办公设备管理制度

办公设备管理制度.txt爱尔兰﹌一个不离婚的国家，一个一百年的约定。难过了，不要告诉别人，因为别人不在乎。★ 真话假话都要猜，这就是现在的社会。 本文由日光海岸哥哥贡献

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1.0,目的 为了更有效地管理和使用公司的计算机, 传真机等办公设备, 使现代办公设备在本公司生产 和管理中充分发挥作用, 并进一步提高员工的计算机应用水平, 把企业计算机信息管理提到 公司战略管理日程,特制定本制度. 2.0,范围 计算机等办公设备,包括计算机及附属设备,网络设施,电话机,传真机,复印机,音响及 附属设备,投影仪等专用于公司办公,开会及培训所用的资讯设备. 3.0,职责 3.1,计算机等办公设备使用人负责计算机等办公设备的正确使用和日常维护与保养. 3.2,信息管理课负责计算机等办公设备的采购,维修与故障排除,报废判定,日常管理等 工作. 3.3,公司资材管理部负责计算机等办公设备的报废处理工作. 3.4,集团公司行政管理部为本制度的归口部门,负责本制度的编制,培训及落实执行工作. 3.5,集团公司企业管理委员会负责本制度的审议及授权主管人签核,总裁负责本制度的批 准执行. 4.0,作业内容 4.1,相关作业流程图和责任人,配合人. 4.2,流程图相关事项说明 4.2.1,办公设备请购 4.2.1.1,办公设备请购,由使用人提出申请,填写"计算机等办公设备请购单" ,经部门部 长审核确认后提交信息管理课(若同一部门多个员工均须请购,则由部门汇总,部长签字, 统一提交信息管理课) .信息管理课根据具体情况进行审核,填写意见(包括预计费用) ,依 照审批权限报主管领导审批. 在信息管理课课长审核权限之内的, 由课长确认签字直接安排 采购(若有库存货,则直接按领用程序领用) ;在信息管理课长审核权限之外的,报主管领 导审批后,由信息管理课安排采购(若有库存货,则直接按领用程序领用) . 4.2.2,办公设备入库,验收 4.2.2.1,采购回来的办公设备须办理入库,验收手续,信息管理课负责设备质量的验收,验 收合格后,保管员根据实际入库数量填写"计算机等办公设备入库单"入库. 4.2.3,办公设备领用与配置 4.2.2.1, 计算机等办公设备专用于员工办公使用, 不得挪于非工作之外其它用途. 员工领用, 配置标准依照《岗位职务说明书》中办公设备配置要求,填写"计算机等办公设备领用单" , 按照《财务审批制度》审批权限要求进行审批后,到信息管理课领用. 4.2.2.2,电话机,传真机的领用与配置,各部门根据实际工作需要,确定要安装,及须增加 的电话机和传真机.安装内线电话须填写"电话,传真服务联系单" ,由本部门部长签字后, 提交到信息管理课直接安排人员安装.安装长途电话,传真,须填写"电话,传真服务联系 单" ,由本部门部长,分管总监签字,提交人力资源总监审核,报总裁批准后,交信息管理 课负责办理. 4.2.3,办公设备使用与维护 4.2.3.1,计算机及附属设备的使用与维护 4.2.3.1.1,计算机及附属设备由使用人负责保管,除电脑工程师外,任何人不得私自拆开计 算机及附属设备,更换配置,随意搬离办公地点.若出现人事变动(调岗,离职等) ,办公 设备交接参照公司《员工异动,移交管理制度》执行.

4.2.3.1.2,计算机使用人要负责所使用的计算机及相关设备始终处于整洁,无灰尘的状态. 4.2.3.1.3,规定在工作时间内不得做与工作无关事情,禁止在计算机上安装各种游戏.违反 者按公司《奖惩管理制度》执行,信息管理课对上述违纪现象须作定期或不定期抽查,并对 违纪行为作出处罚建议,交主管部门执行. 4.2.3.1.4,接收 E-MAIL 的时,须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后,才能打开邮件以免 带入病毒影响公司计算机网络. 4.2.3.1.5,禁止私自更改计算机的 IP 地址,以免影响网络上其他计算机的正常工作. 4.2.3.1.6,电脑使用人在利用网络给其他员工共享文件须设置密码,以免被他人给破坏. 4.2.3.1.7,电脑使用人须遵守公司的保密规定,电脑信息属公司机密,不得向公司外部人员 泄露. 4.2.3.1.8,电脑使用人不得有意破坏电脑硬件设备,若经发现,核实后,照原价 3 倍进行赔 偿. 4.2.3.1.9,电脑使用人在关机时,不得强行切断电源进行关机,应按操作规范进行关机. 4.2.3.1.10,电脑

使用人须经信息管理课确认上岗资级,不具备操作资格者,须经事先培训上 岗(参见《员工培训管理制度》.非计算机使用人不得上机操作,如有发现或造成计算机无 ) 法正常使用者,按制度处罚外,一切后果自负. 4.2.3.1.11,计算机使用人要做好日常数据备份工作,坚持做到数据双备份,重要文件资料可 以备份到软盘.如有特殊要求,可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存. 4.2.3.1.12,打印机的日常使用中,色带,墨合用完需及时更换,更换时须严格按操作说明操 作. 4.2.3.2,电话机,传真机,复印机,音响及附属设备,投影仪等办公设备的使用与维护 4.2.3.2.1,以上办公设备操作,详见《使用说明书》 ,出现故障须叫专业人员维修. 4.2.3.2.2,若使用过程中出现人为损坏,经发现,核实后,照原价 3 倍进行赔偿.

4.2.4,办公设备的维修 4.2.4.1,计算机及附设备的维修:计算机使用者在使用过程中出现软,硬件问题时,使用人 需填写"维修服务联系单"提交到信息管理课,信息管理课凭"维修服务联系单"安排技术 人员进行维修.修好后,使用人须在"维修服务联系单"上签字,确认. 4.2.4.2, 其它办公设备的维修: 一般异常, 由信息管理课技术人员排除, 填写 "维修记录表" ; 若涉及更换配件,使用人须填写"维修服务联系单"提交信息管理课报修,信息管理课根据 "维修服务联系单" 安排相关技术人员维修, 修好后,使用人须在"维修服务联系单"确认, 签字.

4.2.4.3,所有办公设备,在保修期内,参照《设备保修协议》执行,保修期外,由信息管理 课依实际情况安排相关技术人员(可以外请,涉及费用须事先上报核准)进行维修. 4.2.5,办公设备的报废认定与处理 4.2.5.1,计算机,打印机,复印机,传真机等办公用品,由于故障而无法修复或无维修价值 需要报废的,设备使用部门须填写"计算机等办公设备报废单" ,交信息管理课进行审核, 按审批权限报主管领导批准后,将"计算机等办公设备报废单"及待报废办公设备交公司资 材管理部处置. 4.2.5.2,资材管理部确认无误后,填写"待报废物品入库单"入库.资材管理部出售或报废 处理物品时,须填写"报废物品处理确认单" .附上"计算机等办公设备报废单"一起交给 信息管理课进行审核,按审批权限报主管领导批准后,进行出售或报废处理. 4.2.5.3,资材管理部出售或报废处理的办公设备,其现金上交财务部入帐,同时,财务部负 责对出售或报废处理的办公设备进行销帐.

5,本制度相关支持文件及表单 (1)《财务审批制度》 , (2)《采购物资验收入库管理制度》 , (3)《员工异动,移交管理制度》 , (4)《公司奖惩管理制度》 , (5)《员工培训管理制度》 , (6)《办公设备操作说明书》 , (7)《设备保修协议》 , (8)《报废物品处理管理制度》 , (9)《计算机相关操作教材》 , 6,记录与表式 (1) ,计算机等办公设备申请单 (2) ,计算机等办公设备入库单 (3) ,报废物品入库单 (4) ,报废物品出库单 (5) ,维修服务联系单 (6) ,计算机等办公设备领用单 (7) ,计算机等办公设备报废单 (8) ,计算机维修记录单 1本文由lichong364贡献

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为保证单位的办公设备安全、可靠、稳定运行，特做如 下管理规定。 1、办公室、各局长办公室、监察大队办公室、会议室 等内部的办公人员为本室办公设备保管和使用的责任人，对 所属办公设备的保管和使用负完全责任。局办公室主任、相 关局长、监察大队大队长、会议室负责人对所属相应办公设 备负有监管的责任。 2、单位所有人员要爱护办公设备，严守操作规程，严 禁私自拆卸。 3、注意用电安全，做到人离电关，关好门窗。 一、复印机、打印机使用管理规定 4、复印机、打印机所在场所的办公人员负责该设备的 管理、使用和保养，未经批准，其他人员不得擅自使用。 5、打印、复印所需的纸张、碳粉等，由专人安排人员 统一购买，节约使用，不得随意浪费。 6、文印人员要爱护办公设备，熟悉办公设备的使用性 能，经常检查、擦拭、保养。发现故障应及时找技术人员维 修，使设备时刻保持正常运行状态。 二、办公电脑、多媒体设备管理规定 7、办公电脑、多媒体设备实行 “谁使用，谁负责”

的原则，指定保管责任人，落实责任，负责设备的日常使用 和管理。 8、机关工作人员要加强电脑、多媒体知识的学习，按 规范要求正确操作使用，注意保养和维护，保证正常运转； 严禁非本单位人员擅自使用。 9、严禁下载与工作无关的资料；禁止安装与工作无关 的软件，严格控制外来载体使用，减少病毒危害。 10、严禁在工作期间使用办公电脑、多媒体观看电影、 电视，进行炒股、聊天和游戏；严禁利用办公电脑及互联网 从事违反国家法律、法规的活动。 三、办公电话、传真、摄录器材管理规定 11、办公室电话、传真、照相机、摄像机、录音笔是为 方便工作，处理公务之用，经批准后，个人方可使用。 12、使用者要按设备说明书要求，正确操作，注意维护， 不得私自拆卸。

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doc文档可能在WAP端浏览体验不佳。建议您优先选择TXT，或下载源文件到本机查看。 第 1 章 总则 第1条 目的

为了保证公司电话、电脑、打印机、复印机和传真机等办公设备的正常运转，提高办公设备的工作效 率和使用效率，特制定本制度。 第2条 适用范围

本制度适用于对公司内部所有办公设备的使用管理。 第 2 章 办公设备购买 第3条 各部门在年初部门计划中统一将购买办公设备的费用列入预算，经公司领导审批后由办公事 务部门统一购买。 第4条 对于临时需要的办公设备，要经总经理审批通过后方可购买。 第 3 章 电脑使用管理 第5条 专人专管

1．每台电脑指定专门人员负责日常操作，非操作人员不得随意上机。 2．电脑使用人员要设置开机密码，密码属公司机密，未经批准不得向任何人泄露。 第6条 操作规定

1．严禁在公司电脑上从事与本职工作无关的事项。 2．不得使用未经病毒检查的软盘、光盘，防止公司电脑“感染”病毒。 3．严禁私自拷贝、泄露涉及公司机密的文件资料。 第7条 病毒防护

1．尚未联网的计算机，由电脑室负责安装软件。 2．任何电脑安装软件前，须由相关专业负责人提出书面报告，经部门主管同意后，由专业人员安装。 3．所有电脑不得安装游戏软件。 4．数据的备份由相关专业负责人管理，备用的软盘由专业负责人提供。 5．在使用软件前，必须进行杀毒，确保软件无病毒后方可打开。 6．任何人未经同意，不得使用他人的电脑。 第8条 硬件保护

1．除负责硬件维护的人员外，任何人不得随意拆卸电脑设备。 2．硬件维护人员在拆卸电脑时，必须采取必要的防静电措施。 3．硬件维护人员在作业完成后或准备离去时，必须将所拆卸的设备复原。 4．各部门负责人必须认真落实所辖电脑及配套设备的使用和保养责任。 5．各部门负责人必须采取必要措施，确保电脑及外设始终处于整洁和良好的状态。

6．对于关键的电脑设备应配备必要的断电、继电设施以保护电源。 第9条 电脑保养

1．严禁在电脑前吸烟、吃东西，严禁用手或尖锐物体触摸屏幕。使用人在离开前应退出系统并关闭电 脑，盖上防尘罩。 2．定期（每月末）对电脑内的资料进行整理，做好备份并删除不必要的文件资料，保证电脑有足够的 的运行空间。备份的磁盘由电脑管理员保管。

3．定期（每月一次）由指定的专业电脑维护公司对电脑进行维护和保养。 第 4 章 电话使用管理 第 10 条 第 11 条 电话由行政部统一管理，各部门主管负责监督与控制使用情况。 各种外线电话须配置“长途电话记录表” ，逐次录使用人、受话人、起止时间、联络事项及 交涉结果。该表每月转办公事务主管审阅。 第 12 条 第 13 条 长途电话限主管以上人员使用，其他人员使用长途电话时需先经主管批准。 禁止因私事拨打长途电话。 打印机、复印机使用管理 第 5 章 打印机、复印机使用管理 第 14 条 第 15 条 打印机、复印机由专人负责管理，其他人员未经批准不得擅自使用。 打印、复印文件资料要办理审批手续，详细填写打印及复印的时间、标题、份数和密级，经

主管批准签字后方可进行。 第 16 条 凡需打印的文件、表格等，字迹要清晰，语句要

通顺。打印的文件由拟稿部门负责校对。 第 6 章 传真机使用管理 第 17 条 第 18 条 第 19 条 第 20 条 传真机由专人负责保管，其他人员不得自行使用。 不得使用传真机传送个人材料，机密文件需经公司领导批准后方可传真。 建立传真登记、签收制度，并立档备案。 每天下班后，将传真机设置为自动接收状态，以防止遗漏重要文件。 第 7 章 其他办公设备使用管理 第 21 条 第 22 条 第 23 条 公司所有办公设备都要指定专人管理，其他人员必须经设备主管人员批准后方可使用。 办公设备要定期养护，以免因老化而影响使用。 办公设备使用人员要保证设备的安全，如果因使用人员过失造成办公设备丢失或损坏，要追 究相关人员的责任。 第 8 章 办公设备使用监管 第 24 条 第 25 条 公司办公事务部门负责对办公设备的使用情况进行不定期检查。 公司办公事务部门对违规使用办公设备的人员有提请处罚的权力。

第 9 章 附则 第 26 条 第 27 条 行政部对本制度拥有解释权。 本制度自公布之日起实行。

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第一章 总则

一,目的.为了保证公司办公设备正常的运转,提高办公设 备的工作效率和使用寿命,特制定本制度. 二,适用范围.本制度所指办公设备主要包括台式电脑,打 印机,复印机,电话,传真机,投影仪,笔记本电脑,对讲机等. 三,相关部门职责. 1,人力资源及行政管理部,主要负责办公设备的采购申请受 理,采购,保管,配发,维修保养,设备调换等事宜. 2,在总经理批准的情况下,一些部门也可自行购买设备.如 安全护卫部可自行购买对讲机. 3,设备使用部门,主要负责办公设备的申购,使用,保管, 维修保养等事宜.

第二章

办公设备日常管理

一,办公设备的申请和购买. 1,工作人员根据需要提出办公设备的购买申请,并填写《办 公设备需求单》 ,报部门负责人,人力资源及行政管理部负责人和 总经理批准;购买设备金额大于 2000 元的需董事会批准. 2, 经公司领导及董事会审批后由人力资源及行政管理部专人 购买. 二,办公设备的领用. 1,设备需求部门根据审批的《办公设备需求单》到库房(人 力资源及行政管理部负责)领取. 2,对部门领取的设备进行编号,以便盘点. 三,办公设备的使用和保养. 1,使用设备前应详细阅读操作手册,严格按照操作规范操作 使用,各部门主管负责监督检查.

2,公司各类设备的保养和维修.由各部门参照规范,正确使 用,注重平时保养. 3,人力资源及行政管理部对办公设备运行,保养情况进行监 督检查,对设备的维修,更换零件要进行登记备案. 四,办公设备维修管理 1,设备发生故障无法使用时,设备使用人应报人力资源及行 政管理部网管员处理;网管员无法处理的,可报院技术支持部; 都无法解决的由人力资源及行政管理部联系供应商统一报修. 2,在保修期内的设备,人力资源及行政管理部应联系供应商 进行维修;保修期外的设备,按照最经济可行的报修方案进行维 修,包括委托维修商来完成任务,由部门主管按照维修的真实情 况,填写设备维修单中的"维修记录" . 五,建立维修档案 1,所有设备的维修都必须建立完整的维修档案,由人力资源 及行政管理部统一管理,主要包括设备名称,维修日期,故障现 象,故障原因,维修内容,维修费用,维修单位等. 2,人力资源及行政管理部应定期统计,汇总维修情况,针对 各类故障产生的原因提出预防与克服的措施,通知使用部门加以 防范. 六,办公设备使用监督 1, 人力资源及行政管理部负责对办公设备的使用进行不定期 的检查. 2, 人力资源及行政管理部对违规使用办公设备人员有提请处 罚的权力. 七,办公设备的盘点及赔偿 1,人力资源及行政管理部负责对公司所有办公设备进

行分 类,并建立办公设备管理台帐,每半年盘点清查一次,作到账物 相符. 2,在规定的使用年限期间,因个人原因造成办公设备毁损,

丢失,被盗等,所造成的经济损失由个人承担. 八,办公设备的报废处理 1, 报废审核. 对于各部门提交的报废物品清单, 要认真审核, 确认不能再次利用后,经人力资源及行政管理部,总经理签字后 方可作报废处理. 2,对决定报废的办公设备,人力资源及行政管理部应做好登 记,在报废处理册上写清用品名称,价格,数量,及报废处理的 其他有关事项. 3,报废品由人力资源及行政管理部集中存放,集中处理,不 得随意丢弃.

第三章 办公设备分类管理

一,电脑的使用管理 (一)专人收管 1 每台电脑指定专人上机,负责日常操作,其他人员不得随 意使用. 2 电脑使用人员设密码管理,密码属公司机密,未经批准不 得向任何人泄露.

(二)电脑的操作规定 1 严禁在电脑上从事与本职工作无关的事项,严禁使用电脑 玩游戏. 2 不得使用未经病毒检查的 U 盘,防止病毒入侵. 3 严禁私自拷贝,泄露涉及公司有关机密的文件资料. (三)病毒防护 1,对于联网的计算机,任何人在未经批准的情况下,不得从 网络复制软件或文档. 2,对于计算机软件的安装(院限制安装软件除外)由使用部 门自主决定. 3,任何微机不得安装游戏软件. 4,软件使用前要确保无病毒. (四)硬件保护 1,未经人力资源及行政管理部批准,任何人不得拆卸所使用 的电脑设备. 2,拆卸电脑设备时,必须采取防静电措施. 3,硬件维护后,必须将所有设备复原. 4, 各部门负责人必须认真落实本部门电脑以及配套设备的使 用和保养责任. 5,各部门负责人必须采取必要措施,确保本部门的电脑以及 配套设备始终处于整洁和良好的状态. 6,对于关键的电脑设备应配备必要的断电,继电设施以保护 电源. (五)电脑的保养 1,保持电脑的清洁,严禁用手,锐物触摸屏幕,使用人在离 开前应退出系统并关闭电源. 2,定期对电脑内的资料进行整理,做好备份并删除不需要的 文件,保证电脑运行的速度和存储. 二,电话的使用管理 1,电话由人力资源及行政管理部统一负责管理,各部门主管 负责监督并控制使用. 2,每次通话应简洁扼要,以免耗时占线,浪费资金. 3,禁止拨打私人电话. 4, (4)电话出现故障的可报工程维保部进行维修. 三,打印机,复印机的管理 1,为确保复印机的安全运转,每天开机的时间不宜过长. 2,打印或者复印完成后,必须及时取走文件,防止失密. 3,禁止打印或复印私人资料. 四,传真机使用管理

1,传真机放置于人力资源及行政管理部办公室,其他部门若 需使用时至此处使用. 2,不得使用传真传送个人资料,机密文件需经领导批准. 3,每天下班后,传真设置成自动接收,防止遗漏重要文件. 五,投影仪使用管理 1,投影仪安置于公司会议室,需要使用部门向人力资源及行 政管理部负责人申请. 2,投影仪用于公司,部门会议以及培训. 六,笔记本电脑 1,笔记本电脑放置于人力资源及行政管理部办公室,其他部 门若需使用时至此处借用. 2,笔记本电脑用于公司,部门会议以及培训. 3,因工作需要,以个人名义借用笔记本电脑的需填写《笔记 本电脑借用单》 . 七,对讲机的使用管理 1,对讲机主要用于安全护卫部. 2,在上班期间,不得用对讲机聊天. 3,对讲机专人专用,不得借给无关人员使用. 八,其他办公设备的使用管理 1,专管专用,公司所有办公设备都要指定专人管理,其他人 员使用必须经设备负责人同意. 2,办公设备要定期进行养护,以免老化影响使用. 3,办公设备的使用人员要保证设备的安全,如果因使用人员 的过失造成丢失,要追究责任.

第四章

所有.

总则

一,本制度由人力资源及行政管理部制定,解释权归办公室 二,本制度自下发之日起执行.

附件 1 部门 设备名 设备名称 单位

办公设备需求单 申请人 单价 数量 金额 申请日期 备注

合计 部门主管 人行部负责人 人行部负责人 总经理

附件 2 设备名称 设 备 使 故障现象 用人

维修登记表 故障原因 维修内容 维 修 维修单 维修日 费用 位 期

附件 3 物品 编号 物品 名称

报废物品清单 数量 单价 购 买 时 使用 间 时间 报废原因

以上物品本部门 申请报废处理意 见 部门主管: 部门主管: 人行部意见 人行部意见 □

同意报废处理 □不同意报废处理 人行部部长: 人行部部长:

总经理意见 总经理意见

□

同意报废处理 □不同意报废处理 总经理: 总经理:

附件 4

办公设备盘点情况统计 日期: 20_ 日期: _年_月_日 20

部门

使用人

原始设备名称及数量 原始设备名称及数量

现有设备及数量

附件 5 部门 用途 部门领导

笔记本电脑借用单 笔记本电脑借用单 申请人 申请日期

人行部领导 总经理

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1.0 目的 为进一步规范公司办公设备的使用，减少办公用品的消耗，降低管理成本，特制定本制 度。 2.0 范围 本制度适用于办公设备包括电脑及附属设备、网络设施、电话机、传真机、复印机、音 响及附属设备、投影仪等专用于公司办公、开会及培训所用的设备。 3.0 职责 3.1 行政管理部负责办公设备的采购、维修与故障排除、报废判定与处理、建立健全办 公设备台帐以及日常使用的监督管理等工作。 3.2 各部门要指定专人负责本部门办公设备的保管和安全使用，办公设备使用人负责所 用办公设备的正确使用和日常维护与保养。 4.0 办公设备管理规定 4.1 办公设备请购 原则上实行由使用人提出申请， 经部门经理向公司主管领导请示得到批准后， 由申请人 填写 ERP 请购单 ，打印出请购单，提交行政管理部（若同一部门多个员工均须请购，则由 部门汇总、经理签字，统一提交行政管理部） 。由行政副总确认签字后安排采购，或自行采 购或提交集团采购（若有库存货，则直接按领用程序领用） 。 4.2 办公设备入库、验收 4.2.1 采购回来的办公设备须办理入库、验收手续，行政管理部负责设备质量的验收， 验收合格后，由办公用品库管理员根据实际入库数量和发票填写 ERP 采购到货单、采购入 库单。 4.3 办公设备领用与配置 4.3.1 办公设备专用于员工办公使用， 不得挪于非工作之外其它用途。 领用时须填写 ERP “办公设备领用单” ，经部门经理审批后到管理部领用，并由管理部登记办公设备台帐。 4.3.2 电话机、传真机的开通 各部门如需安装内线电话须由本部门经理报公司行政副总批准后， 由行政管理部组织安排人 员安装。如安装长途电话、传真，或须开通外线时，须由本部门经理发 OA 请示、分管副总 审批，报行政副总审核，获集团总经理助理批准后，交行政管理部负责办理。 4.3.3 若出现人事变动（调岗、离职等） ，办公设备的交接参照公司《员工离职管理制度》 执行。 4.3.4 新领用的办公设备有问题的则应及时向行政管理部反馈，需召回的由行政管理部 全部召回。

4.4 办公设备使用与维护 4.4.1 通则 4.4.1.1 公司电脑仅限公司内部员工使用，禁止外来

人员操作。 4.4.1.2 各种办公设备须放置在指定的地点，不得擅自移动。未经公司领导同意，不得将 办公设备外借或另作它用。未经批准，不得利用办公设备办私事。 4.4.1.3 使用人要熟悉办公设备的使用和清洁保养方法，按规范要求（如《使用说明书》 ） 操作，保持设备清洁和正常运行。发现故障，应及时向行政管理部报修，禁止私自对办公设 备进行拆卸修理。 4.4.1.4 注意用电安全，下班时做到人离电关。办公大厅将于每天晚 23：00 关掉所有办 公设备。

4.4.2 电脑及附属设备的使用与维护 4.4.2.1 各部门应指定专人负责电脑及附属设备的保管， 除网管外， 任何人不得擅自拆开 电脑及附属设备、更换配置、随意搬离办公地点。未经电脑管理人的同意，不得擅自上机操 作；未经许可，操作人员不得进行工作以外的操作。

4.4.2.2 电脑管理人是该机的第一责任人， 负责所使用的电脑及相关设备日常维护、 安全 保密和数据保护等工作。如微机发生的一切操作后果，均被视为管理人亲为或授权，并由该 机管理人承担一切法律、社会及工作责任。 4.4.2.3 上机人员必须具备相应的电脑操作技能， 严格遵守电脑操作规程， 注意安全操作， 以防设备损坏。非计算机使用人不得上机操作，如有发现或造成计算机无法正常使用者，按 制度处罚外，一切后果自负。不得有意破坏电脑硬件设备，若经发现、核实后，加倍进行赔 偿。 4.4.2.4 在工作时间内不得使用电脑干与工作无关事情。 4.4.2.5 电脑的安全防护 4.4.2.5.1 电脑病毒的防护 4.4.2.5.1.1 使用电脑要提高安全和警惕意识，定期进行杀毒，防止微机病毒感染，定期 用病毒测试软件进行检测。 4.4.2.5.1.2 禁止使用不明来历的软盘、质次的光盘、U 盘、硬盘等。如需使用，首先要 进行杀毒。接收 E-MAIL 时，须使用杀毒软件彻底查收邮件无病毒后，才能打开邮件以免带 入病毒影响公司电脑网络。 4.4.2.5.1.3 注意一旦发现病毒要进行清理，若不能达到清理效果，应向部门领导报告， 报管理部网管处理。因使用人失职造成的微机中毒、硬件损坏、数据丢失等问题，由使用人 完全承担。 4.4.2.5.2 在未获批准和无专业人员指导的情况下， 使用人员不得对电脑内软件和程序进 行删除和修改，不得加载无关软件。 4.4.2.5.3 禁止私自更改电脑的 IP 地址，以免影响网络上其他电脑的正常工作。 4.4.2.5.4 电脑使用人要做好日常数据备份工作，坚持做到数据双备份，重要文件资料可 以备份到软盘。如有特殊要求，可以把季度或年度的资料汇总做成光盘作永久性保存。 4.4.2.5.5 电脑保管人须遵守公司的保密规定， 、凡涉秘材料的存贮和电脑操作系统中的 有关密码均应采取相应的保密措施，任何人员不得窃取和泄露有关密码、涉秘材料等。 4.4.2.5.6 利用电脑发布的任何信息必须由部门领导审批后由电脑管理人员通过集团局 域网络或互联网发布；任何部门和个人未经许可不得以公司名义在网络上发布任何信息。 4.4.2.5.7 要爱护机器设备，注意维持微机整洁，经常对电脑进行必要的整理清扫，做好 防尘、防湿、防高温工作。 4.4.2.5.8 发生故障及时报告并进行维修，管理部要建立电脑档案，对电脑的相关软硬件 设备的使用及维护等进行登记。电脑正常维修、换件时，须事先提交含维修（换件）事由、 费用估算等必要内容的书面报告， 报请公司领导批准后方准施行。 否则， 费用由使用人自理。 4.4.2.5.9 在关机时，不得强行切断电源进行关机，应按操作规范进行关机。 4.4.3 复印机、打印机的使用与维护 4.4.3.1 复印机、打印机作为内部办公设备，不得对外开放。 4.4.3.2 行政管理部网管负责复印机、打印机的维修和保养，未经批准，其他人员不得擅 自处理设备故障。

4.4.3.3 复印时，如超过 200 张纸时请暂时停止复印，待复印机充分冷却后再行复印。

4.4.3.4 复印、打印文件、资料时，必须认真填写打（复）印机使用登记表，并注明所用 纸张数及用途。

4.4.3.5 属公司涉密文件以及有关规定禁止复印外传的资料， 未经公司领导批准， 一律不 准擅自复印，违者追究泄密责任。 4.4.3.6 打印机的日常使用中，色带、墨盒用完需及时更换，更换时须严格按操作说明操 作。 4.4.4 办公电话、传真的使用与维护 4.4.4.1 办公大厅内所设长途电话、 传真 （0315-2913525） 是为方便工作，处理公务之用， 私事一

律不得使用。不准用本机拨打市话。与集团贸易部、泽希事业部及其他事业部联系时 请拨打集团局域网内部电话。 4.4.4.2 因工作需要需拨打国内、国际长途或发传真时，必须按规定认真填写《使用长途 电话传真登记表》 ，并自觉接受管理部监督。 4.4.4.3 外单位人员未经许可不得使用本电话、传真设备。 4.4.4.4 凡使用办公电话、传真者，必须爱护通讯设备，不准随意拆卸和移位通讯设备， 因拆卸和移位造成损坏或线路故障，应照价赔偿。 4.4.5 办公设备的维修 4.4.5.1 办公设备的维修工作由行政管理部组织实施，并组建办公设备维护台帐。 4.4.5.2 行政管理部要对报修的办公设备进行界定， 人为损坏的由直接责任人负担维修费 用。 4.4.5.3、所有办公设备，在保修期内，参照《设备保修协议》执行，保修期外，由行政管理 部依实际情况安排相关技术人员（可以外请，涉及费用须事先上报经公司领导批准）进行维 修。 4.4.6 办公设备的报废认定与处理 4.4.6.1 计算机、打印机、复印机、传真机等办公用品，由于故障而无法修复或无维修价值需 要报废的，设备使用部门须填写“固定资产处置申请单”发 OA 进入审批流程按审批权限 报主管领导批准后，将待报废办公设备交公司行政管理部处置。 4.4.6.2 行政管理部处置废旧办公设备时按审批权限报主管领导批准后，进行出售或报废处 理。 4.4.6.3 行政管理部出售或报废处理的办公设备，其现金上交财务部入帐，同时，财务部负责 对出售或报废处理的办公设备进行销帐。 4.4.7 违规处理 以上规定由行政管理部负责宣贯并监督执行，如有违者，按员工奖惩管理制度执行。 （制度 中无明确规定的，则对违规人处以 20 元/人次的罚款） 。

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