史知识，加强民族记忆，如图书、文献、影视文学作品，但更要知道，档案所处的地位是无法替代的。具有的优势是无法超越的。档案是社会实践活动中直接产生和形成的，并不是事后写给人看的，她真实地记录着历史的原貌和当事人的真情实感，是原汁原味的民族记忆的载体，民族的精神和文化在其中得到最真实、最实在的体现。档案不仅具有记忆的功能，还会使其民族具有超强的好生能力。
档案不可再生，一份档案的丢失，就意味着一段历史的空白。对于一个民族来说，档案缺失，将使整个民族丧失了精神家园。不仅将为子孙后代留下一个“断代工程”，在国际政治舞台上，也会由于“健忘”而导致“失语”，而丧失“话语权”。
一、档案馆藏不足和开发传播不力
鸦片战争之后。清朝末年，在内外交困中，档案完全失控。国民党政府在连年战乱中，直至垮台，也未能建立起全国规模的档案馆。以至于缺乏足够充分的档案资料记载中国人在二战期间遭受的巨大痛苦和灾难。败逃台湾前。将能带走的档案都带走了，带不走的大肆销毁。“文革”时期，使本不厚实的档案基础又遭受了损失。改革开放后，我国的档案工作虽获得了长足的进步，全国档案馆藏己近2亿卷(件)，但对于我们这个有着悠久历史、广袤的疆域和庞大的人口基数来说，它所能反映的历史面貌是难以全面和完整的，很多历史事件由于档案的缺乏而变得模糊不清，甚至已经被人们所遗忘，就像历史上从未发生过一样。档案是不可再生的，这种损失已无法弥补。更严重的是这有限的档案馆藏并未能得到充分的利用，各级档案馆查阅档案的门坎仍然很高。藏而不用的现象在档案工作领域仍然存在。尽管我国已颁布实施了《档案法》，各级档案部门为开放档案做了许多工作，但成效并不显著。在文化市场正方兴未艾的时候，现有的档案利用方式与普通百姓的文化消费习惯相去甚远，分布于全国各地的档案馆成为了最清静的文化场所。
档案是过去工作和历史情况的记录，它可以为机关工作提供备查的依据。档案是历史的真凭实证，是第一手的参考材料。首先，它是在社会实践活动中直接形成的，而非后人编造的，这就客观地纪录了历史情况，具有最可靠的凭证。其次。它保留着真切的历史痕迹。如有些是当事人的亲笔手稿；有的留有机关领导人或有关人员的亲笔签署或批示：许多文件盖有制发机关或个人的印信；有些材料是以照片、录音带、录像带的形式存在的，这也是档案具有凭据作用的证明。还有一些文件材料。如合同、契约等制发的目的就是备忘，其凭证作用就更加强烈、更加明显。
二、社会公众的档案意识十分薄弱
在一些中国人的心目中，只有官方的记录才能成为档案，使档案的来源渠道十分狭窄。种类单一。同时，清朝的文字狱和“文革”时期，人们缺乏将亲身经历的事件和真实的感受诉诸笔端的远见和勇气，也对自己的文字记录存档备查顾虑重重。这种观念使我们的档案在形成过程中就存在着不足。直接导致我们的档案馆藏在反映历史面貌方面缺乏深度和广度，这种现象的后果是严重的，消极影响是深远的。如在当年的南京大屠杀中，当年的作恶者有档案记载，旁观的德国人有文字和照片记载，而身受其害的中国人却没有足够的第一手资料记录下这悲惨的一幕。不仅难以清算侵略者的暴行和惩治战犯，而且随着时光的流逝。声泪俱下的控诉会越来越弱。直至消失，这民族耻辱也许就会被淡忘。而同是二战中的受难者的犹太人。在战后五十年间。利用手中所掌握的档案资料。在全球范围内对迫害犹太人的法西斯战犯进行不懈的造杀。维护本民族的尊严与道义。
社会公众缺乏利用档案来探寻历史的习惯和能力。在很长一段时期，档案馆的大门对普通百姓是紧闭的，由于档案与社会公众隔绝得太久，普通百姓己习惯了没有档案的生活，即使在实施档案开放政策之后，拿到档案馆入场券，也不懂得如何去行使自己的权利。少有人去翻这“故纸堆”。同时，在进入经济建设的快车道后，人们也变得现实和浮躁，即使历史专业的学生没有接触过档案或进入过档案馆的也不在少数。
三、档案知识教育方面的失误
在人们的印象中，开展档案宣传和教育应是档案部门的事，其实不然，档案意识的提高应是全社会的事，仅靠档案部门的努力是远远不够的。需要社会各方力量的共同参与。可是，在我们现有的教育体系中，档案知识教育是一个巨大的空白。从小学、中学，以至大学(除档案专业外)的教科书完全没有有关档案的内容：档案和档案工作在狂热追星的新闻媒体面前缺乏吸引眼球的魅力，难以露脸；在日常的生活中，人们又很少有机会接触档案，能够进入档案馆查阅档案的更是凤毛麟角。在档案意识十分薄弱的社会环境中。档案馆犹如建立在远离人群的沙漠中的象牙塔，人们只能敬而远之，难以接近，档案馆自然无法充分发挥作用。
在这欲望急剧膨胀的当今世界，人们对现实的或虚拟的财富和资源的追求，已近疯狂的地步，许多资源和财富在人们的掠夺之下，面临枯竭的境地，但却漠视人类生存所必需的最珍贵的与生俱来的财富和资源――档案，确让人百思不其解。只有在人们为自己的短视和无知所造成的严重后果，并付出沉重的代价时，才会来正视档案。我们应该以积极认真的态度善待档案和档案工作。
总之。我们要提高全民族的档案意识，在义务教育体系和新闻媒体上，适时增加档案基础知识的教育，保证落实《档案法》赋予社会公众的权利，并督促履行其义务，在国家法律的框架下形成、管理和使用档案，增强民族记忆功能。
档案工作人员要提高文化意识，将档案作为一种文化资源进行管理。学习司马迁，既做档案的管理者，又做档案的整理者；做档案的研究者，更要做档案的传播者和开发者。如此，将会使中华民族的民族记忆更全面、更完整，成为世界上最具民族精神的民族，为人类的文明进步做出更大的贡献。